Quem somos
A Kairos-K LTD («Kairos-K», «nós») é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais descritos neste aviso. Somos um gabinete de contabilidade independente e uma entidade de formação.
Contacto para proteção de dados: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485, ou por correio para a nossa sede social. Referência de registo no ICO: ZB564813.
Este aviso abrange o nosso site, os nossos serviços de contabilidade e consultoria, a nossa rede de parceiros e as nossas comunicações consigo. Avisos separados abrangem os candidatos a emprego e as entrevistas em vídeo e os nossos cookies.
O que recolhemos
- Dados de contacto: nome, email, telefone, morada e as mensagens que nos envia através dos nossos formulários, email, WhatsApp, Telegram ou telefone.
- Informação de identificação e de prevenção do branqueamento de capitais: comprovativo de identidade e de morada, data de nascimento, nacionalidade, informação sobre a titularidade da empresa, os beneficiários efetivos e a origem dos fundos, e os resultados das verificações de identidade.
- Informação financeira e fiscal: extratos bancários, faturas, recibos, registos de processamento salarial, referências fiscais (UTR, National Insurance, referências de VAT e PAYE) e a informação de que precisamos para preparar as suas contas e declarações.
- Informação sobre outras pessoas que nos fornece para fazermos o nosso trabalho, como os seus trabalhadores, diretores, sócios ou familiares. Certifique-se de que sabem que partilhou essa informação.
- Gravações e transcrições de consultas e chamadas realizadas por Zoom ou por telefone, e os resumos que preparamos a partir delas.
- Dados do site e do dispositivo: páginas visitadas, informação sobre o dispositivo e o navegador e, apenas com o seu consentimento, cookies de análise e de publicidade.
- Candidaturas de parceiros e agentes: a sua experiência, o seu mercado e os seus planos de negócio.
Para que os utilizamos e o nosso fundamento jurídico
| Finalidade | Fundamento jurídico |
|---|---|
| Responder a pedidos de informação e preparar orçamentos | Diligências pré-contratuais a seu pedido; interesses legítimos |
| Prestar serviços de contabilidade, fiscalidade, processamento salarial, constituição de empresas e consultoria | Contrato |
| Verificações de identidade, de prevenção do branqueamento de capitais e de sanções | Obrigação legal (Money Laundering Regulations 2017). Utilizamos estes dados apenas para prevenir o branqueamento de capitais e o financiamento do terrorismo, salvo se a lei permitir outra utilização. |
| Manter registos contabilísticos e fiscais e tratar com o HMRC e a Companies House enquanto seu agente | Contrato; obrigação legal |
| Marcar chamadas e consultas através do Zoom Scheduler (o seu nome, email, respostas às perguntas da marcação e confirmação das nossas condições) e receber pagamentos através do Stripe | Diligências pré-contratuais a seu pedido; contrato; obrigação legal (registos fiscais) |
| Gravar e transcrever consultas para que o aconselhamento seja exato e possa ser verificado | Interesses legítimos (qualidade, exatidão e proteção de ambas as partes). Informamo-lo antes de a gravação começar. |
| Regulação profissional, reclamações e seguros | Obrigação legal; interesses legítimos |
| Newsletters e marketing por email ou mensagem | O seu consentimento ou, no caso de clientes existentes, o «soft opt-in» para serviços semelhantes. Pode deixar de receber a qualquer momento. |
| Cookies de análise e de publicidade (Google Analytics, Google Ads e píxeis da Meta e do TikTok) | Consentimento |
| Manter um registo da sua escolha de cookies através do CookieScript, o nosso fornecedor de gestão de consentimento de cookies, para podermos demonstrar o que aceitou | Obrigação legal (UK GDPR, artigo 7.º, n.º 1: temos de poder demonstrar que o consentimento foi dado) |
| Responder às perguntas escritas em «Perguntar o preço», o assistente automático de preços do nosso site, com base na nossa tabela de preços atual. A sua pergunta é enviada à Anthropic (Claude), um serviço de IA, para redigir a resposta, e não é guardada por nós; para impedir abusos automatizados, contamos as perguntas por endereço IP abreviado durante até 2 dias. Não introduza aí dados pessoais nem financeiros. | Interesses legítimos |
| Analisar candidaturas de parceiros, agentes e franchising | Diligências pré-contratuais a seu pedido; interesses legítimos |
Quando surgem nos seus registos dados de saúde ou outras categorias especiais de dados (por exemplo, statutory sick pay), tratamo-los apenas na medida do necessário para cumprir obrigações laborais e fiscais ao abrigo do Data Protection Act 2018.
Transferências internacionais
Alguns fornecedores armazenam dados fora do Reino Unido. Nesses casos, recorremos a uma decisão de adequação do Reino Unido ou ao International Data Transfer Agreement ou Addendum, para que os seus dados mantenham um nível de proteção equivalente.
Durante quanto tempo os conservamos
- Pedidos de informação que não resultam em trabalho: até 24 meses.
- Processos de clientes e registos contabilísticos e fiscais: 6 anos a contar do fim do período contabilístico ou do ano fiscal a que dizem respeito, ou mais tempo, se a lei fiscal o exigir.
- Registos de prevenção do branqueamento de capitais: 5 anos após o fim da nossa relação de negócio, conforme exigem as Money Laundering Regulations, sendo depois eliminados, salvo se a lei permitir um prazo maior.
- Gravações e transcrições de chamadas: durante a vigência da prestação de serviços e mais 6 anos, para podermos demonstrar o aconselhamento dado.
- Registos de consentimento para marketing: até retirar o consentimento, mais 2 anos.
- Registos de consentimento de cookies: guardados na nossa conta CookieScript para demonstrar o que aceitou. Pode alterar a sua escolha a qualquer momento em Definições de cookies.
Os seus direitos
- Aceder a uma cópia dos seus dados pessoais.
- Obter a retificação de dados inexatos.
- Obter o apagamento dos dados ou a limitação da sua utilização, quando a lei o permitir.
- Opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos e, a qualquer momento, ao marketing direto.
- Receber os dados que nos forneceu num formato portável.
- Retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar o que fizemos antes.
Contacte office@kairos-k-practice.com. Respondemos no prazo de um mês. Podemos pedir-lhe primeiro que confirme a sua identidade. Alguns direitos são limitados por lei, por exemplo quando temos de conservar registos para o HMRC ou para efeitos de prevenção do branqueamento de capitais.
Reclamações sobre os seus dados
Informe-nos primeiro, através de office@kairos-k-practice.com. Confirmamos a receção da sua reclamação no prazo de 5 dias úteis e investigamo-la sem demora injustificada.
Pode também apresentar reclamação ao Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.
Segurança
Utilizamos encriptação, controlos de acesso, autenticação de dois fatores, portais de cliente seguros e acordos de confidencialidade com o pessoal. A nossa equipa trabalha remotamente, apenas em sistemas da empresa. O email não é totalmente seguro, por isso utilize o nosso portal do cliente para documentos sensíveis.
Alterações a este aviso
Atualizamos este aviso quando os nossos serviços ou a lei mudam. A data no topo indica a versão mais recente.
Kairos-K LTD, company number 14481271, registada em Inglaterra e no País de Gales. Sede social: 48 Railway Street, Llanhilleth, Abertillery, Wales, NP13 2JB.