Najważniejsze
- Każda spółka Ltd składa dwa odrębne zestawy dokumentów na koniec roku: sprawozdanie w Companies House i zeznanie Company Tax Return w HMRC. Złożenie jednego nie oznacza złożenia drugiego.
- Sprawozdanie trzeba złożyć w Companies House w ciągu 9 miesięcy od końca roku obrotowego. Corporation Tax płaci się 9 miesięcy i 1 dzień po jego zakończeniu, a zeznanie podatkowe składa się w ciągu 12 miesięcy.
- Sprawozdanie to nie „zwykły formularz”. Powstaje z księgowości za cały rok, więc przyjście do księgowego na miesiąc przed terminem kosztuje Cię jakość i możliwość wyboru.
- Pieniądze, które dyrektor pobiera poza payrollem lub prawidłowo zadeklarowanymi dywidendami, są pożyczką, a od niespłaconej pożyczki płaci się dodatkowy podatek 35.75%.
Twoje terminy
| Co | Gdzie | Termin |
|---|---|---|
| Sprawozdanie roczne | Companies House | 9 miesięcy od końca roku obrotowego. Pierwsze sprawozdanie: 21 miesięcy od założenia spółki |
| Płatność Corporation Tax | HMRC | 9 miesięcy i 1 dzień od końca okresu rozliczeniowego |
| Company Tax Return (CT600) ze sprawozdaniem | HMRC | 12 miesięcy od końca okresu rozliczeniowego |
| Confirmation statement (roczne potwierdzenie danych) | Companies House | Co najmniej raz na 12 miesięcy, w ciągu 14 dni od daty przeglądu |
| Raporty płacowe, jeśli dyrektorzy lub pracownicy otrzymują wynagrodzenie | HMRC | Najpóźniej w dniu każdej wypłaty |
| Własne Self Assessment dyrektora | HMRC | 31 stycznia po zakończeniu roku podatkowego |
Companies House nalicza £150, jeśli sprawozdanie jest spóźnione do miesiąca, do £1,500 po sześciu miesiącach, i podwaja karę, jeśli spóźniasz się dwa lata z rzędu. HMRC nalicza £200 za spóźnione zeznanie podatkowe, £400 po trzech miesiącach (kwoty podwojone od 1 kwietnia 2026) i więcej, jeśli zeznanie jest bardzo spóźnione. Od niezapłaconego podatku naliczane są odsetki od dnia następującego po terminie.
Błąd 1
Przypomnienie sobie o sprawozdaniu na miesiąc przed terminem
Po końcu roku mija dziewięć miesięcy, a dyrektor przypomina sobie o sprawozdaniu, gdy został jeden miesiąc. Pierwszy znaleziony księgowy musi opracować cały rok w kilka tygodni.
Wielu ludzi myśli, że księgowy „tylko wypełnia formularz”. W rzeczywistości trzeba zaksięgować każdą transakcję z 12 miesięcy, przeanalizować każdy dokument i sprawdzić każdą fakturę. Dopiero wtedy można przygotować i zatwierdzić sprawozdanie i zeznanie podatkowe. W kilka tygodni nie da się tego zrobić porządnie.
A na tym etapie niczego nie da się już zmienić. Pożyczki dyrektora nie da się spłacić w terminie, dywidend zaplanować, składki emerytalnej wpłacić. Możemy jedynie zaksięgować to, co się wydarzyło.
Błąd 2
Prywatne wydatki z firmowej karty
To najczęstszy błąd, jaki znajdujemy na koniec roku. Dyrektor płaci firmową kartą prywatne rachunki: zakupy, wakacje, rzeczy do domu. To nie są koszty spółki.
W zależności od sposobu ujęcia te pieniądze stają się albo wynagrodzeniem dyrektora, z Income Tax i National Insurance zgłaszanymi przez payroll, albo pożyczką od spółki. Jeśli pożyczka nie zostanie spłacona w ciągu 9 miesięcy i 1 dnia od końca roku, spółka płaci od niej dodatkowe 35.75% (33.75% od pożyczek udzielonych przed 6 kwietnia 2026).
Więcej przeczytasz w poradniku „Kto by tam sprawdzał małe spółki?” autorstwa Ilony Zaichenko, naszej głównej księgowej.
