Condiții standard de colaborare (Terms of Engagement)

Despre aceste condiții

Aceste condiții standard se aplică tuturor serviciilor de contabilitate, fiscalitate, salarizare (payroll), înființare de companii și consultanță pe care le prestăm. Ele se citesc împreună cu contractul dumneavoastră (engagement letter) și cu anexa de servicii a acestuia. În caz de contradicție, prevalează contractul.

Dacă sunteți consumator (de exemplu, o persoană fizică ce folosește serviciul nostru de Self Assessment), nimic din aceste condiții nu vă limitează drepturile legale.

Standardele noastre profesionale

Titulara firmei noastre deține un certificat de practică de la Association of International Accountants (AIA), iar noi respectăm statutul, regulamentele și Codul de etică ale AIA. Respectăm, de asemenea, Professional Conduct in Taxation și nu participăm la planificări fiscale care încalcă aceste reguli, General Anti-Abuse Rule sau regulile specifice anti-evitare. Cerințele AIA sunt disponibile pe aiaworldwide.com.

Verificarea identității

Legislația britanică privind combaterea spălării banilor ne obligă să identificăm și să verificăm clienții, beneficiarii reali ai acestora și, la nevoie, sursa fondurilor. Putem folosi verificări electronice ale identității. Nu putem începe lucrul până la finalizarea acestor verificări și poate fi necesar să le repetăm pe parcursul colaborării.

Aprobarea dumneavoastră înainte de depunere

Depunem situațiile financiare, declarațiile și alte documente numai după ce le-ați văzut și aprobat. Rămâneți responsabil pentru exactitatea și caracterul complet al informațiilor pe care ni le furnizați, precum și pentru declarațiile pe care le depunem în numele dumneavoastră după aprobare.

Onorarii și plată

Prețurile de pe site-ul nostru includ VAT, dacă nu se precizează altfel. Contractul dumneavoastră (engagement letter) stabilește onorariul sau modul de calcul al acestuia.

Serviciile lunare se prestează pe baza unui contract anual, plătit lunar. Serviciile punctuale se facturează la finalizarea lucrării sau, pentru lucrările mai mari, în etape. Facturile sunt plătibile la primire, dacă contractul nu prevede altfel.

Taxele oficiale, cum ar fi taxa de înregistrare la Companies House, sunt plătite în numele dumneavoastră și refacturate la cost, fără VAT.

Pentru clienții persoane juridice, putem percepe dobânda legală pentru plățile întârziate în temeiul Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 și putem suspenda lucrul dacă facturile rămân neachitate după o notificare.

Dacă nu sunteți de acord cu o factură, vă rugăm să ne anunțați în termen de 21 de zile, ca să putem rezolva rapid situația. Aceasta nu vă afectează drepturile legale.

Consultații programate online

Programați apelurile și consultațiile în calendarul nostru de programări Zoom, operat de Zoom Video Communications. Prin programare confirmați că acceptați aceste condiții. Pentru o consultație plătită achitați onorariul în avans, cu cardul; plățile sunt procesate de Stripe, iar programarea este confirmată după efectuarea plății. Confirmarea programării precizează serviciul, onorariul și ora și, împreună cu aceste condiții, constituie acordul nostru pentru consultația respectivă. Nu este necesară semnătura.

Consultația include sfaturile oferite în timpul întâlnirii, pe baza informațiilor pe care ni le furnizați, și un scurt rezumat scris după aceea. Întocmirea declarațiilor, a altor documente de depus sau a altor lucrări scrise nu este inclusă și se ofertează separat.

Puteți reprograma sau anula gratuit oricând înainte de începerea consultației, iar noi vă rambursăm integral onorariul. După începerea consultației sau dacă nu vă conectați, onorariul nu se rambursează. Dacă trebuie să mutăm noi o consultație, puteți alege o nouă oră sau rambursarea integrală.

Dacă sunteți consumator, aveți în mod normal 14 zile pentru a renunța la un contract de servicii, conform Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. La programare, ne solicitați să prestăm consultația în acest termen. Pierdeți dreptul de renunțare după ce consultația a fost prestată integral.

