Кто мы
Kairos-K LTD («Kairos-K», «мы», «нас») является контролёром персональных данных, описанных в этом уведомлении. Мы — независимая бухгалтерская компания и провайдер обучения.
Контакт по вопросам защиты данных: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485 или почтой на наш юридический адрес (registered office). Регистрационный номер в ICO: ZB564813.
Это уведомление распространяется на наш сайт, бухгалтерские и консультационные услуги, партнёрскую сеть и нашу переписку с вами. Отдельные уведомления касаются кандидатов на работу и видеособеседований и наших cookie.
Какие данные мы собираем
- Контактные данные: имя, email, телефон, адрес и сообщения, которые вы отправляете через наши формы, по email, в WhatsApp, Telegram или по телефону.
- Данные для идентификации и противодействия отмыванию денег: подтверждение личности и адреса, дата рождения, гражданство, сведения о владельцах компании, конечных бенефициарах и источнике средств, а также результаты проверок личности.
- Финансовые и налоговые данные: банковские выписки, счета, чеки, данные по зарплате, налоговые идентификаторы (UTR, номера National Insurance, VAT и PAYE) и сведения, необходимые для подготовки вашей отчётности и деклараций.
- Данные о других людях, которые вы передаёте нам для работы, например о ваших сотрудниках, директорах, акционерах или членах семьи. Пожалуйста, убедитесь, что они знают о том, что вы ими поделились.
- Записи и расшифровки консультаций и звонков в Zoom или по телефону, а также резюме, которые мы по ним готовим.
- Данные сайта и устройства: посещённые страницы, сведения об устройстве и браузере и — только с вашего согласия — аналитические и рекламные cookie.
- Заявки партнёров и агентов: ваш опыт, рынок и бизнес-планы.
Зачем мы их используем и правовые основания
| Цель | Правовое основание |
|---|---|
| Ответы на запросы и подготовка расчёта стоимости | Действия по вашему запросу до заключения договора; законные интересы |
| Оказание бухгалтерских, налоговых, зарплатных, консультационных услуг и услуг по регистрации компаний | Договор |
| Проверки личности, проверки на отмывание денег и санкционные проверки | Юридическая обязанность (Money Laundering Regulations 2017). Мы используем эти данные только для предотвращения отмывания денег и финансирования терроризма, если закон не допускает иного. |
| Ведение бухгалтерских и налоговых записей и взаимодействие с HMRC и Companies House в качестве вашего агента | Договор; юридическая обязанность |
| Запись на встречи и консультации через Zoom Scheduler (ваше имя, email, ответы на вопросы при записи и подтверждение наших условий) и приём оплаты через Stripe | Действия по вашему запросу до заключения договора; договор; юридическая обязанность (налоговые записи) |
| Запись и расшифровка консультаций, чтобы рекомендации были точными и их можно было проверить | Законные интересы (качество, точность и защита обеих сторон). Мы предупреждаем вас до начала записи. |
| Профессиональное регулирование, жалобы и страхование | Юридическая обязанность; законные интересы |
| Рассылки и маркетинг по email или в мессенджерах | Ваше согласие, а для действующих клиентов — «soft opt-in» в отношении аналогичных услуг. Вы можете отказаться в любой момент. |
| Аналитические и рекламные cookie (Google Analytics, Google Ads, пиксели Meta и TikTok) | Согласие |
| Хранение записи о вашем выборе cookie через CookieScript, нашего провайдера согласий на cookie, чтобы мы могли показать, на что вы согласились | Юридическая обязанность (UK GDPR, статья 7(1): мы должны иметь возможность подтвердить, что согласие было дано) |
| Ответы на вопросы, введённые в «Спросить цену» — автоматизированный ассистент по ценам на нашем сайте, — по нашему актуальному прайс-листу. Ваш вопрос передаётся в Anthropic (Claude), сервис искусственного интеллекта, для составления ответа и нами не хранится; чтобы предотвратить автоматизированные злоупотребления, мы считаем количество вопросов по сокращённому IP-адресу в течение до 2 дней. Пожалуйста, не вводите туда персональные или финансовые данные. | Законные интересы |
| Рассмотрение заявок партнёров, агентов и франчайзи | Действия по вашему запросу до заключения договора; законные интересы |
Если в ваших документах встречаются данные о здоровье или другие данные особой категории (например, statutory sick pay), мы обрабатываем их только в той мере, в какой это необходимо для выполнения трудовых и налоговых обязанностей согласно Data Protection Act 2018.
Передача данных за рубеж
Некоторые поставщики хранят данные за пределами Великобритании. В таких случаях мы опираемся на решение Великобритании об адекватности (adequacy regulation) либо на International Data Transfer Agreement или Addendum, чтобы ваши данные сохраняли эквивалентный уровень защиты.
Как долго мы их храним
- Запросы, которые не привели к сотрудничеству: до 24 месяцев.
- Дела клиентов, бухгалтерские и налоговые записи: 6 лет с окончания отчётного периода или налогового года, к которому они относятся, или дольше, если этого требует налоговое законодательство.
- Записи по противодействию отмыванию денег: 5 лет после окончания наших деловых отношений, как требуют Money Laundering Regulations, затем удаляются, если закон не допускает более длительного хранения.
- Записи и расшифровки звонков: в течение всего срока сотрудничества плюс 6 лет, чтобы мы могли подтвердить, какие рекомендации были даны.
- Записи о согласии на маркетинг: до отзыва согласия плюс 2 года.
- Записи о согласии на cookie: хранятся в нашем аккаунте CookieScript, чтобы показать, на что вы согласились. Вы можете в любой момент изменить свой выбор в настройках cookie.
Ваши права
- Получить копию своих персональных данных.
- Исправить неточные данные.
- Потребовать удаления данных или ограничения их использования, если это допускает закон.
- Возразить против обработки на основании законных интересов, а также в любой момент — против прямого маркетинга.
- Получить предоставленные вами данные в переносимом формате.
- В любой момент отозвать согласие; это не влияет на то, что мы сделали ранее.
Пишите на office@kairos-k-practice.com. Мы отвечаем в течение одного месяца. Сначала мы можем попросить вас подтвердить личность. Некоторые права ограничены законом, например когда мы обязаны хранить записи для HMRC или в целях противодействия отмыванию денег.
Жалобы, связанные с вашими данными
Пожалуйста, сначала сообщите нам по адресу office@kairos-k-practice.com. Мы подтвердим получение жалобы в течение 5 рабочих дней и рассмотрим её без неоправданных задержек.
Вы также можете подать жалобу в Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.
Безопасность
Мы используем шифрование, контроль доступа, двухфакторную аутентификацию, защищённые личные кабинеты клиентов и соглашения о конфиденциальности с сотрудниками. Наша команда работает удалённо и только в системах компании. Электронная почта не полностью защищена, поэтому для конфиденциальных документов используйте, пожалуйста, наш личный кабинет клиента.
Изменения этого уведомления
Мы обновляем это уведомление, когда меняются наши услуги или законодательство. Дата вверху указывает на последнюю версию.
Kairos-K LTD, номер компании 14481271, зарегистрирована в Англии и Уэльсе. Юридический адрес (registered office): 48 Railway Street, Llanhilleth, Abertillery, Wales, NP13 2JB.