Hysbysiad Preifatrwydd

Pwy ydyn ni

Kairos-K LTD ("Kairos-K", "ni") yw rheolydd y data personol a ddisgrifir yn yr hysbysiad hwn. Rydyn ni'n bractis cyfrifyddu annibynnol ac yn ddarparwr hyfforddiant.

Cyswllt ar gyfer diogelu data: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485, neu drwy'r post i'n swyddfa gofrestredig. Cyfeirnod cofrestru ICO: ZB564813.

Mae'r hysbysiad hwn yn ymdrin â'n gwefan, ein gwasanaethau cyfrifyddu a chynghori, ein rhwydwaith partneriaid a'n cyfathrebu â chi. Mae hysbysiadau ar wahân yn ymdrin ag ymgeiswyr am swyddi a chyfweliadau fideo a'n cwcis.

Beth rydyn ni'n ei gasglu

Manylion cyswllt: enw, e-bost, ffôn, cyfeiriad, a negeseuon rydych chi'n eu hanfon drwy ein ffurflenni, e-bost, WhatsApp, Telegram neu dros y ffôn.
Gwybodaeth adnabod a gwrth-wyngalchu arian: prawf adnabod a chyfeiriad, dyddiad geni, cenedligrwydd, gwybodaeth am berchnogaeth cwmni, perchnogion llesiannol a ffynhonnell arian, a chanlyniadau gwiriadau adnabod.
Gwybodaeth ariannol a threth: cyfriflenni banc, anfonebau, derbynebau, cofnodion cyflogres, cyfeirnodau treth (UTR, cyfeirnodau National Insurance, VAT a PAYE), a'r wybodaeth sydd ei hangen arnom i baratoi eich cyfrifon a'ch ffurflenni.
Gwybodaeth am bobl eraill rydych chi'n ei rhoi i ni er mwyn gwneud ein gwaith, fel eich gweithwyr, cyfarwyddwyr, cyfranddalwyr neu aelodau o'ch teulu. Gwnewch yn siŵr eu bod yn gwybod eich bod wedi ei rhannu.
Recordiadau a thrawsgrifiadau o ymgynghoriadau a galwadau a gynhelir ar Zoom neu dros y ffôn, a'r crynodebau rydyn ni'n eu paratoi ohonynt.
Data gwefan a dyfais: tudalennau yr ymwelwyd â nhw, gwybodaeth am ddyfais a phorwr ac, â'ch caniatâd chi yn unig, cwcis dadansoddi a hysbysebu.
Ceisiadau partneriaid ac asiantau: eich cefndir, eich marchnad a'ch cynlluniau busnes.

Pam rydyn ni'n ei ddefnyddio, a'n sail gyfreithlon

Diben	Sail gyfreithlon
Ateb ymholiadau a pharatoi dyfynbrisiau	Camau ar eich cais cyn contract; buddiannau dilys
Darparu gwasanaethau cyfrifyddu, treth, cyflogres, ffurfio cwmnïau a chynghori	Contract
Gwiriadau adnabod, gwrth-wyngalchu arian a sancsiynau	Rhwymedigaeth gyfreithiol (Rheoliadau Gwyngalchu Arian 2017). Rydyn ni'n defnyddio'r data hwn i atal gwyngalchu arian ac ariannu terfysgaeth yn unig, oni bai bod y gyfraith yn caniatáu fel arall.
Cadw cofnodion cyfrifyddu a threth, a delio â HMRC a Companies House fel eich asiant	Contract; rhwymedigaeth gyfreithiol
Archebu galwadau ac ymgynghoriadau drwy Zoom Scheduler (eich enw, e-bost, atebion i gwestiynau archebu a chadarnhad o'n telerau) a chymryd taliad drwy Stripe	Camau ar eich cais cyn contract; contract; rhwymedigaeth gyfreithiol (cofnodion treth)
Recordio a thrawsgrifio ymgynghoriadau fel bod cyngor yn gywir ac y gellir ei wirio	Buddiannau dilys (ansawdd, cywirdeb a diogelu'r ddau barti). Rydyn ni'n dweud wrthych cyn i recordiad ddechrau.
Rheoleiddio proffesiynol, cwynion ac yswiriant	Rhwymedigaeth gyfreithiol; buddiannau dilys
Cylchlythyrau a marchnata drwy e-bost neu neges	Eich caniatâd, neu ar gyfer cleientiaid presennol yr "optio i mewn meddal" (soft opt-in) ar gyfer gwasanaethau tebyg. Gallwch optio allan ar unrhyw adeg.
Cwcis dadansoddi a hysbysebu (Google Analytics, Google Ads, a phicseli Meta a TikTok)	Caniatâd
Cadw cofnod o'ch dewis cwcis drwy CookieScript, ein darparwr caniatâd cwcis, fel y gallwn ddangos beth y gwnaethoch gytuno iddo	Rhwymedigaeth gyfreithiol (Erthygl 7(1) GDPR y DU: rhaid i ni allu dangos bod caniatâd wedi'i roi)
Ateb cwestiynau a deipiwyd yn "Gofyn am bris", y cynorthwyydd prisiau awtomataidd ar ein gwefan, o'n rhestr brisiau gyfredol. Mae eich cwestiwn yn cael ei anfon at Anthropic (Claude), gwasanaeth AI, i ysgrifennu'r ateb, ac nid ydym yn ei storio; i atal camddefnydd awtomataidd rydyn ni'n cyfrif cwestiynau fesul cyfeiriad IP wedi'i fyrhau am hyd at 2 ddiwrnod. Peidiwch â rhoi manylion personol nac ariannol yno.	Buddiannau dilys
Asesu ceisiadau partneriaid, asiantau a masnachfreintiau	Camau ar eich cais cyn contract; buddiannau dilys

Lle mae data iechyd neu ddata categori arbennig arall yn ymddangos yn eich cofnodion (er enghraifft, tâl salwch statudol), rydyn ni'n ei brosesu dim ond fel sydd ei angen ar gyfer rhwymedigaethau cyflogaeth a threth o dan Ddeddf Diogelu Data 2018.