Banii clienților

Nu deținem bani în numele clienților. Dacă va fi vreodată necesar, aceștia vor fi păstrați în regim fiduciar într-un cont bancar separat pentru clienți, distinct de banii firmei, și administrați conform regulilor AIA privind banii clienților.

Comunicare și înregistrări

Comunicăm prin e-mail, portalul pentru clienți, WhatsApp și telefon, iar consultațiile au loc pe Zoom. Consultațiile sunt înregistrate și transcrise, pentru ca sfaturile să fie exacte și verificabile, iar noi vă anunțăm înainte de începerea înregistrării. Vă rugăm să confirmați în scris orice sfat dat doar verbal pe care intenționați să vă bazați.

Confidențialitate și protecția datelor

Păstrăm confidențialitatea afacerilor dumneavoastră, cu excepția cazurilor în care legea, organismul nostru profesional sau dumneavoastră solicitați dezvăluirea. Putem folosi subcontractanți obligați la aceeași confidențialitate. Notificarea privind confidențialitatea explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal.

Conflicte de interese

Dacă apare un conflict între interesele dumneavoastră și cele ale altui client, vă vom informa și vom lua măsuri de protecție. Dacă conflictul nu poate fi gestionat, poate fi necesar să încetăm să reprezentăm unul sau ambii clienți.

Răspunderea noastră

Prestăm serviciile cu grija și competența rezonabile. Nu răspundem pentru pierderile cauzate de informații incomplete, inexacte sau furnizate cu întârziere, de nerespectarea sfaturilor noastre ori de evenimente aflate în afara controlului nostru rezonabil.

Orice limitare a răspunderii noastre va fi prevăzută în contractul dumneavoastră (engagement letter). Nimic din aceste condiții nu limitează răspunderea pentru deces sau vătămare corporală cauzate din neglijență, pentru fraudă sau orice altă răspundere care nu poate fi limitată prin lege.

Sfaturile noastre sunt destinate exclusiv dumneavoastră. Alte persoane nu se pot baza pe ele fără acordul nostru scris, iar Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 nu se aplică.

Consultanță privind investițiile și asigurările

Nu suntem autorizați de Financial Conduct Authority să oferim consultanță privind investițiile sau asigurările. Dacă aveți nevoie de așa ceva, vă vom îndruma către un consultant autorizat.

Evidențe și documente

Trebuie să păstrați evidențele de business și fiscale pe perioadele cerute de lege: pentru companii, cel puțin 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar; pentru persoanele fizice cu venituri din activități independente sau din chirii, cel puțin 5 ani după termenul de depunere din 31 ianuarie. Vă returnăm documentele originale la cerere.

Păstrăm documentele noastre de lucru cel puțin 6 ani, după care le putem distruge în siguranță. Drepturile de autor asupra documentelor pe care le întocmim rămân ale noastre, dar le puteți folosi în scopul pentru care au fost întocmite.

Încetarea colaborării

Oricare dintre părți poate înceta colaborarea printr-o notificare scrisă cu 30 de zile înainte. Pentru serviciile lunare pe bază de contract anual, contractul (engagement letter) precizează eventualele onorarii datorate pentru restul perioadei convenite. Putem înceta colaborarea imediat dacă suntem obligați legal sau profesional, ori dacă nu cooperați sau ne furnizați informații false.

Când treceți la un alt contabil, oferim acordul profesional (professional clearance) și informațiile de care are nevoie. Dacă am finalizat lucrarea pentru care ați plătit, nu vă vom reține în mod nejustificat evidențele.

Reclamații

Dacă nu sunteți mulțumit de serviciile noastre, vă rugăm să urmați procedura de reclamații. Dacă nu putem rezolva situația, vă puteți adresa Association of International Accountants.

Asigurarea de răspundere profesională

Deținem asigurare de răspundere profesională, conform cerințelor AIA. Detaliile despre asigurător și acoperirea teritorială sunt disponibile la cerere.

Legea aplicabilă

Aceste condiții sunt guvernate de legea Angliei și Țării Galilor, iar competența revine instanțelor din Anglia și Țara Galilor. Dacă locuiți în Scoția sau Irlanda de Nord și sunteți consumator, puteți introduce acțiuni și la instanțele locale.