إشعار الخصوصية

من نحن

Kairos-K LTD ‏(«Kairos-K»، «نحن») هي الجهة المتحكمة (controller) في البيانات الشخصية الموصوفة في هذا الإشعار. نحن مكتب محاسبة مستقل وجهة تدريب.

للتواصل بشأن حماية البيانات: office@kairos-k-practice.com، ‏+44 29 2255 0485، أو بالبريد إلى مكتبنا المسجل. رقم التسجيل لدى ICO: ‏ZB564813.

يغطي هذا الإشعار موقعنا الإلكتروني، وخدماتنا المحاسبية والاستشارية، وشبكة شركائنا، وتواصلنا معكم. وتغطي إشعارات منفصلة المتقدمين للوظائف ومقابلات الفيديو وملفات تعريف الارتباط (cookies) الخاصة بنا.

ما نجمعه

بيانات الاتصال: الاسم، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والعنوان، والرسائل التي ترسلونها عبر نماذجنا أو البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو Telegram أو الهاتف.
بيانات الهوية ومكافحة غسل الأموال: إثبات الهوية والعنوان، وتاريخ الميلاد، والجنسية، ومعلومات عن ملكية الشركة والمالكين المستفيدين ومصدر الأموال، ونتائج عمليات التحقق من الهوية.
البيانات المالية والضريبية: كشوف الحسابات المصرفية، والفواتير، والإيصالات، وسجلات الرواتب، والمراجع الضريبية (UTR، وNational Insurance، ومراجع VAT وPAYE)، والمعلومات التي نحتاجها لإعداد حساباتكم وإقراراتكم.
معلومات عن أشخاص آخرين تقدّمونها لنا لأداء عملنا، مثل موظفيكم أو مديري الشركة أو المساهمين أو أفراد عائلتكم. يُرجى التأكد من علمهم بأنكم شاركتموها.
التسجيلات والنصوص المكتوبة للاستشارات والمكالمات التي تُجرى عبر Zoom أو الهاتف، والملخصات التي نعدّها منها.
بيانات الموقع والجهاز: الصفحات التي زرتموها، ومعلومات الجهاز والمتصفح، وملفات تعريف الارتباط التحليلية والإعلانية بموافقتكم فقط.
طلبات الشركاء والوكلاء: خلفيتكم وسوقكم وخطط عملكم.

لماذا نستخدمها، وأساسنا القانوني

الغرض	الأساس القانوني
الرد على الاستفسارات وإعداد عروض الأسعار	خطوات بناءً على طلبكم قبل التعاقد؛ المصالح المشروعة
تقديم خدمات المحاسبة والضرائب والرواتب وتأسيس الشركات والاستشارات	العقد
التحقق من الهوية ومكافحة غسل الأموال والعقوبات	التزام قانوني (Money Laundering Regulations 2017). نستخدم هذه البيانات لمنع غسل الأموال وتمويل الإرهاب فقط، ما لم يسمح القانون بغير ذلك.
الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية والضريبية، والتعامل مع HMRC وCompanies House بصفتنا وكيلًا عنكم	العقد؛ التزام قانوني
حجز المكالمات والاستشارات عبر Zoom Scheduler (اسمكم، وبريدكم الإلكتروني، وإجاباتكم عن أسئلة الحجز، وتأكيد قبولكم لشروطنا) وتحصيل الدفع عبر Stripe	خطوات بناءً على طلبكم قبل التعاقد؛ العقد؛ التزام قانوني (السجلات الضريبية)
تسجيل الاستشارات وتفريغها نصيًا لضمان دقة المشورة وإمكانية التحقق منها	المصالح المشروعة (الجودة والدقة وحماية الطرفين). نُعلمكم قبل بدء التسجيل.
التنظيم المهني والشكاوى والتأمين	التزام قانوني؛ المصالح المشروعة
النشرات الإخبارية والتسويق عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل	موافقتكم، أو بالنسبة للعملاء الحاليين «الموافقة الضمنية» (soft opt-in) لخدمات مماثلة. يمكنكم إلغاء الاشتراك في أي وقت.
ملفات تعريف الارتباط التحليلية والإعلانية (Google Analytics وGoogle Ads وبكسلات Meta وTikTok)	الموافقة
الاحتفاظ بسجل لاختياركم بشأن ملفات تعريف الارتباط عبر CookieScript، مزوّد إدارة الموافقة على ملفات تعريف الارتباط لدينا، لنتمكن من إثبات ما وافقتم عليه	التزام قانوني (UK GDPR المادة 7(1): يجب أن نكون قادرين على إثبات أن الموافقة قد مُنحت)
الإجابة عن الأسئلة المكتوبة في «اسألوا عن السعر»، مساعد الأسعار الآلي على موقعنا، استنادًا إلى قائمة أسعارنا الحالية. يُرسَل سؤالكم إلى Anthropic ‏(Claude)، وهي خدمة ذكاء اصطناعي، لصياغة الإجابة، ولا نحتفظ به؛ ولمنع إساءة الاستخدام الآلية نحسب عدد الأسئلة لكل عنوان IP مختصر لمدة تصل إلى يومين (2). يُرجى عدم إدخال بيانات شخصية أو مالية هناك.	المصالح المشروعة
تقييم طلبات الشركاء والوكلاء والامتياز	خطوات بناءً على طلبكم قبل التعاقد؛ المصالح المشروعة

عندما تظهر بيانات صحية أو بيانات أخرى من الفئات الخاصة في سجلاتكم (مثل الإجازة المرضية القانونية statutory sick pay)، فإننا نعالجها فقط بالقدر اللازم للوفاء بالتزامات التوظيف والضرائب بموجب Data Protection Act 2018.