Gyda phwy rydyn ni'n ei rannu

HM Revenue & Customs, Companies House, The Pensions Regulator ac awdurdodau eraill, pan fyddwn ni'n gweithredu ar eich rhan neu pan fo'r gyfraith yn gofyn hynny.
Ein corff proffesiynol, yr Association of International Accountants, ar gyfer goruchwylio ac adolygiadau ansawdd, a'n hyswirwyr indemniad proffesiynol.
Darparwyr gwasanaethau sy'n prosesu data ar ein rhan o dan gontract: meddalwedd cyfrifyddu a chyflogres, storio yn y cwmwl, ein CRM, Zoom, e-bost, teleffoni, darparwyr gwirio hunaniaeth a llofnod electronig, Zoom Scheduler, sy'n rhedeg ein calendr archebu ar-lein, Stripe, sy'n prosesu taliadau cerdyn ar gyfer ymgynghoriadau a archebir ar-lein, Anthropic, y mae ei fodel AI (Claude) yn ysgrifennu atebion ein cynorthwyydd prisiau awtomataidd, a CookieScript, sy'n dangos ein baner cwcis ac yn cadw cofnodion o ddewisiadau cwcis.
Partneriaid yn rhwydwaith Kairos-K (asiantau ac unedau masnachfraint) dim ond lle maen nhw wedi'ch cyflwyno chi neu'n eich gwasanaethu, a dim ond yr hyn sydd ei angen arnynt.
Cynghorwyr eraill rydych chi'n gofyn i ni weithio gyda nhw, a chyfrifydd newydd os byddwch chi'n symud, unwaith y byddwch chi'n gofyn i ni drosglwyddo.
Asiantaethau gorfodi'r gyfraith, gan gynnwys yr Asiantaeth Troseddu Genedlaethol (National Crime Agency), lle mae'r gyfraith yn gofyn am adroddiad.

Nid ydym yn gwerthu eich data personol.

Trosglwyddiadau rhyngwladol

Mae rhai darparwyr yn storio data y tu allan i'r DU. Lle maen nhw'n gwneud hynny, rydyn ni'n defnyddio rheoliad digonolrwydd y DU neu'r International Data Transfer Agreement neu'r Addendum, fel bod eich data'n cadw lefel gyfatebol o ddiogelwch.

Am ba hyd rydyn ni'n ei gadw

Ymholiadau nad ydynt yn arwain at waith: hyd at 24 mis.
Ffeiliau cleientiaid, cofnodion cyfrifyddu a threth: 6 blynedd o ddiwedd y cyfnod cyfrifyddu neu'r flwyddyn dreth y maen nhw'n ymwneud â hi, neu'n hirach lle mae cyfraith treth yn gofyn hynny.
Cofnodion gwrth-wyngalchu arian: 5 mlynedd ar ôl i'n perthynas fusnes ddod i ben, fel mae'r Rheoliadau Gwyngalchu Arian yn ei ofyn, ac yna'n cael eu dileu oni bai bod y gyfraith yn caniatáu cyfnod hirach.
Recordiadau a thrawsgrifiadau galwadau: am gyfnod yr ymgysylltiad a 6 blynedd arall, fel y gallwn ddangos pa gyngor a roddwyd.
Cofnodion caniatâd marchnata: nes i chi dynnu caniatâd yn ôl, a 2 flynedd arall.
Cofnodion caniatâd cwcis: yn cael eu cadw yn ein cyfrif CookieScript i ddangos beth y gwnaethoch gytuno iddo. Gallwch newid eich dewis ar unrhyw adeg drwy Gosodiadau cwcis.

Eich hawliau

Cael copi o'ch data personol.
Cael cywiro data anghywir.
Cael dileu data neu gyfyngu ar ei ddefnydd, lle mae'r gyfraith yn caniatáu.
Gwrthwynebu prosesu sy'n seiliedig ar fuddiannau dilys, a gwrthwynebu marchnata uniongyrchol ar unrhyw adeg.
Cael data a roesoch i ni mewn fformat cludadwy.
Tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg, heb effeithio ar yr hyn a wnaethom cyn hynny.

Cysylltwch ag office@kairos-k-practice.com. Rydyn ni'n ateb o fewn mis. Efallai y byddwn ni'n gofyn i chi gadarnhau pwy ydych chi yn gyntaf. Mae rhai hawliau wedi'u cyfyngu gan y gyfraith, er enghraifft lle mae'n rhaid i ni gadw cofnodion ar gyfer HMRC neu at ddibenion gwrth-wyngalchu arian.

Cwynion am eich data

Rhowch wybod i ni yn gyntaf, yn office@kairos-k-practice.com. Byddwn ni'n cydnabod eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith ac yn ymchwilio iddi heb oedi gormodol.

Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.

Diogelwch

Rydyn ni'n defnyddio amgryptio, rheolaethau mynediad, dilysu dau ffactor, pyrth cleientiaid diogel a chytundebau cyfrinachedd i staff. Mae ein tîm yn gweithio o bell ar systemau'r cwmni yn unig. Nid yw e-bost yn gwbl ddiogel, felly defnyddiwch ein porth cleientiaid ar gyfer dogfennau sensitif.

Newidiadau i'r hysbysiad hwn

Rydyn ni'n diweddaru'r hysbysiad hwn pan fydd ein gwasanaethau neu'r gyfraith yn newid. Mae'r dyddiad ar y brig yn dangos y fersiwn ddiweddaraf.