Pe scurt
- O companie poate deduce doar costurile efectuate în întregime și exclusiv (wholly and exclusively) pentru activitatea sa. Dacă nu puteți demonstra acest lucru, costul nu este admis.
- Cheltuielile personale plătite de companie sunt un împrumut acordat directorului. Dacă nu este rambursat în 9 luni și 1 zi de la încheierea exercițiului, compania plătește pe el un impozit suplimentar de 35.75%.
- Tot ce vă aduce și un beneficiu personal, cum ar fi tratamentele cosmetice sau hainele de zi cu zi, nu este cost de afaceri, oricât de mult ar ajuta afacerea.
- Fiecare plată primită pentru manoperă și materiale face parte din cifra de afaceri. În construcții, contractorul o raportează lunar la HMRC.
Cum vede HMRC de fapt
Mulți proprietari de firme mici încă cred că HMRC se interesează doar de companiile cu cifre de afaceri de milioane. În realitate, HMRC nu trebuie să verifice manual fiecare factură. Folosește date și un sistem de analiză a riscurilor numit Connect, care adună informații din multe surse și caută cifrele care nu se potrivesc.
- Date de la terțiBăncile, procesatorii de plăți cu cardul, platformele online, Land Registry, declarațiile de payroll și CIS raportează toate către HMRC. Procesatorii de plăți cu cardul, de exemplu, raportează cât încasează fiecare firmă prin card.
- Comparația cu firme similareCifrele dumneavoastră sunt comparate cu ale altor firme din același sector. „Alte cheltuieli” neobișnuit de mari sau marje neobișnuit de mici ies în evidență.
- Verificări încrucișate cu declarațiile partenerilorCe raportează un contractor că v-a plătit în cadrul CIS este comparat cu cifra de afaceri din propria declarație.
Când ceva nu se potrivește, HMRC deschide o verificare (compliance check) și poate solicita oficial documente în baza Schedule 36 to the Finance Act 2008, inclusiv extrasele bancare ale companiei. În acel moment, fiecare tranzacție de pe cardul companiei trebuie explicată. Dumneavoastră, nu HMRC, trebuie să demonstrați că fiecare cost a fost în întregime și exclusiv pentru afacere.
Mitul 1 · Comerț și consultanță
„Plătesc totul cu cardul companiei, de la pâine la canapea. Contabilul va explica”
Un director folosește contul companiei atât pentru cheltuielile firmei, cât și pentru cele ale casei. Pe parcursul anului se adună zeci de bonuri mici de la supermarket: produse de igienă, de curățenie, lucruri pentru casă. Ideea este că sumele mici nu vor atrage atenția sau pot fi trecute drept „rechizite de birou”.
Realitatea. Cumpărăturile pentru casă, fără un birou al firmei și angajați care să le folosească, sunt cheltuieli personale. Dacă sunt trecute pe cheltuieli în contabilitate, HMRC nu le admite. Suma este tratată ca bani pe care directorul îi datorează companiei: director's loan account (contul de împrumut al directorului).
Un director plătește într-un an £8,000 cheltuieli personale cu cardul companiei. Dacă împrumutul nu este rambursat la 9 luni și 1 zi după încheierea exercițiului, compania plătește un impozit suplimentar de £2,860 (35.75%). Impozitul se restituie după rambursarea împrumutului, dar abia la nouă luni după încheierea anului în care a fost rambursat. Dacă în schimb compania anulează împrumutul, suma este impozitată la director ca un dividend.
Cum procedăm. Achizițiile mici fără un scop clar de afaceri merg direct în director's loan account. Nu reduc niciodată profitul impozabil al companiei, iar directorul vede soldul în fiecare lună, astfel încât îl poate stinge la timp, de exemplu dintr-un dividend.
Mitul 2 · Industria frumuseții
„Lucrez în domeniul frumuseții. Fața mea e afacerea mea, deci injecțiile sunt cheltuieli”
Proprietara unui salon de înfrumusețare, care lucrează și ca specialistă, trece prin companie injecții, îngrijirea pielii și servicii de wellness. Argumentul ei: aspectul ei este cartea de vizită a afacerii și aduce clienți.
Realitatea. Legislația fiscală din Marea Britanie are o regulă strictă privind scopul dublu (dual purpose). Chiar dacă un aspect îngrijit ajută afacerea, tratamentele pentru corp și sănătate vă aduc beneficii în primul rând ca persoană. Instanțele au tranșat problema acum zeci de ani, într-un caz despre hainele de lucru ale unui avocat (barrister): un cost cu scop personal nu este în întregime și exclusiv pentru afacere. HMRC nu admite aceste costuri, iar deducerea lor poate fi tratată ca o eroare din neglijență sau chiar intenționată, cu penalități pe lângă impozit.
Cum procedăm. Aceste servicii se plătesc din contul personal al directorului, din salariul sau dividendele deja încasate. Dacă a plătit compania, suma merge în director's loan account, fără să reducă Corporation Tax.
