Condições Gerais de Colaboração

Sobre estas condições

Estas condições gerais aplicam-se a todos os serviços de contabilidade, fiscalidade, processamento salarial (payroll), constituição de empresas e consultoria que prestamos. São lidas em conjunto com o seu contrato (engagement letter) e a respetiva lista de serviços. Em caso de conflito, prevalece o contrato.

Se for consumidor (por exemplo, um particular que utiliza o nosso serviço de Self Assessment), nada nestas condições limita os seus direitos legais.

As nossas normas profissionais

A responsável do nosso gabinete é titular de um certificado de exercício (practising certificate) da Association of International Accountants (AIA), e seguimos os estatutos, regulamentos e Código de Ética da AIA. Seguimos também as Professional Conduct in Taxation e não participamos em planeamento fiscal que as viole, nem que viole a General Anti-Abuse Rule ou as regras específicas antiabuso. Os requisitos da AIA estão disponíveis em aiaworldwide.com.

Verificação de identidade

A legislação britânica de prevenção do branqueamento de capitais obriga-nos a identificar e verificar os nossos clientes, os seus beneficiários efetivos e, quando necessário, a origem dos fundos. Podemos utilizar verificações eletrónicas de identidade. Não podemos iniciar o trabalho antes de concluídas estas verificações, e poderemos ter de as repetir durante a nossa relação.

A sua aprovação antes da submissão

Submetemos contas, declarações e outros documentos oficiais apenas depois de os ter visto e aprovado. Continua a ser responsável pela exatidão e integridade das informações que nos fornece, bem como pelas declarações que submetemos em seu nome depois de aprovadas.

Honorários e pagamento

Os preços no nosso site incluem VAT, salvo indicação em contrário. O seu contrato (engagement letter) indica os honorários ou a forma de cálculo.

Os serviços mensais funcionam com um contrato anual pago mensalmente. Os serviços pontuais são faturados após a conclusão do trabalho ou, em trabalhos maiores, por fases. As faturas são pagas na receção, salvo indicação em contrário no contrato.

As taxas oficiais, como a taxa de constituição da Companies House, são pagas em seu nome e debitadas pelo valor de custo, sem VAT.

Para clientes empresariais, podemos cobrar juros legais sobre pagamentos em atraso ao abrigo do Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, e podemos suspender o trabalho se as faturas continuarem por pagar após um lembrete.

Se não concordar com uma fatura, informe-nos no prazo de 21 dias para que possamos resolver rapidamente. Isto não afeta os seus direitos legais.

Consultas marcadas online

Marca reuniões e consultas no nosso calendário de marcações Zoom, gerido pela Zoom Video Communications. Ao marcar, confirma que aceita estas condições. Numa consulta paga, paga os honorários antecipadamente com cartão; os pagamentos são processados pela Stripe e a marcação fica confirmada após o pagamento. A confirmação da marcação indica o serviço, o preço e a hora e, juntamente com estas condições, constitui o nosso acordo para essa consulta. Não é necessária assinatura.

Uma consulta inclui o aconselhamento prestado durante a reunião, com base nas informações que nos fornece, e um breve resumo escrito posterior. A preparação de declarações, submissões ou outros trabalhos escritos não está incluída e é orçamentada à parte.

Pode reagendar ou cancelar gratuitamente a qualquer momento antes do início da consulta, e reembolsamos o valor na totalidade. Depois de a consulta começar, ou se não comparecer, o valor não é reembolsável. Se precisarmos de alterar uma consulta, pode escolher uma nova hora ou o reembolso total.

Se for consumidor, dispõe normalmente de 14 dias para cancelar um contrato de prestação de serviços ao abrigo das Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Ao marcar, pede-nos que prestemos a consulta dentro desse prazo. Perde o direito de cancelamento depois de a consulta ter sido prestada na totalidade.

