رازداری کا نوٹس

ہم کون ہیں

Kairos-K LTD ("Kairos-K"، "ہم") اس نوٹس میں بیان کردہ ذاتی ڈیٹا کی controller ہے۔ ہم ایک آزاد اکاؤنٹنسی فرم اور تربیت فراہم کرنے والا ادارہ ہیں۔

ڈیٹا پروٹیکشن کے لیے رابطہ: office@kairos-k-practice.com، +44 29 2255 0485، یا ہمارے رجسٹرڈ دفتر کو بذریعہ ڈاک۔ ICO رجسٹریشن ریفرنس: ZB564813۔

یہ نوٹس ہماری ویب سائٹ، ہماری اکاؤنٹنسی اور مشاورتی خدمات، ہمارے پارٹنر نیٹ ورک اور آپ کے ساتھ ہماری خط و کتابت پر لاگو ہوتا ہے۔ ملازمت کے امیدواروں اور ویڈیو انٹرویوز اور ہماری کوکیز کے لیے الگ نوٹس ہیں۔

ہم کیا جمع کرتے ہیں

• رابطے کی تفصیلات: نام، ای میل، فون، پتہ، اور وہ پیغامات جو آپ ہمارے فارمز، ای میل، WhatsApp، Telegram یا فون کے ذریعے بھیجتے ہیں۔
• شناخت اور اینٹی منی لانڈرنگ سے متعلق معلومات: شناخت اور پتے کا ثبوت، تاریخِ پیدائش، شہریت، کمپنی کی ملکیت، beneficial owners اور فنڈز کے ذرائع کے بارے میں معلومات، اور شناختی جانچ کے نتائج۔
• مالی اور ٹیکس معلومات: بینک اسٹیٹمنٹس، انوائسز، رسیدیں، تنخواہوں (payroll) کا ریکارڈ، ٹیکس ریفرنسز (UTR، National Insurance، VAT اور PAYE ریفرنسز)، اور وہ معلومات جو آپ کے اکاؤنٹس اور ریٹرنز تیار کرنے کے لیے درکار ہیں۔
• دوسرے افراد کے بارے میں معلومات جو آپ ہمیں ہمارا کام کرنے کے لیے دیتے ہیں، جیسے آپ کے ملازمین، ڈائریکٹرز، شیئر ہولڈرز یا اہلِ خانہ۔ براہِ کرم یقینی بنائیں کہ انہیں معلوم ہو کہ آپ نے یہ معلومات شیئر کی ہیں۔
• Zoom یا فون پر ہونے والی مشاورتوں اور کالز کی ریکارڈنگز اور ٹرانسکرپٹس، اور ان سے ہمارے تیار کردہ خلاصے۔
• ویب سائٹ اور ڈیوائس کا ڈیٹا: دیکھے گئے صفحات، ڈیوائس اور براؤزر کی معلومات اور، صرف آپ کی رضامندی سے، اینالیٹکس اور اشتہاری کوکیز۔
• پارٹنر اور ایجنٹ کی درخواستیں: آپ کا پس منظر، مارکیٹ اور کاروباری منصوبے۔

ہم اسے کیوں استعمال کرتے ہیں، اور ہماری قانونی بنیاد

جہاں صحت یا دیگر خصوصی زمرے (special category) کا ڈیٹا آپ کے ریکارڈ میں آتا ہے (مثلاً statutory sick pay)، ہم اسے صرف Data Protection Act 2018 کے تحت ملازمت اور ٹیکس کی ذمہ داریوں کے لیے ضرورت کے مطابق پروسیس کرتے ہیں۔

ہم اسے کس کے ساتھ شیئر کرتے ہیں

• HM Revenue & Customs، Companies House، The Pensions Regulator اور دیگر سرکاری ادارے، جب ہم آپ کی نمائندگی کرتے ہیں یا قانون اس کا تقاضا کرتا ہے۔
• ہمارا پیشہ ورانہ ادارہ، Association of International Accountants، نگرانی اور معیار کے جائزوں کے لیے، اور ہماری professional indemnity انشورنس کمپنیاں۔
• سروس فراہم کنندگان جو معاہدے کے تحت ہمارے لیے ڈیٹا پروسیس کرتے ہیں: اکاؤنٹنگ اور payroll سافٹ ویئر، کلاؤڈ اسٹوریج، ہمارا CRM، Zoom، ای میل، ٹیلی فونی، شناخت کی تصدیق اور ای سگنیچر فراہم کنندگان، Zoom Scheduler جو ہمارا آن لائن بکنگ کیلنڈر چلاتا ہے، Stripe جو آن لائن بک کی گئی مشاورتوں کی کارڈ ادائیگیاں پروسیس کرتا ہے، Anthropic جس کا AI ماڈل (Claude) ہمارے خودکار پرائس اسسٹنٹ کے جوابات لکھتا ہے، اور CookieScript جو ہمارا کوکی بینر دکھاتا ہے اور کوکی انتخاب کا ریکارڈ رکھتا ہے۔
• Kairos-K نیٹ ورک کے پارٹنرز (ایجنٹس اور فرنچائز یونٹس) صرف اس صورت میں جب انہوں نے آپ کو متعارف کرایا ہو یا آپ کو خدمات دیتے ہوں، اور صرف اتنا جتنا انہیں ضرورت ہو۔
• دیگر مشیر جن کے ساتھ کام کرنے کا آپ ہم سے کہیں، اور اگر آپ اکاؤنٹنٹ بدلیں تو نیا اکاؤنٹنٹ، جب آپ ہم سے کام منتقل کرنے کو کہیں۔
• قانون نافذ کرنے والے ادارے، بشمول National Crime Agency، جہاں قانون رپورٹ کا تقاضا کرتا ہے۔

