Quiénes somos
Kairos-K LTD («Kairos-K», «nosotros») es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este aviso. Somos un despacho contable independiente y un proveedor de formación.
Contacto para protección de datos: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485, o por correo postal a nuestro domicilio social. Referencia de registro en la ICO: ZB564813.
Este aviso abarca nuestro sitio web, nuestros servicios contables y de consultoría, nuestra red de socios y nuestras comunicaciones con usted. Hay avisos aparte para candidatos y entrevistas en vídeo y para nuestras cookies.
Qué datos recopilamos
- Datos de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, dirección y los mensajes que nos envía a través de nuestros formularios, correo electrónico, WhatsApp, Telegram o teléfono.
- Información de identidad y de prevención del blanqueo de capitales: documentos que acreditan su identidad y domicilio, fecha de nacimiento, nacionalidad, información sobre la titularidad de la empresa, los titulares reales y el origen de los fondos, y los resultados de las comprobaciones de identidad.
- Información financiera y fiscal: extractos bancarios, facturas, recibos, registros de nóminas, referencias fiscales (UTR, National Insurance, referencias de VAT y PAYE) y la información que necesitamos para preparar sus cuentas y declaraciones.
- Información sobre otras personas que nos facilita para hacer nuestro trabajo, como sus empleados, directores, accionistas o familiares. Asegúrese de que saben que nos la ha facilitado.
- Grabaciones y transcripciones de las consultas y llamadas realizadas por Zoom o por teléfono, y los resúmenes que preparamos a partir de ellas.
- Datos del sitio web y del dispositivo: páginas visitadas, información del dispositivo y del navegador y, solo con su consentimiento, cookies de analítica y publicidad.
- Solicitudes de socios y agentes: su experiencia, su mercado y sus planes de negocio.
Para qué los utilizamos y base jurídica
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Responder a consultas y preparar presupuestos | Medidas precontractuales adoptadas a petición suya; intereses legítimos |
| Prestar servicios de contabilidad, impuestos, nóminas, constitución de sociedades y consultoría | Contrato |
| Comprobaciones de identidad, de prevención del blanqueo de capitales y de sanciones | Obligación legal (Money Laundering Regulations 2017). Utilizamos estos datos únicamente para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, salvo que la ley permita otra cosa. |
| Conservar registros contables y fiscales, y tratar con HMRC y Companies House como su agente | Contrato; obligación legal |
| Reservar llamadas y consultas a través de Zoom Scheduler (su nombre, correo electrónico, respuestas a las preguntas de la reserva y aceptación de nuestras condiciones) y cobrar los pagos a través de Stripe | Medidas precontractuales adoptadas a petición suya; contrato; obligación legal (registros fiscales) |
| Grabar y transcribir las consultas para que el asesoramiento sea exacto y pueda verificarse | Intereses legítimos (calidad, exactitud y protección de ambas partes). Le avisamos antes de empezar una grabación. |
| Regulación profesional, reclamaciones y seguros | Obligación legal; intereses legítimos |
| Boletines y marketing por correo electrónico o mensaje | Su consentimiento o, para los clientes actuales, el «soft opt-in» para servicios similares. Puede darse de baja en cualquier momento. |
| Cookies de analítica y publicidad (Google Analytics, Google Ads y los píxeles de Meta y TikTok) | Consentimiento |
| Conservar un registro de su elección sobre cookies a través de CookieScript, nuestro proveedor de consentimiento de cookies, para poder acreditar lo que usted aceptó | Obligación legal (artículo 7(1) del UK GDPR: debemos poder demostrar que se dio el consentimiento) |
| Responder a las preguntas escritas en «Preguntar el precio», el asistente automatizado de precios de nuestro sitio web, a partir de nuestra lista de precios vigente. Su pregunta se envía a Anthropic (Claude), un servicio de IA, para redactar la respuesta, y nosotros no la conservamos; para evitar abusos automatizados contamos las preguntas por dirección IP abreviada durante un máximo de 2 días. No introduzca allí datos personales ni financieros. | Intereses legítimos |
| Evaluar solicitudes de socios, agentes y franquicias | Medidas precontractuales adoptadas a petición suya; intereses legítimos |
Cuando en sus registros aparecen datos de salud u otras categorías especiales de datos (por ejemplo, la prestación legal por enfermedad, statutory sick pay), solo los tratamos en la medida necesaria para cumplir las obligaciones laborales y fiscales conforme a la Data Protection Act 2018.
Transferencias internacionales
Algunos proveedores almacenan datos fuera del Reino Unido. En ese caso, nos basamos en una resolución de adecuación del Reino Unido o en el International Data Transfer Agreement o Addendum, para que sus datos mantengan un nivel de protección equivalente.
Cuánto tiempo los conservamos
- Consultas que no dan lugar a un encargo: hasta 24 meses.
- Expedientes de clientes y registros contables y fiscales: 6 años desde el final del ejercicio contable o del año fiscal al que se refieren, o más si la legislación fiscal lo exige.
- Registros de prevención del blanqueo de capitales: 5 años desde el fin de nuestra relación comercial, como exigen las Money Laundering Regulations; después se eliminan, salvo que la ley permita un plazo mayor.
- Grabaciones y transcripciones de llamadas: durante toda la relación profesional y 6 años más, para poder demostrar qué se aconsejó.
- Registros de consentimiento para marketing: hasta que retire su consentimiento y 2 años más.
- Registros de consentimiento de cookies: se conservan en nuestra cuenta de CookieScript para acreditar lo que usted aceptó. Puede cambiar su elección en cualquier momento en Configuración de cookies.
Sus derechos
- Acceder a una copia de sus datos personales.
- Obtener la rectificación de los datos inexactos.
- Obtener la supresión de sus datos o la limitación de su uso, cuando la ley lo permita.
- Oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos y, en cualquier momento, al marketing directo.
- Recibir en un formato portátil los datos que nos facilitó.
- Retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a lo realizado anteriormente.
Escriba a office@kairos-k-practice.com. Respondemos en el plazo de un mes. Es posible que antes le pidamos que confirme su identidad. Algunos derechos están limitados por ley, por ejemplo cuando debemos conservar registros para HMRC o a efectos de prevención del blanqueo de capitales.
Reclamaciones sobre sus datos
Díganoslo primero a nosotros, en office@kairos-k-practice.com. Acusaremos recibo de su reclamación en un plazo de 5 días hábiles y la investigaremos sin demora indebida.
También puede presentar una reclamación ante la Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.
Seguridad
Utilizamos cifrado, controles de acceso, autenticación en dos pasos, portales de clientes seguros y acuerdos de confidencialidad con el personal. Nuestro equipo trabaja en remoto únicamente con los sistemas de la empresa. El correo electrónico no es totalmente seguro, así que utilice nuestro portal del cliente para los documentos confidenciales.
Cambios en este aviso
Actualizamos este aviso cuando cambian nuestros servicios o la ley. La fecha que figura al principio indica la versión más reciente.
Kairos-K LTD, número de empresa 14481271, registrada en Inglaterra y Gales. Domicilio social: 48 Railway Street, Llanhilleth, Abertillery, Wales, NP13 2JB.