Cine suntem
Kairos-K LTD („Kairos-K”, „noi”) este operatorul datelor personale descrise în această notificare. Suntem o firmă de contabilitate independentă și un furnizor de formare profesională.
Contact pentru protecția datelor: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485 sau prin poștă, la sediul nostru social. Referința de înregistrare la ICO: ZB564813.
Această notificare se aplică site-ului nostru, serviciilor noastre de contabilitate și consultanță, rețelei noastre de parteneri și comunicărilor noastre cu dumneavoastră. Notificări separate acoperă candidații la posturi și interviurile video și cookie-urile noastre.
Ce date colectăm
- Date de contact: nume, e-mail, telefon, adresă și mesajele pe care ni le trimiteți prin formulare, e-mail, WhatsApp, Telegram sau telefon.
- Informații de identificare și pentru prevenirea spălării banilor: dovada identității și a adresei, data nașterii, cetățenia, informații despre structura de proprietate a companiei, beneficiarii reali și sursa fondurilor, precum și rezultatele verificărilor de identitate.
- Informații financiare și fiscale: extrase bancare, facturi, chitanțe, evidențe de salarizare, referințe fiscale (UTR, National Insurance, referințe VAT și PAYE) și informațiile de care avem nevoie pentru a vă întocmi situațiile financiare și declarațiile.
- Informații despre alte persoane pe care ni le dați pentru a ne face munca, de exemplu angajații, directorii, acționarii sau membrii familiei dumneavoastră. Vă rugăm să vă asigurați că aceștia știu că le-ați transmis datele.
- Înregistrări și transcrieri ale consultațiilor și apelurilor desfășurate pe Zoom sau prin telefon, precum și rezumatele pe care le întocmim pe baza lor.
- Date despre site și dispozitiv: paginile vizitate, informații despre dispozitiv și browser și, doar cu acordul dumneavoastră, cookie-uri de analiză și de publicitate.
- Candidaturi de parteneri și agenți: experiența, piața și planurile de afaceri ale dumneavoastră.
De ce le folosim și temeiul legal
| Scop | Temeiul legal |
|---|---|
| Răspunsul la solicitări și pregătirea ofertelor de preț | Demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract; interese legitime |
| Furnizarea serviciilor de contabilitate, fiscalitate, salarizare, înființare de companii și consultanță | Contract |
| Verificări de identitate, de prevenire a spălării banilor și privind sancțiunile | Obligație legală (Money Laundering Regulations 2017). Folosim aceste date doar pentru prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului, cu excepția cazului în care legea permite altfel. |
| Păstrarea evidențelor contabile și fiscale și relația cu HMRC și Companies House în calitate de agent al dumneavoastră | Contract; obligație legală |
| Programarea apelurilor și consultațiilor prin Zoom Scheduler (numele, e-mailul, răspunsurile la întrebările de programare și confirmarea condițiilor noastre) și încasarea plății prin Stripe | Demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract; contract; obligație legală (evidențe fiscale) |
| Înregistrarea și transcrierea consultațiilor, pentru ca recomandările să fie exacte și să poată fi verificate | Interese legitime (calitate, exactitate și protecția ambelor părți). Vă anunțăm înainte de începerea înregistrării. |
| Reglementarea profesională, plângeri și asigurare | Obligație legală; interese legitime |
| Newslettere și marketing prin e-mail sau mesaje | Consimțământul dumneavoastră sau, pentru clienții existenți, „soft opt-in” pentru servicii similare. Vă puteți dezabona oricând. |
| Cookie-uri de analiză și de publicitate (Google Analytics, Google Ads și pixelii Meta și TikTok) | Consimțământ |
| Păstrarea unei evidențe a opțiunii dumneavoastră privind cookie-urile prin CookieScript, furnizorul nostru de gestionare a consimțământului pentru cookie-uri, ca să putem arăta la ce ați consimțit | Obligație legală (UK GDPR, articolul 7 alineatul (1): trebuie să putem demonstra că s-a dat consimțământul) |
| Răspunsul la întrebările introduse în „Întrebați prețul”, asistentul automat de prețuri de pe site-ul nostru, pe baza listei noastre actuale de prețuri. Întrebarea dumneavoastră este trimisă către Anthropic (Claude), un serviciu de inteligență artificială, pentru formularea răspunsului și nu este stocată de noi; pentru a preveni abuzurile automate, numărăm întrebările pentru fiecare adresă IP scurtată, timp de cel mult 2 zile. Vă rugăm să nu introduceți acolo date personale sau financiare. | Interese legitime |
| Evaluarea candidaturilor de parteneri, agenți și francize | Demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract; interese legitime |
Atunci când în evidențele dumneavoastră apar date privind sănătatea sau alte categorii speciale de date (de exemplu, statutory sick pay), le prelucrăm doar în măsura necesară pentru obligațiile de muncă și fiscale, conform Data Protection Act 2018.
