Хто ми
Kairos-K LTD («Kairos-K», «ми», «нас») є контролером персональних даних, описаних у цьому повідомленні. Ми — незалежна бухгалтерська практика та провайдер навчання.
Контакти з питань захисту даних: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485 або поштою на адресу нашого зареєстрованого офісу. Реєстраційний номер в ICO: ZB564813.
Це повідомлення стосується нашого сайту, наших бухгалтерських і консультаційних послуг, нашої партнерської мережі та нашого спілкування з вами. Окремі повідомлення стосуються кандидатів на роботу та відеоспівбесід і наших файлів cookie.
Що ми збираємо
- Контактні дані: ім’я, електронна пошта, телефон, адреса та повідомлення, які ви надсилаєте через наші форми, електронну пошту, WhatsApp, Telegram або телефоном.
- Дані для ідентифікації та протидії відмиванню коштів: підтвердження особи й адреси, дата народження, громадянство, інформація про власників компанії, кінцевих бенефіціарів і джерело коштів, а також результати перевірки особи.
- Фінансова та податкова інформація: банківські виписки, рахунки, чеки, документи з зарплати, податкові реквізити (UTR, номер National Insurance, реєстраційні номери VAT і PAYE) та інформація, потрібна для підготовки вашої звітності й декларацій.
- Інформація про інших людей, яку ви надаєте нам для виконання роботи, наприклад про ваших працівників, директорів, акціонерів чи членів родини. Будь ласка, переконайтеся, що вони знають, що ви її передали.
- Записи та розшифровки консультацій і розмов у Zoom або телефоном, а також підсумки, які ми на їх основі готуємо.
- Дані сайту та пристрою: відвідані сторінки, інформація про пристрій і браузер, а також — лише з вашої згоди — аналітичні та рекламні файли cookie.
- Заявки партнерів і агентів: ваш досвід, ринок і бізнес-плани.
Навіщо ми це використовуємо та правові підстави
| Мета | Правова підстава |
|---|---|
| Відповіді на запити та підготовка розрахунку вартості | Дії на ваш запит до укладення договору; законні інтереси |
| Надання бухгалтерських, податкових, зарплатних, реєстраційних і консультаційних послуг | Договір |
| Перевірка особи, перевірки щодо протидії відмиванню коштів і санкцій | Юридичний обов’язок (Money Laundering Regulations 2017). Ми використовуємо ці дані лише для запобігання відмиванню коштів і фінансуванню тероризму, якщо закон не дозволяє інше. |
| Ведення бухгалтерських і податкових записів та взаємодія з HMRC і Companies House як ваш агент | Договір; юридичний обов’язок |
| Запис на зустрічі та консультації через Zoom Scheduler (ваше ім’я, електронна пошта, відповіді на запитання під час запису та підтвердження наших умов) і прийом оплати через Stripe | Дії на ваш запит до укладення договору; договір; юридичний обов’язок (податкові записи) |
| Запис і розшифрування консультацій, щоб поради були точними й їх можна було перевірити | Законні інтереси (якість, точність і захист обох сторін). Ми повідомляємо вас перед початком запису. |
| Професійне регулювання, скарги та страхування | Юридичний обов’язок; законні інтереси |
| Розсилки та маркетинг електронною поштою чи повідомленнями | Ваша згода або, для наявних клієнтів, «м’яка згода» (soft opt-in) щодо подібних послуг. Ви можете відмовитися будь-коли. |
| Аналітичні та рекламні файли cookie (Google Analytics, Google Ads, пікселі Meta і TikTok) | Згода |
| Зберігання запису про ваш вибір щодо cookie через CookieScript, наш сервіс керування згодою, щоб ми могли показати, на що ви погодилися | Юридичний обов’язок (UK GDPR, стаття 7(1): ми повинні мати змогу довести, що згоду надано) |
| Відповіді на запитання, введені в «Запитати ціну» — автоматичний ціновий помічник на нашому сайті, за нашим чинним прайсом. Ваше запитання надсилається до Anthropic (Claude), сервісу штучного інтелекту, який формує відповідь, і ми його не зберігаємо; щоб запобігти автоматизованим зловживанням, ми рахуємо кількість запитань для кожної скороченої IP-адреси протягом до 2 днів. Будь ласка, не вводьте туди персональних чи фінансових даних. | Законні інтереси |
| Розгляд заявок партнерів, агентів і франчайзі | Дії на ваш запит до укладення договору; законні інтереси |
Якщо у ваших документах трапляються дані про здоров’я чи інші дані особливої категорії (наприклад, statutory sick pay — лікарняні), ми обробляємо їх лише в обсязі, потрібному для виконання трудових і податкових обов’язків згідно з Data Protection Act 2018.
Міжнародна передача даних
Деякі постачальники зберігають дані за межами Великої Британії. У таких випадках ми застосовуємо рішення Великої Британії про адекватність (UK adequacy regulation) або International Data Transfer Agreement чи Addendum, щоб ваші дані мали рівноцінний рівень захисту.
Як довго ми зберігаємо дані
- Запити, що не перейшли в роботу: до 24 місяців.
- Справи клієнтів, бухгалтерські та податкові записи: 6 років після закінчення звітного періоду чи податкового року, до якого вони належать, або довше, якщо цього вимагає податкове законодавство.
- Записи щодо протидії відмиванню коштів: 5 років після завершення наших ділових відносин, як того вимагають Money Laundering Regulations, після чого вони видаляються, якщо закон не дозволяє довший строк.
- Записи та розшифровки розмов: протягом усього строку співпраці плюс 6 років, щоб ми могли показати, яку пораду було надано.
- Записи про згоду на маркетинг: доки ви не відкличете згоду, плюс 2 роки.
- Записи згод на cookie: зберігаються в нашому акаунті CookieScript, щоб показати, на що ви погодилися. Змінити свій вибір можна будь-коли через «Налаштування cookie».
Ваші права
- Отримати копію своїх персональних даних.
- Вимагати виправлення неточних даних.
- Вимагати видалення даних або обмеження їх використання, якщо це дозволяє закон.
- Заперечити проти обробки на підставі законних інтересів і будь-коли — проти прямого маркетингу.
- Отримати надані вами дані в переносному форматі.
- Будь-коли відкликати згоду, що не впливає на законність наших попередніх дій.
Пишіть на office@kairos-k-practice.com. Ми відповідаємо протягом одного місяця. Спершу ми можемо попросити вас підтвердити свою особу. Деякі права обмежені законом, наприклад коли ми зобов’язані зберігати записи для HMRC або для цілей протидії відмиванню коштів.
Скарги щодо ваших даних
Будь ласка, спершу повідомте нас на office@kairos-k-practice.com. Ми підтвердимо отримання скарги протягом 5 робочих днів і розглянемо її без зайвих зволікань.
Ви також можете подати скаргу до Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.
Безпека
Ми використовуємо шифрування, контроль доступу, двофакторну автентифікацію, захищені кабінети клієнтів і угоди про конфіденційність із працівниками. Наша команда працює віддалено лише в системах компанії. Електронна пошта не є повністю захищеною, тож для конфіденційних документів, будь ласка, користуйтеся кабінетом клієнта.
Зміни до цього повідомлення
Ми оновлюємо це повідомлення, коли змінюються наші послуги або законодавство. Дата вгорі вказує на останню версію.
Kairos-K LTD, company number 14481271, зареєстрована в Англії та Уельсі. Зареєстрований офіс: 48 Railway Street, Llanhilleth, Abertillery, Wales, NP13 2JB.