Pontos-chave
- Todas as empresas (Ltd) entregam dois conjuntos distintos de relatórios de fim de exercício: as contas na Companies House e a Company Tax Return no HMRC. Entregar um não entrega o outro.
- As contas têm de ser entregues na Companies House 9 meses após o fim do exercício. O Corporation Tax é pago 9 meses e 1 dia depois, e a declaração de impostos tem de ser entregue no prazo de 12 meses.
- As contas não são «apenas um formulário». Resultam de um ano inteiro de contabilidade corrente, por isso procurar um contabilista um mês antes do prazo custa-lhe qualidade e opções.
- O dinheiro que um diretor retira fora do payroll ou de dividendos devidamente declarados é um empréstimo, e um empréstimo por pagar implica um imposto adicional de 35.75%.
Os seus prazos
| O quê | Onde | Prazo |
|---|---|---|
| Contas anuais | Companies House | 9 meses após o fim do exercício. Primeiras contas: 21 meses após a constituição da empresa |
| Pagamento do Corporation Tax | HMRC | 9 meses e 1 dia após o fim do período contabilístico |
| Company Tax Return (CT600) com as contas | HMRC | 12 meses após o fim do período contabilístico |
| Confirmation statement (declaração anual de confirmação) | Companies House | Pelo menos uma vez a cada 12 meses, no prazo de 14 dias após a data de revisão |
| Relatórios de payroll, se os diretores ou trabalhadores recebem salário | HMRC | Até cada dia de pagamento |
| Self Assessment pessoal do diretor | HMRC | 31 de janeiro após o fim do ano fiscal |
A Companies House cobra £150 se as contas tiverem até um mês de atraso, valor que sobe para £1,500 após seis meses, e duplica a coima se se atrasar dois anos seguidos. O HMRC cobra £200 por uma declaração de impostos entregue fora de prazo, £400 após três meses (valores duplicados desde 1 de abril de 2026), e mais se o atraso for muito grande. Sobre o imposto por pagar correm juros a partir do dia seguinte ao vencimento.
Erro 1
Lembrar-se das contas um mês antes do prazo
Passam nove meses desde o fim do exercício e o diretor lembra-se das contas quando falta um mês. O primeiro contabilista que encontra tem de tratar um ano inteiro em poucas semanas.
Muitas pessoas pensam que o contabilista «só preenche um formulário». Na realidade, é preciso registar todas as transações dos 12 meses, analisar todos os documentos e verificar todas as faturas. Só depois se podem preparar e aprovar as contas e a declaração de impostos. Em poucas semanas, este trabalho não pode ser bem feito.
E nessa altura já não é possível mudar nada. Um empréstimo ao diretor não pode ser reembolsado a tempo, os dividendos não podem ser planeados, não é possível fazer uma contribuição para a pensão. Só podemos registar o que aconteceu.
Erro 2
Despesas pessoais com o cartão da empresa
Este é o erro mais comum que encontramos no fim do exercício. O diretor paga despesas pessoais com o cartão da empresa: compras, férias, coisas para casa. Não são custos da empresa.
Consoante o tratamento, o dinheiro passa a ser remuneração do diretor, com Income Tax e National Insurance declarados através do payroll, ou um empréstimo da empresa. Se o empréstimo não for reembolsado no prazo de 9 meses e 1 dia após o fim do exercício, a empresa paga um adicional de 35.75% sobre ele (33.75% para empréstimos concedidos antes de 6 de abril de 2026).
Saiba mais no nosso guia «Afinal, quem fiscaliza as pequenas empresas?», de Ilona Zaichenko, a nossa contabilista-chefe.
Erro 3
«Retire simplesmente dinheiro da empresa. É a forma mais barata»
Alguns diretores ouviram de contabilistas anteriores que bastava retirar dinheiro da conta da empresa, sem salário através do payroll e sem declarar dividendos. Parece barato. Não é.
O dinheiro retirado desta forma é um empréstimo ao diretor (director's loan). Para o regularizar, tem de passar a ser salário, com relatórios de payroll ao HMRC, ou dividendos, que só podem ser pagos a partir de lucros e têm de ser declarados na declaração Self Assessment do próprio diretor. Em qualquer caso, é declarado e tributado. Se ficar como empréstimo, custa à empresa os 35.75% adicionais.
Um diretor retira £2,000 por mês da conta da empresa durante todo o ano, sem payroll nem documentação de dividendos. No fim do exercício, a empresa tem um empréstimo ao diretor de £24,000. Se não for regularizado a tempo, a empresa paga £8,580 de imposto adicional, e o diretor continua a ter de pagar imposto pessoal quando o empréstimo for finalmente convertido em salário ou dividendos.
Há formas boas e legais de se pagar a si próprio, normalmente uma combinação de um salário baixo e dividendos. O essencial é que sejam planeadas antecipadamente e declaradas. Leia salário ou dividendos.
Erro 4
Alterar o fim do exercício apenas na Companies House
Uma empresa pode alterar o fim do exercício, a sua accounting reference date, na Companies House, por exemplo para prolongar o primeiro ano. Alguns dos nossos clientes fizeram-no, mas o HMRC nunca foi informado.
O problema: um período de Corporation Tax nunca pode ter mais de 12 meses. Se as suas contas na Companies House abrangem 18 meses, o HMRC precisa de duas declarações de impostos, de 12 meses e de 6 meses, cada uma com o seu prazo. Se o HMRC ainda tiver as datas antigas, a sua declaração é rejeitada e o HMRC espera declarações e pagamentos mais cedo do que pensa.
Quando alterar o fim do exercício, atualize também o período contabilístico junto do HMRC e verifique os novos prazos em ambos.