مع من نشاركها

HM Revenue & Customs وCompanies House وThe Pensions Regulator والجهات الرسمية الأخرى، عندما نتصرف نيابةً عنكم أو يقتضي القانون ذلك.
هيئتنا المهنية Association of International Accountants لأغراض الإشراف ومراجعات الجودة، وشركات تأمين المسؤولية المهنية لدينا.
مزوّدو الخدمات الذين يعالجون البيانات لصالحنا بموجب عقود: برامج المحاسبة والرواتب، والتخزين السحابي، ونظام CRM لدينا، وZoom، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الهاتفية، ومزوّدو خدمات التحقق من الهوية والتوقيع الإلكتروني، وZoom Scheduler الذي يشغّل تقويم الحجز الإلكتروني لدينا، وStripe الذي يعالج مدفوعات البطاقات للاستشارات المحجوزة عبر الإنترنت، وAnthropic التي يصوغ نموذج الذكاء الاصطناعي الخاص بها (Claude) إجابات مساعد الأسعار الآلي لدينا، وCookieScript الذي يعرض شريط ملفات تعريف الارتباط ويحتفظ بسجلات الاختيارات.
الشركاء في شبكة Kairos-K (الوكلاء ووحدات الامتياز) فقط إذا كانوا هم من عرّفونا بكم أو يخدمونكم، وبالقدر الذي يحتاجونه فقط.
المستشارون الآخرون الذين تطلبون منا العمل معهم، والمحاسب الجديد إذا انتقلتم إليه، بعد أن تطلبوا منا تسليم الملفات.
جهات إنفاذ القانون، بما فيها National Crime Agency، عندما يقتضي القانون تقديم بلاغ.

نحن لا نبيع بياناتكم الشخصية.

النقل الدولي

يخزّن بعض المزوّدين البيانات خارج المملكة المتحدة. وفي هذه الحالة نعتمد على لائحة كفاية (adequacy regulation) بريطانية أو على International Data Transfer Agreement أو Addendum، لتحظى بياناتكم بمستوى حماية مكافئ.

مدة الاحتفاظ بها

الاستفسارات التي لا تؤدي إلى عمل: حتى 24 شهرًا.
ملفات العملاء والسجلات المحاسبية والضريبية: 6 سنوات من نهاية الفترة المحاسبية أو السنة الضريبية التي تتعلق بها، أو مدة أطول إذا اقتضى قانون الضرائب ذلك.
سجلات مكافحة غسل الأموال: 5 سنوات بعد انتهاء علاقة العمل بيننا، كما تقتضي Money Laundering Regulations، ثم تُحذف ما لم يسمح القانون بمدة أطول.
تسجيلات المكالمات ونصوصها: طوال مدة التعاقد إضافة إلى 6 سنوات، لنتمكن من إثبات المشورة التي قُدّمت.
سجلات الموافقة على التسويق: حتى سحب موافقتكم، إضافة إلى سنتين (2).
سجلات الموافقة على ملفات تعريف الارتباط: تُحفظ في حسابنا على CookieScript لإثبات ما وافقتم عليه. يمكنكم تغيير اختياركم في أي وقت من خلال إعدادات ملفات تعريف الارتباط.

حقوقكم

الحصول على نسخة من بياناتكم الشخصية.
تصحيح البيانات غير الدقيقة.
محو البيانات أو تقييد استخدامها، حيثما يسمح القانون.
الاعتراض على المعالجة القائمة على المصالح المشروعة، وعلى التسويق المباشر في أي وقت.
الحصول على البيانات التي قدّمتموها لنا بصيغة قابلة للنقل.
سحب الموافقة في أي وقت، دون أن يؤثر ذلك على ما قمنا به قبل ذلك.

راسلونا على office@kairos-k-practice.com. نرد خلال شهر واحد. وقد نطلب منكم تأكيد هويتكم أولًا. بعض الحقوق مقيّدة بموجب القانون، مثلًا عندما يتعين علينا الاحتفاظ بالسجلات لـ HMRC أو لأغراض مكافحة غسل الأموال.

الشكاوى المتعلقة ببياناتكم

يُرجى إبلاغنا أولًا على office@kairos-k-practice.com. سنؤكد استلام شكواكم خلال 5 أيام عمل ونحقق فيها دون تأخير غير مبرر.

يمكنكم أيضًا تقديم شكوى إلى Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint، ‏0303 123 1113.

الأمان

نستخدم التشفير، وضوابط الوصول، والمصادقة الثنائية، وبوابات عملاء آمنة، واتفاقيات سرية مع العاملين. يعمل فريقنا عن بُعد على أنظمة الشركة فقط. البريد الإلكتروني ليس آمنًا تمامًا، لذا يُرجى استخدام بوابة العملاء للمستندات الحساسة.

التغييرات على هذا الإشعار

نحدّث هذا الإشعار عندما تتغير خدماتنا أو القانون. يُظهر التاريخ في الأعلى أحدث نسخة.