Condiciones generales de colaboración

Sobre estas condiciones

Estas condiciones generales se aplican a todos los servicios de contabilidad, fiscalidad, nóminas, constitución de empresas y consultoría que prestamos. Se leen junto con su contrato (engagement letter) y su anexo de servicios. En caso de contradicción, prevalece el contrato.

Si usted es consumidor (por ejemplo, un particular que utiliza nuestro servicio de Self Assessment), nada de lo dispuesto en estas condiciones limita sus derechos legales.

Nuestras normas profesionales

La titular de nuestro despacho tiene un certificado de ejercicio profesional (practising certificate) de la Association of International Accountants (AIA), y cumplimos los estatutos, reglamentos y Código Ético de la AIA. También seguimos las normas de Professional Conduct in Taxation y no participaremos en ninguna planificación fiscal que las incumpla, ni que vulnere la General Anti-Abuse Rule o las normas específicas contra la elusión fiscal. Los requisitos de la AIA están disponibles en aiaworldwide.com.

Verificación de identidad

La legislación británica contra el blanqueo de capitales nos obliga a identificar y verificar a nuestros clientes, a sus titulares reales y, cuando sea necesario, el origen de los fondos. Podemos utilizar verificaciones electrónicas de identidad. No podemos empezar a trabajar hasta completar estas verificaciones, y es posible que tengamos que repetirlas durante nuestra relación.

Su aprobación antes de presentar

Presentamos cuentas, declaraciones y otros documentos solo después de que usted los haya visto y aprobado. Usted sigue siendo responsable de la exactitud e integridad de la información que nos facilita y de las declaraciones que presentamos en su nombre una vez aprobadas.

Honorarios y pago

Los precios de nuestra web incluyen el VAT salvo que indiquemos lo contrario. Su contrato (engagement letter) establece sus honorarios o la forma de calcularlos.

Los servicios mensuales se prestan con un contrato anual pagado mensualmente. Los servicios puntuales se facturan al terminar el trabajo, o por fases en los trabajos de mayor volumen. Las facturas se pagan a su recepción, salvo que su contrato indique otra cosa.

Las tasas oficiales, como la tasa de constitución de Companies House, se pagan en su nombre y se le repercuten a precio de coste, sin VAT.

A los clientes empresariales podemos cobrarles intereses legales de demora conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, y podemos suspender el trabajo si las facturas siguen impagadas tras un recordatorio.

Si no está de acuerdo con una factura, comuníquenoslo en un plazo de 21 días para que podamos resolverlo rápidamente. Esto no afecta a sus derechos legales.

Consultas reservadas online

Usted reserva llamadas y consultas en nuestro calendario de reservas de Zoom, gestionado por Zoom Video Communications. Al reservar, confirma que acepta estas condiciones. En una consulta de pago, abona los honorarios por adelantado con tarjeta; los pagos los procesa Stripe y su reserva queda confirmada una vez realizado el pago. La confirmación de la reserva indica el servicio, los honorarios y la hora, y junto con estas condiciones constituye nuestro acuerdo para esa consulta. No se requiere firma.

Una consulta incluye el asesoramiento prestado durante la llamada, basado en la información que usted nos facilita, y un breve resumen por escrito posterior. La preparación de declaraciones, presentaciones u otros trabajos escritos no está incluida y se presupuesta por separado.

Puede cambiar la fecha o cancelar sin coste en cualquier momento antes de que empiece la consulta, y le reembolsamos íntegramente los honorarios. Una vez iniciada la consulta, o si usted no se conecta, los honorarios no son reembolsables. Si tenemos que cambiar una consulta de fecha, puede elegir una nueva hora o el reembolso íntegro.

Si usted es consumidor, normalmente dispone de 14 días para cancelar un contrato de servicios conforme a las Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Al reservar, nos solicita que prestemos la consulta dentro de ese plazo. Pierde el derecho de cancelación una vez que la consulta se ha prestado en su totalidad.