Błąd 3
„Po prostu wypłacaj pieniądze ze spółki. Tak jest najtaniej”
Niektórym dyrektorom poprzedni księgowi radzili po prostu brać pieniądze z konta spółki, bez wynagrodzenia przez payroll i bez deklarowania dywidend. Brzmi tanio. Wcale takie nie jest.
Pieniądze pobrane w ten sposób to pożyczka dyrektora (director’s loan). Żeby ją rozliczyć, musi stać się albo wynagrodzeniem, ze zgłoszeniami płacowymi do HMRC, albo dywidendami, które można wypłacić tylko z zysku i trzeba wykazać we własnym zeznaniu Self Assessment dyrektora. Tak czy inaczej, jest to zgłaszane i opodatkowane. Pozostawiona jako pożyczka kosztuje spółkę dodatkowe 35.75%.
Dyrektor przez cały rok pobiera z konta spółki £2,000 miesięcznie, bez payrollu i bez dokumentów dywidendowych. Na koniec roku spółka ma pożyczkę dyrektora w wysokości £24,000. Jeśli nie zostanie rozliczona na czas, spółka płaci £8,580 dodatkowego podatku, a dyrektor i tak musi zapłacić podatek osobisty, gdy pożyczka zostanie ostatecznie zamieniona na wynagrodzenie lub dywidendy.
Istnieją dobre, legalne sposoby wypłacania sobie pieniędzy, zwykle połączenie niewielkiego wynagrodzenia i dywidend. Kluczowe jest, by były zaplanowane z góry i zgłoszone. Przeczytaj: wynagrodzenie czy dywidendy.
Błąd 4
Zmiana końca roku tylko w Companies House
Spółka może zmienić koniec roku obrotowego (accounting reference date) w Companies House, np. żeby wydłużyć pierwszy rok. Niektórzy nasi klienci tak zrobili, ale nikt nie poinformował HMRC.
Problem: okres rozliczeniowy dla Corporation Tax nigdy nie może przekraczać 12 miesięcy. Jeśli sprawozdanie w Companies House obejmuje 18 miesięcy, HMRC wymaga dwóch zeznań, za 12 i za 6 miesięcy, każde z własnym terminem. Jeśli HMRC ma nadal stare daty, Twoje zeznanie zostanie odrzucone, a HMRC oczekuje zeznań i płatności wcześniej, niż myślisz.
Zmieniając koniec roku, zaktualizuj okres rozliczeniowy także w HMRC i sprawdź nowe terminy w obu instytucjach.
Błąd 5
Sprawozdanie złożone w Companies House, ale nie w HMRC
Ponieważ sprawozdanie widnieje w publicznym rejestrze, dyrektor zakłada, że wszystko zostało złożone. Ale zeznanie podatkowe do HMRC to odrębne zgłoszenie. Jeśli go brakuje, przez rok czy dwa nic się nie dzieje, a potem przychodzi list.
Przypadek z naszej praktyki: £9,000 podatku dla spółki, która miała stratę
Klient prowadzący warsztat samochodowy przeszedł do nas od innej księgowej, która później zamknęła biuro z powodu choroby. Złożyła sprawozdanie w Companies House, ale nie złożyła zeznania w HMRC. Nie powiedziała o tym ani klientowi, ani nam, gdy przejmowaliśmy obsługę. Wcześniej zrezygnowała już ze swojego dostępu agenta w HMRC, więc nie mogła go złożyć.
Złożyliśmy kolejne zeznanie, w ramach zlecenia, z którym klient do nas przyszedł. Około ośmiu miesięcy później przyszedł list. Spółka miała stratę we wcześniejszym okresie, ale ponieważ nie złożono zeznania, HMRC oszacowało zysk dla tego rodzaju działalności i zażądało około £9,000 podatku.
Skontaktowaliśmy się z HMRC, wyjaśniliśmy sytuację i złożyliśmy brakujące zeznanie za wcześniejszy okres. Szacunkowy podatek został anulowany. Klient zapłacił tylko £200 kary za spóźnienie: £100 za złożenie po terminie i kolejne £100, bo zeznanie spóźniło się o ponad trzy miesiące (zasady sprzed kwietnia 2026).
Wniosek: przy zmianie księgowego poproś o dowód, że za każdy rok złożono oba dokumenty: potwierdzenie z Companies House i potwierdzenie złożenia w HMRC. My zawsze przesyłamy klientom oba.
Twój kalkulator terminów
Dotyczy spółki private limited z 12-miesięcznym okresem rozliczeniowym. Dla pierwszego sprawozdania i zmienionego końca roku obrotowego terminy są inne.
