Kim jesteśmy
Kairos-K LTD („Kairos-K”, „my”, „nas”) jest administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej informacji. Jesteśmy niezależnym biurem rachunkowym i organizatorem szkoleń.
Kontakt w sprawie ochrony danych: office@kairos-k-practice.com, +44 29 2255 0485 lub listownie na adres naszej siedziby. Numer rejestracji w ICO: ZB564813.
Niniejsza informacja dotyczy naszej strony internetowej, usług księgowych i doradczych, sieci partnerskiej oraz naszej komunikacji z Tobą. Odrębne informacje dotyczą kandydatów do pracy i rozmów wideo oraz naszych plików cookies.
Jakie dane zbieramy
- Dane kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres oraz wiadomości wysyłane przez nasze formularze, e-mail, WhatsApp, Telegram lub telefonicznie.
- Dane identyfikacyjne i dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy: dowód tożsamości i adresu, data urodzenia, obywatelstwo, informacje o strukturze własności spółki, beneficjentach rzeczywistych i źródle środków oraz wyniki weryfikacji tożsamości.
- Dane finansowe i podatkowe: wyciągi bankowe, faktury, paragony, dokumentacja płacowa, numery podatkowe (UTR, National Insurance, numery VAT i PAYE) oraz informacje potrzebne do przygotowania Twoich sprawozdań i zeznań.
- Dane innych osób, które przekazujesz nam do wykonania naszej pracy, np. Twoich pracowników, dyrektorów, udziałowców lub członków rodziny. Upewnij się, że te osoby wiedzą o przekazaniu ich danych.
- Nagrania i transkrypcje konsultacji i rozmów prowadzonych na Zoomie lub telefonicznie oraz sporządzane na ich podstawie podsumowania.
- Dane ze strony i urządzenia: odwiedzone strony, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz – wyłącznie za Twoją zgodą – analityczne i reklamowe pliki cookies.
- Zgłoszenia partnerów i agentów: Twoje doświadczenie, rynek i plany biznesowe.
W jakim celu je wykorzystujemy i na jakiej podstawie prawnej
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiadanie na zapytania i przygotowywanie wycen | Działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; prawnie uzasadnione interesy |
| Świadczenie usług księgowych, podatkowych, płacowych, rejestracji spółek i doradczych | Umowa |
| Weryfikacja tożsamości, kontrole w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i sankcji | Obowiązek prawny (Money Laundering Regulations 2017). Wykorzystujemy te dane wyłącznie do przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, chyba że prawo stanowi inaczej. |
| Prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej oraz kontakty z HMRC i Companies House jako Twój agent | Umowa; obowiązek prawny |
| Rezerwacja rozmów i konsultacji przez Zoom Scheduler (Twoje imię i nazwisko, e-mail, odpowiedzi na pytania przy rezerwacji i akceptacja naszych warunków) oraz przyjmowanie płatności przez Stripe | Działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; umowa; obowiązek prawny (dokumentacja podatkowa) |
| Nagrywanie i transkrypcja konsultacji, aby porady były dokładne i możliwe do sprawdzenia | Prawnie uzasadnione interesy (jakość, dokładność i ochrona obu stron). Informujemy Cię przed rozpoczęciem nagrywania. |
| Regulacje zawodowe, skargi i ubezpieczenie | Obowiązek prawny; prawnie uzasadnione interesy |
| Newslettery i marketing przez e-mail lub wiadomości | Twoja zgoda lub, w przypadku obecnych klientów, „soft opt-in” dla podobnych usług. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie. |
| Analityczne i reklamowe pliki cookies (Google Analytics, Google Ads oraz piksele Meta i TikTok) | Zgoda |
| Przechowywanie zapisu Twojego wyboru dotyczącego cookies za pośrednictwem CookieScript, naszego dostawcy narzędzia do zgód, abyśmy mogli wykazać, na co się zgodziłeś | Obowiązek prawny (UK GDPR art. 7 ust. 1: musimy być w stanie wykazać, że zgoda została udzielona) |
| Odpowiadanie na pytania wpisane w „Zapytaj o cenę”, automatycznym asystencie cenowym na naszej stronie, na podstawie aktualnego cennika. Twoje pytanie jest przesyłane do Anthropic (Claude), usługi AI, w celu przygotowania odpowiedzi i nie jest przez nas przechowywane; aby zapobiegać automatycznym nadużyciom, liczymy pytania dla każdego skróconego adresu IP przez maksymalnie 2 dni. Nie wpisuj tam danych osobowych ani finansowych. | Prawnie uzasadnione interesy |
| Ocena zgłoszeń partnerów, agentów i franczyzobiorców | Działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; prawnie uzasadnione interesy |
Jeśli w Twojej dokumentacji pojawiają się dane o zdrowiu lub inne dane szczególnej kategorii (np. ustawowy zasiłek chorobowy – statutory sick pay), przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków pracowniczych i podatkowych zgodnie z Data Protection Act 2018.
