Telerau Ymgysylltu Safonol (Terms of Engagement)

Ynglŷn â'r telerau hyn

Mae'r telerau safonol hyn yn berthnasol i'r holl wasanaethau cyfrifyddu, treth, cyflogres, ffurfio cwmnïau a chynghori a ddarparwn. Dylid eu darllen ynghyd â'ch llythyr ymgysylltu a'i atodlen gwasanaethau. Os oes gwrthdaro rhyngddynt, y llythyr ymgysylltu sy'n drech.

Os ydych chi'n ddefnyddiwr (er enghraifft, unigolyn sy'n defnyddio ein gwasanaeth Self Assessment), nid oes dim yn y telerau hyn yn cyfyngu ar eich hawliau statudol.

Ein safonau proffesiynol

Mae pennaeth ein practis yn dal tystysgrif ymarfer gan yr Association of International Accountants (AIA), ac rydyn ni'n dilyn is-ddeddfau, rheoliadau a Chod Moeseg AIA. Rydyn ni hefyd yn dilyn Professional Conduct in Taxation ac ni fyddwn yn cymryd rhan mewn cynllunio treth sy'n torri'r canllawiau hynny, y General Anti-Abuse Rule na rheolau gwrth-osgoi wedi'u targedu. Mae gofynion AIA ar gael yn aiaworldwide.com.

Gwiriadau hunaniaeth

Mae cyfraith gwrth-wyngalchu arian y DU yn ei gwneud yn ofynnol i ni adnabod a gwirio ein cleientiaid, eu perchnogion llesiannol ac, os oes angen, ffynhonnell yr arian. Efallai y byddwn yn defnyddio gwiriadau hunaniaeth electronig. Ni allwn ddechrau gweithio nes bod y gwiriadau hyn wedi'u cwblhau, ac efallai y bydd angen i ni eu hailadrodd yn ystod ein perthynas.

Eich cymeradwyaeth cyn i ni gyflwyno

Rydyn ni'n cyflwyno cyfrifon, ffurflenni a ffeilio eraill dim ond ar ôl i chi eu gweld a'u cymeradwyo. Chi sy'n parhau'n gyfrifol am gywirdeb a chyflawnrwydd yr wybodaeth a roddwch i ni, ac am y ffurflenni rydyn ni'n eu cyflwyno ar eich rhan ar ôl eu cymeradwyo.

Ffioedd a thalu

Mae'r prisiau ar ein gwefan yn cynnwys VAT oni bai ein bod yn dweud yn wahanol. Mae eich llythyr ymgysylltu yn nodi eich ffi, neu sut y caiff ei chyfrifo.

Mae gwasanaethau misol yn rhedeg ar gytundeb blynyddol a delir yn fisol. Caiff gwasanaethau untro eu hanfonebu pan fydd y gwaith wedi'i wneud, neu fesul cam ar gyfer gwaith mwy. Mae anfonebau'n daladwy ar ôl eu derbyn oni bai bod eich llythyr ymgysylltu yn dweud yn wahanol.

Caiff ffioedd swyddogol y llywodraeth, fel ffi corffori Companies House, eu talu ar eich rhan a'u hailgodi ar gost, heb VAT.

Ar gyfer cleientiaid busnes, gallwn godi llog statudol ar daliadau hwyr o dan y Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, a gallwn oedi'r gwaith os yw anfonebau'n parhau heb eu talu ar ôl nodyn atgoffa.

Os ydych chi'n anghytuno ag anfoneb, rhowch wybod i ni o fewn 21 diwrnod er mwyn i ni allu ei datrys yn gyflym. Nid yw hyn yn effeithio ar eich hawliau cyfreithiol.

Ymgynghoriadau a archebir ar-lein

Rydych chi'n archebu galwadau ac ymgynghoriadau yn ein calendr archebu Zoom, a weithredir gan Zoom Video Communications. Wrth archebu, rydych chi'n cadarnhau eich bod yn derbyn y telerau hyn. Ar gyfer ymgynghoriad â thâl, rydych chi'n talu'r ffi ymlaen llaw â cherdyn; caiff taliadau eu prosesu gan Stripe, a chaiff eich archeb ei chadarnhau ar ôl i'r taliad gael ei wneud. Mae cadarnhad eich archeb yn nodi'r gwasanaeth, y ffi a'r amser, ac ynghyd â'r telerau hyn mae'n ffurfio ein cytundeb ar gyfer yr ymgynghoriad hwnnw. Nid oes angen llofnod.

Mae ymgynghoriad yn cynnwys cyngor a roddir yn ystod yr alwad, yn seiliedig ar yr wybodaeth a roddwch i ni, a chrynodeb ysgrifenedig byr wedyn. Nid yw paratoi ffurflenni, ffeilio na gwaith ysgrifenedig arall wedi'i gynnwys, a rhoddir dyfynbris ar wahân ar ei gyfer.

Gallwch aildrefnu neu ganslo am ddim unrhyw bryd cyn i'r ymgynghoriad ddechrau, a byddwn yn ad-dalu'r ffi yn llawn. Unwaith y bydd yr ymgynghoriad wedi dechrau, neu os nad ydych chi'n ymuno, ni ellir ad-dalu'r ffi. Os bydd angen i ni symud ymgynghoriad, gallwch ddewis amser newydd neu ad-daliad llawn.

Os ydych chi'n ddefnyddiwr, fel arfer mae gennych 14 diwrnod i ganslo contract gwasanaethau o dan y Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Wrth archebu, rydych chi'n gofyn i ni ddarparu'r ymgynghoriad o fewn y cyfnod hwnnw. Rydych chi'n colli'r hawl i ganslo unwaith y bydd yr ymgynghoriad wedi'i roi yn llawn.