Dlaczego księgowość jest najważniejsza
Sprawozdanie roczne jest tak dobre, jak księgowość, na której się opiera. Jeśli chcesz, by sprawozdanie przygotowywano raz w roku, potrzebujesz kompletnej księgowości za cały rok. Bez niej księgowy musi najpierw uzupełnić księgi, a to zawsze kosztuje więcej.
Raz w roku wystarczy, jeśli
- Twój obrót jest wyraźnie poniżej £90,000
- Przez cały rok prowadzisz kompletną dokumentację
- Twoja działalność jest prosta, z niewielką liczbą transakcji
Potrzebujesz księgowego na co dzień, jeśli
- Twój obrót wynosi £80,000 lub więcej, blisko progu VAT
- Sprzedajesz online, zatrudniasz pracowników lub działasz w budownictwie
- Chcesz planować podatki, a nie tylko je płacić
Powyżej około £80,000 w ciągu roku wiele może pójść nie tak: przekroczenie progu VAT bez rejestracji, księgowanie niedozwolonych kosztów, narastająca pożyczka dyrektora. Każdy taki problem wykryty na koniec roku oznacza dodatkowy podatek.
Co przygotować na koniec roku obrotowego
0 z 8 gotowe
Przygotowujemy wszystko, przesyłamy Ci do sprawdzenia i akceptacji, a składamy dopiero po Twojej zgodzie. Potem wysyłamy Ci potwierdzenia z Companies House i z HMRC.
Jedna rada
Nie oszczędzaj na księgowości. Każdy powinien robić swoje: jeśli chcesz dobrze prowadzić firmę, potrzebujesz dobrego, wykwalifikowanego księgowego, który zna swoją dziedzinę. Nawet ja, jako szefowa biura rachunkowego, nie prowadzę ksiąg własnej spółki. Jak szewc bez butów, zawsze zostawiałabym je na koniec. Dlatego mam do tego osobę na etacie i nigdy na tym nie oszczędzam.
Sprawdź się
1. Twoje sprawozdanie widnieje w Companies House. Czy to znaczy, że HMRC ma Twoje zeznanie podatkowe?
Companies House i HMRC to osobne instytucje. Zeznanie podatkowe trzeba złożyć także w HMRC.
2. Twój rok obrotowy kończy się 31 marca 2026. Kiedy trzeba zapłacić Corporation Tax?
Corporation Tax płaci się 9 miesięcy i 1 dzień po końcu okresu rozliczeniowego. Samo zeznanie trzeba złożyć do 31 marca 2027.
3. Pierwszy rok spółki został w Companies House wydłużony do 18 miesięcy. Ile zeznań podatkowych potrzebuje HMRC?
Okres rozliczeniowy Corporation Tax nigdy nie przekracza 12 miesięcy, więc 18 miesięcy oznacza dwa zeznania.
4. Wypłacasz pieniądze z konta spółki bez payrollu i bez dokumentów dywidendy. Czym to jest?
To pożyczka dyrektora (director's loan). Trzeba ją spłacić albo zamienić na wynagrodzenie lub dywidendy, a jedno i drugie jest opodatkowane.
Przepisy i źródła
- Companies Act 2006, section 442Termin złożenia sprawozdania w Companies House
- Companies Act 2006, section 392Zmiana daty końca roku obrotowego (accounting reference date)
- GOV.UK: kary za spóźnione sprawozdania w Companies HouseOd £150 do £1,500, podwójnie przy spóźnieniu dwa lata z rzędu
- Corporation Tax Act 2009, section 10Okres rozliczeniowy Corporation Tax nigdy nie może przekraczać 12 miesięcy
- Finance Act 1998, Schedule 18Zeznania podatkowe spółek, kary za spóźnienie i szacunki HMRC przy braku zeznania
- GOV.UK: Company Tax ReturnsZłożenie w ciągu 12 miesięcy od końca okresu; podatek płatny 9 miesięcy i 1 dzień po nim
- Corporation Tax Act 2010, section 455Podatek od pożyczek dyrektora niespłaconych w terminie
- GOV.UK: wynagrodzenie dyrektora spółkiPensja, dywidendy i pożyczki dyrektora
Ten poradnik ogólnie opisuje przepisy według stanu na 4 października 2026. Nie stanowi porady dotyczącej Twojej sytuacji. Przepisy i kary się zmieniają.