ہم آپ کا ذاتی ڈیٹا فروخت نہیں کرتے۔

بین الاقوامی منتقلی

کچھ فراہم کنندگان ڈیٹا UK سے باہر محفوظ کرتے ہیں۔ ایسی صورت میں ہم UK adequacy regulation یا International Data Transfer Agreement یا Addendum استعمال کرتے ہیں، تاکہ آپ کے ڈیٹا کو مساوی درجے کا تحفظ حاصل رہے۔

ہم اسے کتنی دیر رکھتے ہیں

• وہ استفسارات جن سے کام شروع نہ ہو: زیادہ سے زیادہ 24 مہینے۔
• کلائنٹ فائلز، اکاؤنٹنگ اور ٹیکس ریکارڈ: متعلقہ اکاؤنٹنگ پیریڈ یا ٹیکس سال کے اختتام سے 6 سال، یا جہاں ٹیکس قانون تقاضا کرے وہاں اس سے زیادہ۔
• اینٹی منی لانڈرنگ ریکارڈ: ہمارا کاروباری تعلق ختم ہونے کے 5 سال بعد تک، جیسا کہ Money Laundering Regulations کا تقاضا ہے، پھر حذف، الا یہ کہ قانون زیادہ مدت کی اجازت دے۔
• کال ریکارڈنگز اور ٹرانسکرپٹس: معاہدے کی پوری مدت اور اس کے بعد 6 سال، تاکہ ہم دکھا سکیں کہ کیا مشورہ دیا گیا تھا۔
• مارکیٹنگ رضامندی کا ریکارڈ: جب تک آپ رضامندی واپس نہ لیں، اور اس کے بعد 2 سال۔
• کوکی رضامندی کا ریکارڈ: ہمارے CookieScript اکاؤنٹ میں رکھا جاتا ہے تاکہ دکھایا جا سکے کہ آپ نے کس بات پر اتفاق کیا۔ آپ کوکی سیٹنگز کے ذریعے کسی بھی وقت اپنا انتخاب بدل سکتے ہیں۔

آپ کے حقوق

• اپنے ذاتی ڈیٹا کی کاپی حاصل کرنا۔
• غلط ڈیٹا درست کروانا۔
• جہاں قانون اجازت دے، ڈیٹا حذف کروانا یا اس کے استعمال کو محدود کروانا۔
• جائز مفادات کی بنیاد پر پروسیسنگ پر اعتراض کرنا، اور کسی بھی وقت براہِ راست مارکیٹنگ پر اعتراض کرنا۔
• اپنا دیا ہوا ڈیٹا قابلِ منتقلی فارمیٹ میں حاصل کرنا۔
• کسی بھی وقت رضامندی واپس لینا، اس سے پہلے کیے گئے کام پر اثر ڈالے بغیر۔

رابطہ کریں: office@kairos-k-practice.com۔ ہم ایک مہینے کے اندر جواب دیتے ہیں۔ ہم پہلے آپ سے اپنی شناخت کی تصدیق کرنے کو کہہ سکتے ہیں۔ کچھ حقوق قانون کے تحت محدود ہیں، مثلاً جہاں ہمیں HMRC یا اینٹی منی لانڈرنگ کے مقاصد کے لیے ریکارڈ رکھنا لازم ہو۔

آپ کے ڈیٹا سے متعلق شکایات

براہِ کرم پہلے ہمیں office@kairos-k-practice.com پر بتائیں۔ ہم 5 کاروباری دنوں کے اندر آپ کی شکایت کی وصولی کی تصدیق کریں گے اور بلا وجہ تاخیر کے اس کی تحقیق کریں گے۔

آپ Information Commissioner's Office سے بھی شکایت کر سکتے ہیں: ico.org.uk/make-a-complaint، 0303 123 1113۔

سیکیورٹی

ہم انکرپشن، رسائی کے کنٹرولز، two-factor authentication، محفوظ کلائنٹ پورٹلز اور عملے کے رازداری کے معاہدے استعمال کرتے ہیں۔ ہماری ٹیم صرف کمپنی کے سسٹمز پر ریموٹ کام کرتی ہے۔ ای میل مکمل طور پر محفوظ نہیں، اس لیے حساس دستاویزات کے لیے براہِ کرم ہمارا کلائنٹ پورٹل استعمال کریں۔

اس نوٹس میں تبدیلیاں

جب ہماری خدمات یا قانون بدلتا ہے تو ہم یہ نوٹس اپ ڈیٹ کرتے ہیں۔ اوپر دی گئی تاریخ تازہ ترین ورژن ظاہر کرتی ہے۔