Puntos clave
- Una empresa solo puede deducir los gastos que sean total y exclusivamente para su negocio. Si no puede demostrarlo, el gasto no se admite.
- Los gastos personales pagados por la empresa son un préstamo al director. Si no se devuelve en un plazo de 9 meses y 1 día desde el cierre del ejercicio, la empresa paga un impuesto adicional del 35.75% sobre ese importe.
- Todo lo que también le beneficia a usted personalmente, como los tratamientos de belleza o la ropa de diario, no es un gasto del negocio, por mucho que ayude al negocio.
- Cada pago que recibe por trabajo y materiales es facturación. En la construcción, su contratista lo comunica a HMRC cada mes.
Cómo lo ve realmente HMRC
Muchos propietarios de pequeños negocios siguen creyendo que a HMRC solo le interesan las empresas que facturan millones. En la práctica, HMRC no necesita revisar cada factura a mano. Utiliza datos y un sistema de análisis de riesgos llamado Connect, que reúne información de muchas fuentes y busca cifras que no cuadran.
- Datos de tercerosLos bancos, los proveedores de pagos con tarjeta, las plataformas online, el Land Registry y las declaraciones de nóminas y de CIS informan a HMRC. Los proveedores de pagos con tarjeta, por ejemplo, comunican cuánto cobra cada negocio con tarjeta.
- Comparación con negocios similaresSus cifras se comparan con las de otros negocios de su sector. Unos «otros gastos» inusualmente altos o unos márgenes inusualmente bajos llaman la atención.
- Cruce con las declaraciones de sus socios comercialesLo que un contratista declara haberle pagado bajo el CIS se coteja con la facturación de su propia declaración.
Cuando algo no cuadra, HMRC abre una comprobación (compliance check) y puede exigir formalmente documentos en virtud del Schedule 36 de la Finance Act 2008, incluidos los extractos bancarios de su empresa. En ese momento hay que justificar cada línea de la tarjeta de la empresa. Es usted, no HMRC, quien debe demostrar que cada gasto fue total y exclusivamente para el negocio.
Mito 1 · Comercio y consultoría
«Lo pago todo con la tarjeta de la empresa, desde el pan hasta un sofá. Ya lo explicará el contable»
Un director usa la cuenta de la empresa tanto para gastos del negocio como del hogar. A lo largo del año se acumulan decenas de pequeños tiques de supermercado: artículos de higiene, productos de limpieza, cosas para casa. La idea es que los importes pequeños no llamarán la atención o que pueden hacerse pasar por «material de oficina».
La realidad. La compra doméstica, sin una oficina del negocio y personal que la utilice, es un gasto personal. Si se contabiliza como gasto, HMRC no lo admite. El importe se trata como dinero que el director debe a la empresa: la cuenta de préstamo del director (director's loan account).
Un director carga £8,000 de gastos personales a la tarjeta de la empresa en un año. Si el préstamo sigue sin devolverse 9 meses y 1 día después del cierre del ejercicio, la empresa paga £2,860 de impuesto adicional (35.75%). El impuesto se reembolsa cuando se devuelve el préstamo, pero solo nueve meses después del cierre del ejercicio en que se devuelve. Si en cambio la empresa condona el préstamo, el director tributa por él como si fuera un dividendo.
Cómo lo gestionamos. Las compras pequeñas sin un fin empresarial claro van directamente a la cuenta de préstamo del director. Nunca reducen el beneficio imponible de la empresa, y el director ve el saldo cada mes, para poder liquidarlo a tiempo, por ejemplo compensándolo con un dividendo.
Mito 2 · Sector de la belleza
«Trabajo en estética. Mi imagen es mi negocio, así que las inyecciones son un gasto»
La propietaria de un estudio de belleza, que también trabaja como especialista, carga a la empresa tratamientos inyectables, cuidado de la piel y servicios de bienestar. Su argumento: su aspecto es la carta de presentación del negocio y atrae clientes.
La realidad. La legislación fiscal británica tiene una regla firme de doble finalidad (dual purpose). Aunque tener buen aspecto ayude al negocio, los tratamientos para su cuerpo y su salud le benefician ante todo a usted como persona. Los tribunales lo zanjaron hace décadas en un caso sobre la ropa de trabajo de una abogada: un gasto con una finalidad personal no es total y exclusivamente para el negocio. HMRC no admite estos gastos, y deducirlos puede considerarse un error negligente o incluso deliberado, con sanciones además del impuesto.
Cómo lo gestionamos. Estos servicios se pagan desde la cuenta personal del director, con el salario o los dividendos ya cobrados. Si los pagó la empresa, van a la cuenta de préstamo del director sin reducir el Corporation Tax.