Dinero de clientes

No custodiamos dinero en nombre de los clientes. Si alguna vez tuviéramos que hacerlo, se mantendría en fideicomiso en una cuenta bancaria de clientes independiente, separada del dinero propio de la firma y gestionada conforme a las normas de la AIA sobre dinero de clientes.

Comunicación y grabaciones

Nos comunicamos por correo electrónico, nuestro portal de clientes, WhatsApp y teléfono, y realizamos las consultas por Zoom. Las consultas se graban y transcriben para que el asesoramiento sea preciso y pueda verificarse, y le avisamos antes de empezar a grabar. Le rogamos que confirme por escrito cualquier asesoramiento dado solo de forma verbal en el que tenga intención de basarse.

Confidencialidad y protección de datos

Mantenemos la confidencialidad de sus asuntos, salvo cuando la ley, nuestro organismo profesional o usted mismo exijan su divulgación. Podemos recurrir a subcontratistas sujetos a la misma confidencialidad. Nuestro Aviso de privacidad explica cómo tratamos los datos personales.

Conflictos de intereses

Si surge un conflicto entre sus intereses y los de otro cliente, se lo comunicaremos y adoptaremos las salvaguardas oportunas. Si el conflicto no puede gestionarse, es posible que tengamos que dejar de actuar para uno o ambos clientes.

Nuestra responsabilidad

Prestamos nuestros servicios con la diligencia y competencia razonables. No somos responsables de las pérdidas causadas por información incompleta, inexacta o facilitada con retraso, por no seguir nuestro asesoramiento o por hechos fuera de nuestro control razonable.

Cualquier límite de nuestra responsabilidad se establecerá en su contrato (engagement letter). Nada de lo dispuesto en estas condiciones limita la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia, por fraude ni ninguna otra responsabilidad que no pueda limitarse por ley.

Nuestro asesoramiento es solo para usted. Terceros no pueden basarse en él salvo que lo aceptemos por escrito, y no se aplica la Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999.

Asesoramiento sobre inversiones y seguros

No estamos autorizados por la Financial Conduct Authority para prestar asesoramiento sobre inversiones o seguros. Si lo necesita, le remitiremos a un asesor autorizado.

Registros y documentos

Usted debe conservar sus registros empresariales y fiscales durante los plazos que exige la ley: para las empresas, al menos 6 años desde el cierre del ejercicio contable; para los particulares con ingresos empresariales o de alquiler, al menos 5 años después del plazo de presentación del 31 de enero. Le devolvemos sus documentos originales si lo solicita.

Conservamos nuestros papeles de trabajo durante al menos 6 años y después podemos destruirlos de forma segura. Los derechos de autor de los documentos que preparamos siguen siendo nuestros, pero usted puede utilizarlos para el fin para el que se prepararon.

Fin de la colaboración

Cualquiera de las partes puede poner fin a la colaboración con un preaviso por escrito de 30 días. En los servicios mensuales con contrato anual, el contrato (engagement letter) explica los honorarios que se deban por el resto del periodo acordado. Podemos ponerle fin de inmediato si estamos obligados legal o profesionalmente, o si usted no colabora o nos facilita información falsa.

Cuando se cambie a un nuevo contable, le facilitaremos la autorización profesional (professional clearance) y la información que necesite. Si hemos terminado el trabajo por el que usted ha pagado, no retendremos sus registros sin motivo razonable.

Reclamaciones

Si no está satisfecho con nuestro servicio, siga nuestro procedimiento de reclamaciones. Si no podemos resolverlo, puede remitir el asunto a la Association of International Accountants.

Seguro de responsabilidad civil profesional

Tenemos un seguro de responsabilidad civil profesional, tal como exige la AIA. Los datos de nuestra aseguradora y el ámbito territorial de la cobertura están disponibles a petición.

Legislación aplicable

Estas condiciones se rigen por la legislación de Inglaterra y Gales, y los tribunales de Inglaterra y Gales son competentes. Si usted es consumidor y reside en Escocia o Irlanda del Norte, también puede acudir a los tribunales de su lugar de residencia.