Pontos-chave
- Uma empresa só pode deduzir custos wholly and exclusively (exclusivamente) relacionados com o negócio. Se não o conseguir demonstrar, o custo não é aceite.
- Despesas pessoais pagas pela empresa são um empréstimo ao diretor. Se não for reembolsado no prazo de 9 meses e 1 dia após o fim do exercício, a empresa paga um imposto adicional de 35.75% sobre esse valor.
- Tudo o que também o beneficia pessoalmente, como tratamentos de beleza ou roupa do dia a dia, não é um custo do negócio, por muito que ajude o negócio.
- Cada pagamento que recebe por trabalho e materiais é volume de negócios. Na construção, o seu contratante comunica-o ao HMRC todos os meses.
Como o HMRC realmente vê
Muitos pequenos empresários ainda acreditam que o HMRC só se interessa por empresas com milhões de volume de negócios. Na prática, o HMRC não precisa de analisar cada fatura à mão. Usa dados e um sistema de análise de risco chamado Connect, que reúne informação de muitas fontes e procura valores que não batem certo.
- Dados de terceirosBancos, prestadores de pagamentos com cartão, plataformas online, o Land Registry, o payroll e as declarações CIS comunicam informação ao HMRC. Os prestadores de pagamentos com cartão, por exemplo, comunicam quanto cada negócio recebe por cartão.
- Comparação com negócios semelhantesOs seus valores são comparados com os de outros negócios do seu setor. «Outras despesas» invulgarmente altas ou margens invulgarmente baixas destacam-se.
- Cruzamento com as declarações dos seus parceirosO que um contratante declara ter-lhe pago ao abrigo do CIS é confrontado com o volume de negócios na sua própria declaração.
Quando algo não bate certo, o HMRC abre uma compliance check (inspeção) e pode exigir formalmente documentos ao abrigo do Schedule 36 do Finance Act 2008, incluindo os extratos bancários da empresa. Nessa altura, cada movimento no cartão da empresa tem de ser explicado. Cabe a si, e não ao HMRC, demonstrar que cada custo foi exclusivamente para o negócio.
Mito 1 · Comércio e consultoria
«Pago tudo com o cartão da empresa, do pão ao sofá. O contabilista explica»
Um diretor usa a conta da empresa tanto para despesas do negócio como para despesas da casa. Ao longo do ano acumulam-se dezenas de pequenos talões de supermercado: produtos de higiene, de limpeza, coisas para casa. A ideia é que pequenos valores não chamam a atenção ou podem passar por «material de escritório».
A realidade. Compras domésticas, sem um escritório da empresa e pessoal que as utilize, são despesas pessoais. Se forem lançadas nas contas como despesa, o HMRC não as aceita. O valor é tratado como dinheiro que o diretor deve à empresa: o director's loan account (conta corrente do diretor).
Um diretor passa £8,000 de despesas pessoais pelo cartão da empresa num ano. Se o empréstimo continuar por pagar 9 meses e 1 dia após o fim do exercício, a empresa paga £2,860 de imposto adicional (35.75%). O imposto é devolvido depois de o empréstimo ser reembolsado, mas só nove meses após o fim do exercício em que é reembolsado. Se, em vez disso, a empresa perdoar o empréstimo, este é tributado na esfera do diretor como um dividendo.
Como tratamos. Pequenas compras sem finalidade empresarial clara vão diretamente para o director's loan account. Nunca reduzem o lucro tributável da empresa, e o diretor vê o saldo todos os meses, para o poder regularizar a tempo, por exemplo por compensação com um dividendo.
Mito 2 · Setor da beleza
«Trabalho em estética. A minha cara é o meu negócio, por isso as injeções são uma despesa»
A proprietária de um estúdio de beleza, que também trabalha como especialista, passa pela empresa tratamentos injetáveis, cuidados de pele e serviços de bem-estar. O argumento dela: a sua aparência é o cartão de visita do negócio e atrai clientes.
A realidade. A lei fiscal do Reino Unido tem uma regra rígida de dual purpose (dupla finalidade). Mesmo que uma boa aparência ajude o negócio, os tratamentos ao seu corpo e à sua saúde beneficiam-na primeiro a si, como pessoa. Os tribunais decidiram isto há décadas, num caso sobre a roupa de trabalho de uma advogada: um custo com finalidade pessoal não é exclusivamente para o negócio. O HMRC não aceita estes custos, e deduzi-los pode ser tratado como erro por negligência ou até deliberado, com coimas para além do imposto.
Como tratamos. Estes serviços são pagos pela conta pessoal da diretora, a partir do salário ou dos dividendos já recebidos. Se a empresa os pagou, vão para o director's loan account sem reduzir o Corporation Tax.