Dinheiro de clientes

Não detemos dinheiro em nome de clientes. Se alguma vez for necessário, será mantido em fidúcia numa conta bancária de clientes separada, distinta do dinheiro próprio da empresa e gerida de acordo com as regras da AIA sobre dinheiro de clientes.

Comunicação e gravações

Comunicamos por email, através do nosso portal de clientes, por WhatsApp e por telefone, e realizamos as consultas por Zoom. As consultas são gravadas e transcritas para que o aconselhamento seja exato e verificável, e informamo-lo antes de a gravação começar. Confirme por escrito qualquer aconselhamento dado apenas oralmente em que pretenda basear-se.

Confidencialidade e proteção de dados

Mantemos os seus assuntos confidenciais, exceto quando a lei, o nosso organismo profissional ou o próprio cliente exijam a sua divulgação. Podemos recorrer a subcontratados sujeitos à mesma confidencialidade. O nosso Aviso de Privacidade explica como tratamos os dados pessoais.

Conflitos de interesses

Se surgir um conflito entre os seus interesses e os de outro cliente, informá-lo-emos e adotaremos salvaguardas. Se o conflito não puder ser gerido, poderemos ter de deixar de representar um ou ambos os clientes.

A nossa responsabilidade

Prestamos os nossos serviços com o cuidado e a competência razoáveis. Não somos responsáveis por perdas causadas por informações incompletas, inexatas ou fornecidas tardiamente, pelo incumprimento do nosso aconselhamento ou por acontecimentos fora do nosso controlo razoável.

Qualquer limite à nossa responsabilidade constará do seu contrato (engagement letter). Nada nestas condições limita a responsabilidade por morte ou danos pessoais causados por negligência, por fraude ou qualquer outra responsabilidade que não possa ser limitada por lei.

O nosso aconselhamento destina-se apenas a si. Terceiros não se podem basear nele, salvo acordo nosso por escrito, e o Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 não se aplica.

Aconselhamento sobre investimentos e seguros

Não estamos autorizados pela Financial Conduct Authority a prestar aconselhamento sobre investimentos ou seguros. Se precisar, encaminhá-lo-emos para um consultor autorizado.

Registos e documentos

Deve conservar os seus registos empresariais e fiscais durante os períodos exigidos por lei: para empresas, pelo menos 6 anos a contar do fim do período contabilístico; para particulares com rendimentos empresariais ou de arrendamento, pelo menos 5 anos após o prazo de submissão de 31 de janeiro. Devolvemos os seus documentos originais a pedido.

Conservamos os nossos papéis de trabalho durante pelo menos 6 anos e podemos depois destruí-los de forma segura. Os direitos de autor dos documentos que preparamos continuam a ser nossos, mas pode utilizá-los para o fim a que se destinam.

Cessação da colaboração

Qualquer das partes pode pôr termo à colaboração mediante aviso prévio por escrito de 30 dias. Nos serviços mensais com contrato anual, o contrato (engagement letter) explica os honorários eventualmente devidos pelo restante período acordado. Podemos pôr-lhe termo de imediato se a lei ou as normas profissionais o exigirem, ou se não colaborar connosco ou nos fornecer informações falsas.

Quando mudar para outro contabilista, fornecemos a autorização profissional (professional clearance) e as informações de que este precisa. Quando tivermos concluído o trabalho que pagou, não reteremos injustificadamente os seus registos.

Reclamações

Se não estiver satisfeito com o nosso serviço, siga o nosso procedimento de reclamações. Se não conseguirmos resolver a questão, pode apresentá-la à Association of International Accountants.

Seguro de responsabilidade civil profissional

Temos seguro de responsabilidade civil profissional, conforme exigido pela AIA. Os dados da seguradora e a cobertura territorial estão disponíveis a pedido.

Lei aplicável

Estas condições regem-se pela lei de Inglaterra e País de Gales, e os tribunais de Inglaterra e País de Gales são competentes. Se for consumidor e residir na Escócia ou na Irlanda do Norte, pode também intentar uma ação nos tribunais locais.