Erro 5
Contas entregues na Companies House, mas não no HMRC
Como as contas aparecem no registo público, o diretor parte do princípio de que está tudo entregue. Mas a declaração de impostos ao HMRC é uma entrega separada. Se faltar, não acontece nada durante um ou dois anos, e depois chega uma carta.
Um caso do nosso gabinete: uma conta de £9,000 para uma empresa com prejuízo
Um cliente com uma oficina de reparação automóvel veio para nós de outra contabilista, que mais tarde fechou o gabinete por motivos de saúde. Ela entregou as contas na Companies House, mas não a declaração de impostos no HMRC. Não o disse nem ao cliente nem a nós quando assumimos o trabalho. Já tinha cancelado o seu acesso de agente ao HMRC, por isso não a podia entregar.
Entregámos a declaração seguinte, relativa ao trabalho para o qual o cliente nos procurou. Cerca de oito meses depois chegou uma carta. A empresa tinha tido prejuízo no período anterior, mas, como não tinha sido entregue declaração, o HMRC estimou o lucro para aquele tipo de negócio e exigiu cerca de £9,000 de imposto.
Contactámos o HMRC, explicámos a situação e entregámos a declaração em falta do período anterior. O imposto estimado foi anulado. O cliente pagou apenas a coima de £200 por entrega fora de prazo: £100 pelo atraso e mais £100 porque a declaração tinha mais de três meses de atraso (regras anteriores a abril de 2026).
A lição: quando muda de contabilista, peça prova de que ambas as entregas foram feitas em todos os anos: a confirmação da Companies House e o comprovativo de submissão do HMRC. Enviamos sempre os dois aos nossos clientes.
A sua calculadora de prazos
Para uma private limited company com um período contabilístico de 12 meses. As primeiras contas e as alterações da data de fim do exercício têm prazos diferentes.
Porque é que a contabilidade corrente vem primeiro
As contas anuais só são tão boas quanto a contabilidade corrente que as sustenta. Se quiser preparar as contas uma vez por ano, precisa de ter a contabilidade completa de todo o ano. Caso contrário, o contabilista tem de fazer primeiro o registo contabilístico, e isso sai sempre mais caro.
Uma vez por ano pode funcionar se
- O seu volume de negócios está bem abaixo de £90,000
- Mantém registos completos durante todo o ano
- O seu negócio é simples, com poucas transações
Precisa de um contabilista mensal se
- O seu volume de negócios é de £80,000 ou mais, perto do limite de VAT
- Vende online, tem trabalhadores ou trabalha na construção
- Quer planear os impostos, e não apenas pagá-los
Acima de cerca de £80,000, muita coisa pode correr mal num ano: ultrapassar o limite de VAT sem dar por isso, lançar despesas que não são aceites, um empréstimo do diretor (director's loan) que vai crescendo. Descobertos só no fim do exercício, cada um destes erros custa mais impostos.
O que preparar para o fim do exercício
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Preparamos tudo, enviamos-lhe para rever e aprovar e só submetemos depois do seu acordo. Depois enviamos-lhe as confirmações da Companies House e do HMRC.
Um conselho
Não poupe na contabilidade. Cada um deve fazer o seu trabalho: se quer gerir bem o seu negócio, precisa de um bom contabilista qualificado, que conheça a sua área. Até eu, à frente de um gabinete de contabilidade, não faço a contabilidade da minha própria empresa. Em casa de ferreiro, espeto de pau: deixá-la-ia sempre para o fim. Por isso tenho uma pessoa para isso, com salário, e nunca poupo nisso.
Teste os seus conhecimentos
1. As suas contas aparecem na Companies House. Isso significa que o HMRC tem a sua declaração de impostos?
A Companies House e o HMRC são entidades separadas. A declaração de impostos também tem de ser submetida ao HMRC.
2. O fim do seu exercício é 31 de março de 2026. Quando é que tem de pagar o Corporation Tax?
O Corporation Tax deve ser pago 9 meses e 1 dia após o fim do período contabilístico. A declaração em si tem de ser entregue até 31 de março de 2027.
3. Prolongou o seu primeiro exercício para 18 meses na Companies House. Quantas declarações de impostos exige o HMRC?
Um período de Corporation Tax nunca tem mais de 12 meses, por isso 18 meses significam duas declarações.
4. Retira dinheiro da conta da empresa sem processamento salarial nem documentação de dividendos. O que é isso?
É um empréstimo ao diretor (director's loan). Tem de ser devolvido ou convertido em salário ou dividendos, e ambos são tributados.
Legislação e fontes
- Companies Act 2006, section 442Prazo para entregar as contas na Companies House
- Companies Act 2006, section 392Alterar a data de referência contabilística (accounting reference date)
- GOV.UK: coimas por entrega tardia na Companies HouseDe £150 a £1,500, a dobrar se houver atraso dois anos seguidos
- Corporation Tax Act 2009, section 10Um período de Corporation Tax nunca pode ter mais de 12 meses
- Finance Act 1998, Schedule 18Declarações de impostos das empresas, coimas por entrega tardia e determinações do HMRC quando não é entregue declaração
- GOV.UK: Company Tax ReturnsEntrega 12 meses após o fim do período; imposto a pagar 9 meses e 1 dia depois
- Corporation Tax Act 2010, section 455Imposto sobre empréstimos ao diretor não devolvidos a tempo
- GOV.UK: como se pagar enquanto diretor da empresaSalário, dividendos e empréstimos ao diretor
Este guia explica as regras em termos gerais, à data de 4 de outubro de 2026. Não constitui aconselhamento para a sua situação. As regras e as coimas mudam.