Transferuri internaționale
Unii furnizori stochează date în afara Regatului Unit. În aceste cazuri, ne bazăm pe un regulament de adecvare al Regatului Unit sau pe International Data Transfer Agreement ori Addendum, astfel încât datele dumneavoastră să beneficieze de un nivel echivalent de protecție.
Cât timp le păstrăm
- Solicitările care nu duc la o colaborare: până la 24 de luni.
- Dosarele clienților, evidențele contabile și fiscale: 6 ani de la sfârșitul perioadei contabile sau al anului fiscal la care se referă sau mai mult, dacă legislația fiscală o cere.
- Evidențele privind prevenirea spălării banilor: 5 ani de la încheierea relației de afaceri, așa cum cer Money Laundering Regulations, apoi se șterg, cu excepția cazului în care legea permite o perioadă mai lungă.
- Înregistrările și transcrierile apelurilor: pe durata colaborării plus 6 ani, ca să putem arăta ce s-a recomandat.
- Evidențele consimțământului pentru marketing: până la retragerea consimțământului, plus 2 ani.
- Evidențele consimțământului pentru cookie-uri: păstrate în contul nostru CookieScript, pentru a arăta la ce ați consimțit. Vă puteți schimba oricând opțiunea din Setări cookie-uri.
Drepturile dumneavoastră
- Să primiți o copie a datelor dumneavoastră personale.
- Să cereți corectarea datelor inexacte.
- Să cereți ștergerea datelor sau restricționarea utilizării lor, acolo unde legea permite.
- Să vă opuneți prelucrării bazate pe interese legitime și, oricând, marketingului direct.
- Să primiți datele pe care ni le-ați furnizat într-un format portabil.
- Să vă retrageți oricând consimțământul, fără a afecta prelucrarea efectuată anterior.
Scrieți-ne la office@kairos-k-practice.com. Răspundem în termen de o lună. Este posibil să vă cerem mai întâi să vă confirmați identitatea. Unele drepturi sunt limitate prin lege, de exemplu atunci când trebuie să păstrăm evidențe pentru HMRC sau în scopul prevenirii spălării banilor.
Plângeri privind datele dumneavoastră
Vă rugăm să ne spuneți mai întâi nouă, la office@kairos-k-practice.com. Vă confirmăm primirea plângerii în 5 zile lucrătoare și o investigăm fără întârzieri nejustificate.
Puteți depune o plângere și la Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.
Securitate
Folosim criptare, controlul accesului, autentificare în doi pași, portaluri securizate pentru clienți și acorduri de confidențialitate cu personalul. Echipa noastră lucrează la distanță, exclusiv pe sistemele companiei. E-mailul nu este complet sigur, așa că vă rugăm să folosiți portalul pentru clienți pentru documentele sensibile.
Modificări ale acestei notificări
Actualizăm această notificare atunci când se schimbă serviciile noastre sau legislația. Data din partea de sus arată cea mai recentă versiune.
Kairos-K LTD, număr de înregistrare 14481271, înregistrată în Anglia și Țara Galilor. Sediul social: 48 Railway Street, Llanhilleth, Abertillery, Wales, NP13 2JB.