Standardowe warunki współpracy (Terms of Engagement)

O tych warunkach

Niniejsze standardowe warunki dotyczą wszystkich świadczonych przez nas usług księgowych, podatkowych, płacowych (payroll), zakładania spółek i doradczych. Stosuje się je łącznie z Twoją umową (engagement letter) i jej załącznikiem z zakresem usług. W razie sprzeczności pierwszeństwo ma umowa (engagement letter).

Jeśli jesteś konsumentem (np. osobą fizyczną korzystającą z naszej usługi Self Assessment), nic w tych warunkach nie ogranicza Twoich ustawowych praw.

Nasze standardy zawodowe

Osoba kierująca naszym biurem posiada licencję zawodową (practising certificate) Association of International Accountants (AIA), a my przestrzegamy statutu, regulaminów i Kodeksu Etyki AIA. Stosujemy również zasady Professional Conduct in Taxation i nie uczestniczymy w planowaniu podatkowym, które je narusza lub narusza General Anti-Abuse Rule albo szczególne przepisy przeciwko unikaniu opodatkowania. Wymogi AIA znajdziesz na aiaworldwide.com.

Weryfikacja tożsamości

Brytyjskie przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wymagają od nas identyfikacji i weryfikacji klientów, ich beneficjentów rzeczywistych oraz, w razie potrzeby, źródła pochodzenia środków. Możemy korzystać z elektronicznej weryfikacji tożsamości. Nie możemy rozpocząć pracy przed zakończeniem tej weryfikacji i może być konieczne jej powtórzenie w trakcie współpracy.

Twoja akceptacja przed złożeniem

Sprawozdania, zeznania, deklaracje i inne dokumenty składamy wyłącznie po tym, jak je zobaczysz i zatwierdzisz. Odpowiadasz za prawidłowość i kompletność przekazanych nam informacji oraz za zeznania i deklaracje, które po Twojej akceptacji składamy w Twoim imieniu.

Opłaty i płatności

Ceny na naszej stronie zawierają VAT, chyba że zaznaczono inaczej. Twoja umowa (engagement letter) określa wysokość opłaty lub sposób jej obliczania.

Usługi miesięczne świadczymy na podstawie umowy rocznej płatnej co miesiąc. Za usługi jednorazowe wystawiamy fakturę po wykonaniu pracy, a przy większych zleceniach etapami. Faktury są płatne po otrzymaniu, chyba że Twoja umowa (engagement letter) stanowi inaczej.

Opłaty urzędowe, np. opłatę Companies House za rejestrację spółki, uiszczamy w Twoim imieniu i refakturujemy po kosztach, bez VAT.

Klientom biznesowym możemy naliczać ustawowe odsetki za opóźnienie na podstawie Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 i możemy wstrzymać pracę, jeśli faktury pozostają nieopłacone po przypomnieniu.

Jeśli nie zgadzasz się z fakturą, poinformuj nas o tym w ciągu 21 dni, abyśmy mogli szybko wyjaśnić sprawę. Nie wpływa to na Twoje prawa wynikające z przepisów.

Konsultacje rezerwowane online

Rozmowy i konsultacje rezerwujesz w naszym kalendarzu rezerwacji Zoom, prowadzonym przez Zoom Video Communications. Dokonując rezerwacji, potwierdzasz akceptację niniejszych warunków. Za płatną konsultację płacisz z góry kartą; płatności obsługuje Stripe, a rezerwacja zostaje potwierdzona po dokonaniu płatności. Potwierdzenie rezerwacji określa usługę, opłatę i termin i wraz z niniejszymi warunkami stanowi naszą umowę dotyczącą tej konsultacji. Podpis nie jest wymagany.

Konsultacja obejmuje porady udzielone w trakcie rozmowy na podstawie przekazanych nam informacji oraz krótkie pisemne podsumowanie po jej zakończeniu. Przygotowanie zeznań, deklaracji, innych dokumentów do złożenia lub innych opracowań pisemnych nie jest w niej zawarte i jest wyceniane osobno.

Możesz bezpłatnie zmienić termin lub odwołać konsultację w dowolnym momencie przed jej rozpoczęciem, a my zwrócimy opłatę w całości. Po rozpoczęciu konsultacji lub jeśli się na nią nie połączysz, opłata nie podlega zwrotowi. Jeśli to my musimy przenieść konsultację, możesz wybrać nowy termin albo pełny zwrot.

Jeśli jesteś konsumentem, co do zasady masz 14 dni na odstąpienie od umowy o świadczenie usług na podstawie Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Dokonując rezerwacji, prosisz nas o przeprowadzenie konsultacji w tym okresie. Prawo odstąpienia tracisz z chwilą pełnego przeprowadzenia konsultacji.