Mito 3 · Construção
«O contratante reembolsou-me os materiais. Isso não é volume de negócios»
Um construtor que trabalha através da sua própria empresa compra materiais para as obras, e o empreiteiro principal reembolsa-o. Ele trata esses pagamentos como «apenas reaver o meu dinheiro» e declara como volume de negócios só o valor líquido da sua mão de obra.
A realidade. Tudo o que o cliente lhe paga pela obra, mão de obra e materiais em conjunto, é volume de negócios bruto. Os materiais são um custo direto das vendas. O contratante comunica ao HMRC o montante total pago a si ao abrigo do Construction Industry Scheme. Quando os recebimentos bancários, as declarações CIS e o volume de negócios declarado não coincidem, é um sinal de alerta automático.
Errado
- Volume de negócios: £30,000 (só mão de obra)
- Materiais: não declarados
- CIS declara £48,000 pagos a si: divergência
Certo
- Volume de negócios: £48,000
- Custo dos materiais: £18,000, com comprovativos
- O mesmo lucro, e os valores coincidem com os do HMRC
O lucro é o mesmo, mas só a segunda versão resiste a uma inspeção.
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Calculadora do director's loan
Bom saber
- A taxa é de 35.75% para empréstimos concedidos a partir de 6 de abril de 2026, e de 33.75% para empréstimos anteriores.
- O imposto é reembolsável depois de pagar o empréstimo, mas não de imediato.
- Um empréstimo superior a £10,000 em qualquer momento do ano pode também ser um benefício tributável para si.
- Reembolsar mesmo antes do prazo e voltar a pedir emprestado logo a seguir não funciona: aplicam-se regras antiabuso.
Um registo digital limpo: como proteger a sua empresa
O segredo não é esconder despesas, mas criar o registo digital certo para cada pagamento desde o primeiro dia.
- 1. Separe o dinheiroUma linha rigorosa entre o seu dinheiro e as contas da empresa. Despesas pessoais com o seu próprio cartão.
- 2. Registe cada recibo de imediatoRecibos e faturas vão diretamente para um sistema na cloud, como Dext ou Xero, com cada artigo do recibo discriminado.
- 3. Verifique os riscos antes da entregaCada recibo duvidoso é analisado antes de as contas anuais e as declarações seguirem para o HMRC, e não depois de o HMRC perguntar.
O que preparar antes da consulta
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Um conselho
Não tente esconder despesas na esperança de que ninguém pergunte. Crie o registo digital certo desde o início: mantenha separado o dinheiro pessoal e o da empresa, e deixe-nos analisar cada recibo duvidoso antes da entrega das contas. É muito mais fácil do que explicar tudo ao HMRC anos depois.
Teste os seus conhecimentos
1. Pagou £300 de compras para casa com o cartão da empresa. Como fica nas contas?
Despesas pessoais pagas pela empresa vão para o director's loan account.
2. O exercício da sua empresa termina a 31 de março de 2026. Até quando deve reembolsar o director's loan para evitar o imposto adicional?
9 meses e 1 dia após o fim do exercício. A partir daí, o imposto adicional é devido.
3. Um contratante paga-lhe £10,000 de mão de obra e £4,000 de materiais. Qual é o seu volume de negócios?
Tudo é volume de negócios. Os £4,000 de materiais são um custo, apresentado separadamente.
4. Leva um cliente a jantar para ganhar um contrato. A empresa pode deduzir a despesa?
As despesas de representação não são dedutíveis para Corporation Tax, mesmo quando a finalidade é puramente empresarial.
Legislação e fontes
- Corporation Tax Act 2009, section 54As despesas têm de ser «wholly and exclusively» para a atividade
- HMRC Business Income Manual BIM37000Wholly and exclusively e dupla finalidade
- Mallalieu v Drummond [1983] 2 AC 861 (House of Lords)A roupa do dia a dia tem finalidade pessoal, mesmo que usada no trabalho
- Corporation Tax Act 2009, section 1298As despesas de representação não são dedutíveis
- Corporation Tax Act 2010, secções 455 e 458Imposto sobre empréstimos a diretores e o seu reembolso após o pagamento
- HMRC: director's loansPrazos, taxas e comunicação
- Finance Act 2008, Schedule 36Poder do HMRC para exigir documentos, incluindo extratos bancários
- Finance Act 2007, Schedule 24Coimas por erros negligentes e deliberados nas declarações
- HMRC: Construction Industry SchemeOs contratantes comunicam todos os meses o que pagam aos subcontratados
Este guia explica as regras em termos gerais, à data de 4 de outubro de 2026. Não constitui aconselhamento para a sua situação. As regras e as taxas mudam.