Przekazywanie danych za granicę
Niektórzy dostawcy przechowują dane poza UK. W takim przypadku stosujemy brytyjskie rozporządzenie stwierdzające odpowiedni stopień ochrony (UK adequacy regulation) albo International Data Transfer Agreement lub Addendum, aby Twoje dane miały równoważny poziom ochrony.
Jak długo je przechowujemy
- Zapytania, które nie prowadzą do współpracy: do 24 miesięcy.
- Akta klientów, dokumentacja księgowa i podatkowa: 6 lat od końca okresu rozliczeniowego lub roku podatkowego, którego dotyczą, lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy podatkowe.
- Dokumentacja dotycząca przeciwdziałania praniu pieniędzy: 5 lat od zakończenia naszej współpracy, zgodnie z wymogami Money Laundering Regulations, a następnie usuwana, chyba że prawo pozwala na dłuższe przechowywanie.
- Nagrania i transkrypcje rozmów: przez czas trwania współpracy plus 6 lat, abyśmy mogli wykazać, jakich porad udzielono.
- Zapisy zgód marketingowych: do wycofania zgody plus 2 lata.
- Zapisy zgód na cookies: przechowywane na naszym koncie CookieScript, aby wykazać, na co się zgodziłeś. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić w „Ustawieniach cookies”.
Twoje prawa
- Dostęp do kopii Twoich danych osobowych.
- Sprostowanie nieprawidłowych danych.
- Usunięcie danych lub ograniczenie ich wykorzystania, jeśli pozwala na to prawo.
- Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach oraz – w dowolnym momencie – wobec marketingu bezpośredniego.
- Otrzymanie przekazanych nam danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie.
- Wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
Napisz na office@kairos-k-practice.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Możemy najpierw poprosić o potwierdzenie tożsamości. Niektóre prawa są ograniczone przepisami, np. gdy musimy przechowywać dokumentację dla HMRC lub w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Skargi dotyczące Twoich danych
Najpierw poinformuj nas pod adresem office@kairos-k-practice.com. Potwierdzimy otrzymanie skargi w ciągu 5 dni roboczych i rozpatrzymy ją bez zbędnej zwłoki.
Możesz też złożyć skargę do Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint, 0303 123 1113.
Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowanie, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, bezpieczne portale klienta i umowy o poufności z pracownikami. Nasz zespół pracuje zdalnie wyłącznie na systemach firmowych. Poczta e-mail nie jest w pełni bezpieczna, dlatego dokumenty poufne przesyłaj przez nasz portal klienta.
Zmiany niniejszej informacji
Aktualizujemy tę informację, gdy zmieniają się nasze usługi lub przepisy. Data na górze strony wskazuje najnowszą wersję.
Kairos-K LTD, numer spółki 14481271, zarejestrowana w Anglii i Walii. Siedziba: 48 Railway Street, Llanhilleth, Abertillery, Wales, NP13 2JB.