Środki klientów

Nie przechowujemy pieniędzy w imieniu klientów. Gdyby kiedykolwiek okazało się to konieczne, środki te będą przechowywane powierniczo na odrębnym rachunku bankowym klientów, oddzielnie od środków własnych firmy, i zarządzane zgodnie z zasadami AIA dotyczącymi środków klientów.

Komunikacja i nagrania

Komunikujemy się przez e-mail, nasz portal klienta, WhatsApp i telefon, a konsultacje prowadzimy na Zoomie. Konsultacje są nagrywane i transkrybowane, aby porady były dokładne i możliwe do sprawdzenia, a o nagrywaniu informujemy Cię przed jego rozpoczęciem. Prosimy o pisemne potwierdzenie każdej porady udzielonej wyłącznie ustnie, na której zamierzasz polegać.

Poufność i ochrona danych

Twoje sprawy traktujemy jako poufne, chyba że ujawnienia wymagają przepisy, nasza organizacja zawodowa lub Ty. Możemy korzystać z podwykonawców związanych taką samą tajemnicą. Nasza Informacja o prywatności wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe.

Konflikt interesów

Jeśli powstanie konflikt między Twoimi interesami a interesami innego klienta, poinformujemy Cię o tym i wprowadzimy odpowiednie zabezpieczenia. Jeśli konfliktem nie da się zarządzić, możemy być zmuszeni zaprzestać działania na rzecz jednego lub obu klientów.

Nasza odpowiedzialność

Świadczymy usługi z należytą starannością i kompetencją. Nie odpowiadamy za szkody spowodowane informacjami niepełnymi, nieprawidłowymi lub przekazanymi z opóźnieniem, niezastosowaniem się do naszych porad ani zdarzeniami pozostającymi poza naszą rozsądną kontrolą.

Ewentualne ograniczenie naszej odpowiedzialności zostanie określone w Twojej umowie (engagement letter). Nic w niniejszych warunkach nie ogranicza odpowiedzialności za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane zaniedbaniem, za oszustwo ani żadnej innej odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można ograniczyć.

Nasze porady są przeznaczone wyłącznie dla Ciebie. Inne osoby nie mogą na nich polegać bez naszej pisemnej zgody, a Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 nie ma zastosowania.

Doradztwo inwestycyjne i ubezpieczeniowe

Nie posiadamy zezwolenia Financial Conduct Authority na doradztwo inwestycyjne ani ubezpieczeniowe. Jeśli go potrzebujesz, skierujemy Cię do uprawnionego doradcy.

Ewidencja i dokumenty

Musisz przechowywać ewidencję firmową i podatkową przez okres wymagany przepisami: w przypadku spółek co najmniej 6 lat od końca okresu rozliczeniowego; w przypadku osób fizycznych z dochodem z działalności lub najmu co najmniej 5 lat od terminu złożenia zeznania 31 stycznia. Na Twoją prośbę zwracamy oryginały dokumentów.

Nasze dokumenty robocze przechowujemy co najmniej 6 lat, po czym możemy je bezpiecznie zniszczyć. Prawa autorskie do przygotowanych przez nas dokumentów pozostają przy nas, ale możesz z nich korzystać w celu, w jakim zostały przygotowane.

Zakończenie współpracy

Każda ze stron może zakończyć współpracę z 30-dniowym wypowiedzeniem złożonym na piśmie. W przypadku usług miesięcznych w ramach umowy rocznej umowa (engagement letter) określa ewentualne opłaty należne za pozostałą część uzgodnionego okresu. Możemy zakończyć współpracę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli wymagają tego przepisy prawa lub zasady zawodowe albo jeśli nie współpracujesz z nami lub przekazujesz nam nieprawdziwe informacje.

Gdy przechodzisz do nowego księgowego, przekazujemy mu profesjonalne potwierdzenie (professional clearance) i potrzebne informacje. Jeśli zakończyliśmy opłaconą przez Ciebie pracę, nie będziemy bezzasadnie zatrzymywać Twojej dokumentacji.

Reklamacje

Jeśli nasza obsługa Cię nie satysfakcjonuje, skorzystaj z naszej procedury reklamacyjnej. Jeśli nie uda nam się rozwiązać sprawy, możesz zgłosić ją do Association of International Accountants.

Ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej

Zgodnie z wymogami AIA posiadamy ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej. Dane naszego ubezpieczyciela i zakres terytorialny ochrony udostępniamy na życzenie.

Prawo właściwe

Niniejsze warunki podlegają prawu Anglii i Walii, a jurysdykcję mają sądy Anglii i Walii. Jeśli jako konsument mieszkasz w Szkocji lub Irlandii Północnej, możesz również wszcząć postępowanie przed sądami właściwymi dla miejsca zamieszkania.