Mito 3 · Construcción
«Mi contratista me devolvió lo de los materiales. Eso no es facturación»
Un albañil que trabaja a través de su propia empresa compra materiales para las obras y el contratista principal se los reembolsa. Él considera esos pagos «simplemente recuperar mi dinero» y declara como facturación solo el valor neto de su mano de obra.
La realidad. Todo lo que el cliente le paga por el trabajo, mano de obra y materiales juntos, es facturación bruta. Los materiales son un coste directo de ventas. El contratista comunica a HMRC el importe total que le ha pagado en el marco del Construction Industry Scheme. Cuando los cobros bancarios, los informes del CIS y la facturación declarada no coinciden, salta una alarma automática.
Incorrecto
- Facturación: £30,000 (solo mano de obra)
- Materiales: no figuran
- El CIS declara £48,000 pagados a usted: no coincide
Correcto
- Facturación: £48,000
- Coste de materiales: £18,000, con justificantes
- El mismo beneficio, y las cifras coinciden con las de HMRC
El beneficio es el mismo, pero solo la segunda versión supera una comprobación.
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Calculadora del préstamo del director
Conviene saber
- El tipo es del 35.75% para préstamos concedidos a partir del 6 de abril de 2026, y del 33.75% para los anteriores.
- El impuesto se reembolsa una vez devuelto el préstamo, pero no de inmediato.
- Un préstamo de más de £10,000 en cualquier momento del año también puede ser una retribución en especie sujeta a impuestos para usted.
- Devolverlo justo antes del plazo y volver a pedirlo prestado justo después no funciona: se aplican normas antielusión.
Un rastro digital limpio: cómo mantener su empresa a salvo
El secreto no está en ocultar gastos, sino en crear el rastro digital adecuado para cada pago desde el primer día.
- 1. Separe el dineroUna línea estricta entre su dinero y las cuentas de la empresa. Los gastos personales, con su propia tarjeta.
- 2. Registre cada tique al momentoLos tiques y facturas van directamente a un sistema en la nube como Dext o Xero, con cada artículo del tique desglosado.
- 3. Revise los riesgos antes de presentarCada tique dudoso se revisa antes de que las cuentas anuales y las declaraciones lleguen a HMRC, no después de que HMRC pregunte.
Qué preparar antes de su consulta
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Un consejo
No intente ocultar gastos con la esperanza de que nadie pregunte. Cree el rastro digital adecuado desde el principio: separe el dinero personal del de la empresa y deje que revisemos cada tique dudoso antes de presentar sus cuentas. Es mucho más fácil que explicárselo a HMRC años después.
Póngase a prueba
1. Ha pagado £300 de compra doméstica con la tarjeta de la empresa. ¿Qué es en las cuentas?
Los gastos personales pagados por la empresa van a la cuenta de préstamo del director.
2. El ejercicio de su empresa cierra el 31 de marzo de 2026. ¿Hasta cuándo debe devolver su préstamo del director para evitar el impuesto adicional?
9 meses y 1 día después del cierre del ejercicio. A partir de ahí, se debe el impuesto adicional.
3. Un contratista le paga £10,000 por mano de obra y £4,000 por materiales. ¿Cuál es su facturación?
Todo es facturación. Los £4,000 de materiales son un gasto, que se muestra por separado.
4. Invita a cenar a un cliente para conseguir un contrato. ¿Puede deducirlo la empresa?
Las atenciones a clientes no pueden deducirse en el Corporation Tax, aunque su finalidad sea puramente empresarial.
Normativa y fuentes
- Corporation Tax Act 2009, sección 54Los gastos deben ser «wholly and exclusively» (total y exclusivamente) para la actividad
- HMRC Business Income Manual BIM37000Total y exclusivamente, y doble finalidad
- Mallalieu v Drummond [1983] 2 AC 861 (House of Lords)La ropa de diario tiene una finalidad personal, aunque se use para trabajar
- Corporation Tax Act 2009, sección 1298Las atenciones a clientes no son deducibles
- Corporation Tax Act 2010, secciones 455 y 458Impuesto sobre préstamos a directores y su reembolso al devolverlos
- HMRC: préstamos del director (director's loans)Plazos, tipos y declaración
- Finance Act 2008, Schedule 36Facultad de HMRC para requerir documentos, incluidos los extractos bancarios
- Finance Act 2007, Schedule 24Sanciones por errores negligentes y deliberados en las declaraciones
- HMRC: Construction Industry SchemeLos contratistas comunican cada mes lo que pagan a los subcontratistas
Esta guía explica las normas en términos generales a 4 de octubre de 2026. No constituye asesoramiento para su caso. Las normas y los tipos cambian.