Mitul 3 · Construcții
„Contractorul mi-a dat înapoi banii pe materiale. Asta nu e cifră de afaceri”
Un constructor care lucrează prin propria companie cumpără materiale pentru lucrări, iar contractorul principal îi dă banii înapoi. El consideră aceste plăți „doar banii mei înapoi” și raportează drept cifră de afaceri numai valoarea netă a manoperei.
Realitatea. Tot ce vă plătește clientul pentru lucrare, manoperă și materiale împreună, este cifra de afaceri brută. Materialele sunt un cost direct al vânzărilor. Contractorul raportează la HMRC întreaga sumă plătită dumneavoastră, prin Construction Industry Scheme. Când încasările din bancă, rapoartele CIS și cifra de afaceri declarată nu se potrivesc, apare automat un semnal de alarmă.
Greșit
- Cifra de afaceri: £30,000 (doar manopera)
- Materiale: neînregistrate
- CIS raportează £48,000 plătiți dumneavoastră: nepotrivire
Corect
- Cifra de afaceri: £48,000
- Costul materialelor: £18,000, cu documente justificative
- Același profit, iar cifrele se potrivesc cu cele ale HMRC
Profitul rămâne același, dar doar a doua variantă trece de o verificare.
De afaceri sau personal? Atingeți un card pentru a verifica
0 din 10 verificate
Calculator pentru împrumutul directorului
Bine de știut
- Cota este de 35.75% pentru împrumuturile acordate începând cu 6 aprilie 2026 și de 33.75% pentru cele acordate înainte.
- Impozitul se restituie după rambursare, dar nu imediat.
- Un împrumut de peste £10,000 în orice moment al anului poate fi și un beneficiu impozabil pentru dumneavoastră.
- Rambursarea chiar înainte de termen și reîmprumutarea imediat după nu funcționează: se aplică reguli anti-evaziune.
Un traseu digital curat: cum vă protejați compania
Secretul nu este să ascundeți cheltuielile, ci să construiți din prima zi traseul digital corect pentru fiecare plată.
- 1. Țineți banii separatO delimitare strictă între banii dumneavoastră și conturile companiei. Cheltuielile personale, de pe cardul personal.
- 2. Înregistrați imediat fiecare bonBonurile și facturile ajung direct într-un sistem în cloud precum Dext sau Xero, cu fiecare articol de pe bon afișat separat.
- 3. Verificați riscurile înainte de depunereFiecare bon îndoielnic este analizat înainte ca situațiile financiare anuale și declarațiile să ajungă la HMRC, nu după ce le cere HMRC.
Ce să pregătiți înainte de consultanță
0 din 5 pregătite
Un sfat
Nu încercați să ascundeți cheltuielile sperând că nu va întreba nimeni. Construiți de la început traseul digital corect: țineți separat banii personali de cei ai companiei și lăsați-ne să analizăm fiecare bon îndoielnic înainte de depunerea situațiilor financiare. Este mult mai simplu decât să-i explicați totul HMRC peste câțiva ani.
Testați-vă cunoștințele
1. Ați plătit £300 de cumpărături pentru casă cu cardul companiei. Ce reprezintă acestea în contabilitate?
Cheltuielile personale plătite de companie merg în director's loan account.
2. Exercițiul financiar al companiei se încheie pe 31 martie 2026. Până când trebuie rambursat împrumutul directorului pentru a evita impozitul suplimentar?
La 9 luni și 1 zi după încheierea exercițiului. După această dată, impozitul suplimentar este datorat.
3. Un contractor vă plătește £10,000 pentru manoperă și £4,000 pentru materiale. Care este cifra dumneavoastră de afaceri?
Totul este cifră de afaceri. Cele £4,000 pentru materiale sunt un cost, înregistrat separat.
4. Invitați un client la cină pentru a câștiga un contract. Poate compania să deducă cheltuiala?
Protocolul (business entertainment) nu poate fi dedus pentru Corporation Tax, chiar dacă scopul este exclusiv de afaceri.
Legislație și surse
- Corporation Tax Act 2009, section 54Cheltuielile trebuie să fie „wholly and exclusively” pentru activitate
- HMRC Business Income Manual BIM37000Wholly and exclusively și scopul dublu
- Mallalieu v Drummond [1983] 2 AC 861 (House of Lords)Îmbrăcămintea obișnuită are un scop personal, chiar dacă este purtată la muncă
- Corporation Tax Act 2009, section 1298Protocolul nu este deductibil
- Corporation Tax Act 2010, sections 455 and 458Impozitul pe împrumuturile acordate directorilor și restituirea lui la rambursare
- HMRC: director's loansTermene, cote și raportare
- Finance Act 2008, Schedule 36Dreptul HMRC de a solicita documente, inclusiv extrase bancare
- Finance Act 2007, Schedule 24Penalități pentru erorile din neglijență și intenționate din declarații
- HMRC: Construction Industry SchemeContractorii raportează lunar ce plătesc subcontractorilor
Acest ghid explică regulile în termeni generali, la data de 4 octombrie 2026. Nu reprezintă consultanță pentru situația dumneavoastră. Regulile și cotele se schimbă.