Arian cleientiaid

Nid ydym yn dal arian ar ran cleientiaid. Os bydd angen i ni wneud hynny byth, caiff ei ddal ar ymddiriedaeth mewn cyfrif banc cleientiaid ar wahân, wedi'i gadw ar wahân i arian y cwmni ei hun a'i weithredu yn unol â rheolau AIA ar arian cleientiaid.

Cyfathrebu a recordiadau

Rydyn ni'n cyfathrebu drwy e-bost, ein porth cleientiaid, WhatsApp a ffôn, ac yn cynnal ymgynghoriadau ar Zoom. Caiff ymgynghoriadau eu recordio a'u trawsgrifio fel bod y cyngor yn gywir ac y gellir ei wirio, ac rydyn ni'n dweud wrthych cyn i'r recordio ddechrau. Cadarnhewch yn ysgrifenedig unrhyw gyngor a roddwyd ar lafar yn unig rydych chi'n bwriadu dibynnu arno.

Cyfrinachedd a diogelu data

Rydyn ni'n cadw eich materion yn gyfrinachol ac eithrio pan fo'r gyfraith, ein corff proffesiynol neu chi yn gofyn am eu datgelu. Efallai y byddwn yn defnyddio isgontractwyr sy'n rhwym wrth yr un cyfrinachedd. Mae ein Hysbysiad Preifatrwydd yn esbonio sut rydyn ni'n trin data personol.

Gwrthdaro buddiannau

Os bydd gwrthdaro'n codi rhwng eich buddiannau chi a buddiannau cleient arall, byddwn yn dweud wrthych ac yn rhoi mesurau diogelu ar waith. Os na ellir rheoli'r gwrthdaro, efallai y bydd angen i ni roi'r gorau i weithredu ar ran un cleient neu'r ddau.

Ein hatebolrwydd

Rydyn ni'n darparu ein gwasanaethau gyda gofal a sgil rhesymol. Nid ydym yn gyfrifol am golled a achosir gan wybodaeth a oedd yn anghyflawn, yn anghywir neu a ddarparwyd yn hwyr, gan beidio â dilyn ein cyngor, neu gan ddigwyddiadau y tu hwnt i'n rheolaeth resymol.

Bydd unrhyw derfyn ar ein hatebolrwydd wedi'i nodi yn eich llythyr ymgysylltu. Nid oes dim yn y telerau hyn yn cyfyngu ar atebolrwydd am farwolaeth neu anaf personol a achosir gan esgeulustod, am dwyll, nac unrhyw atebolrwydd arall na ellir ei gyfyngu yn ôl y gyfraith.

Ar eich cyfer chi yn unig y mae ein cyngor. Ni chaiff eraill ddibynnu arno oni bai ein bod yn cytuno yn ysgrifenedig, ac nid yw'r Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 yn berthnasol.

Cyngor ar fuddsoddi ac yswiriant

Nid ydym wedi'n hawdurdodi gan y Financial Conduct Authority i roi cyngor ar fuddsoddi nac yswiriant. Os oes ei angen arnoch, byddwn yn eich cyfeirio at gynghorydd awdurdodedig.

Cofnodion a dogfennau

Rhaid i chi gadw eich cofnodion busnes a threth am y cyfnodau y mae'r gyfraith yn eu gofyn: i gwmnïau, o leiaf 6 blynedd o ddiwedd y cyfnod cyfrifyddu; i unigolion ag incwm busnes neu incwm rhent, o leiaf 5 mlynedd ar ôl dyddiad cau cyflwyno 31 Ionawr. Rydyn ni'n dychwelyd eich dogfennau gwreiddiol ar gais.

Rydyn ni'n cadw ein papurau gwaith am o leiaf 6 blynedd ac efallai y byddwn wedyn yn eu dinistrio'n ddiogel. Mae'r hawlfraint yn y dogfennau a baratown yn aros gyda ni, ond cewch eu defnyddio at y diben y'u paratowyd ar ei gyfer.

Dod â'n hymgysylltiad i ben

Gall y naill neu'r llall ohonom ddod â'r ymgysylltiad i ben drwy roi 30 diwrnod o rybudd ysgrifenedig. Ar gyfer gwasanaethau misol ar gytundeb blynyddol, mae'r llythyr ymgysylltu yn esbonio unrhyw ffioedd sy'n ddyledus am weddill y cyfnod y cytunwyd arno. Gallwn ddod ag ef i ben ar unwaith os yw'n ofynnol i ni wneud hynny yn gyfreithiol neu'n broffesiynol, neu os nad ydych chi'n cydweithredu neu os ydych yn rhoi gwybodaeth ffug i ni.

Pan fyddwch chi'n symud at gyfrifydd newydd, rydyn ni'n darparu cliriad proffesiynol a'r wybodaeth sydd ei hangen arnynt. Pan fyddwn wedi gorffen y gwaith y talwyd amdano gennych, ni fyddwn yn dal eich cofnodion yn ôl yn afresymol.

Cwynion

Os nad ydych chi'n hapus â'n gwasanaeth, dilynwch ein gweithdrefn gwyno. Os na allwn ei ddatrys, gallwch ei gyfeirio at yr Association of International Accountants.

Yswiriant indemniad proffesiynol

Mae gennym yswiriant indemniad proffesiynol fel y mae AIA yn ei ofyn. Mae manylion ein hyswiriwr a'r cwmpas tiriogaethol ar gael ar gais.

Cyfraith

Mae'r telerau hyn yn cael eu llywodraethu gan gyfraith Cymru a Lloegr, ac mae gan lysoedd Cymru a Lloegr awdurdodaeth. Os ydych chi'n byw yn yr Alban neu Ogledd Iwerddon fel defnyddiwr, gallwch hefyd ddwyn achos yn eich llysoedd lleol.