Puntos clave
- Una empresa del Reino Unido debe darse de alta en el VAT británico cuando sus ventas sujetas en el Reino Unido superan £90,000 en cualquier periodo de 12 meses consecutivos, o si prevé superar £90,000 solo en los próximos 30 días.
- El umbral de £90,000 es una norma del Reino Unido. Los países de la UE no conceden ningún umbral a una empresa británica: el VAT de las ventas a consumidores de la UE suele devengarse desde la primera venta.
- Si su checkout no registra dónde está el cliente, no puede demostrar que la venta se hizo fuera del Reino Unido, y alcanza el umbral británico antes de lo que cree.
- Desde 2024, los proveedores de pago de la UE informan a las autoridades fiscales de los cobros transfronterizos de los vendedores. El VAT no pagado ahora se detecta, a menudo uno o dos años después.
Error 1
No saber que tiene que darse de alta
Muchos vendedores online simplemente venden. Las ventas crecen hasta cientos de miles, a veces millones de libras, y nadie se da de alta en el VAT en ningún sitio hasta que llega la primera carta de una autoridad fiscal. Esa carta no siempre viene de HMRC. Hemos visto a clientes recibir reclamaciones de VAT de Alemania por ventas online a clientes alemanes.
El motivo es sencillo: sus obligaciones de VAT dependen de dónde están sus clientes y dónde está su stock, no solo de dónde está registrada su empresa. Una empresa británica puede deber VAT en varios países a la vez.
Desde el 1 de enero de 2024, los bancos y proveedores de pago, como procesadores de tarjetas y monederos electrónicos, guardan registros de todos los que reciben más de 25 pagos transfronterizos al trimestre y los envían a las autoridades fiscales de la UE a través de un sistema central llamado CESOP. Las autoridades fiscales comparten estos datos entre sí. Cuando encuentran a un vendedor con muchas ventas en su país y sin número de VAT, pueden liquidarle el VAT de todas esas ventas.
Una empresa británica vende a través de su propia web y tiene stock en un almacén logístico en Alemania para que las entregas sean más rápidas. Desde su primera venta desde ese almacén a un cliente alemán, se devenga VAT alemán y la empresa normalmente necesita un número de VAT alemán. No hay umbral.
Error 2
Creer que no tiene que hacer nada hasta las £90,000
Los vendedores suelen creer que una empresa registrada en el Reino Unido solo tiene que pensar en el VAT al alcanzar el umbral de £90,000. Eso es cierto solo para las ventas en el Reino Unido. En las ventas a consumidores de la UE, una empresa británica normalmente debe liquidar el VAT desde la primera libra.
La UE sí tiene un umbral de €10,000 para ventas transfronterizas, pero solo se aplica a empresas establecidas en un país de la UE. Desde el Brexit, una empresa británica es una empresa de fuera de la UE y no puede usarlo.
| Qué vende a consumidores de la UE | Situación de VAT de una empresa británica | Cómo se declara normalmente |
|---|---|---|
| Cursos online, descargas, aplicaciones y otros servicios digitales | VAT del país del cliente desde la primera venta | Un solo registro en el régimen exterior de la ventanilla única (non-Union OSS) en un país de la UE |
| Bienes enviados desde el Reino Unido en paquetes de hasta €150 | VAT de importación del país del cliente | Ventanilla única de importación (IOSS): el VAT se cobra en el checkout, con un solo registro para todos los países de la UE |
| Bienes enviados desde el Reino Unido en paquetes de más de €150 | VAT de importación y, en su caso, aranceles en la frontera | Se paga en la importación, por usted o por el cliente, según sus condiciones de entrega |
| Bienes vendidos desde stock en un almacén de la UE | VAT del país donde está el stock, desde la primera venta | Registro local de VAT en ese país, más OSS para las ventas a otros países de la UE |
Puede que oiga hablar de un «número de VAT único de la UE». No existe para todos los fines, pero los regímenes OSS e IOSS le permiten declarar las ventas a consumidores de los 27 países de la UE con un solo registro en un país. El stock en un almacén de la UE sigue necesitando un registro local.
Dentro del Reino Unido hay dos pruebas. Al final de cada mes, sume sus ventas sujetas en el Reino Unido de los últimos 12 meses; si superan £90,000, debe comunicarlo a HMRC en los 30 días siguientes al final de ese mes. Por otro lado, si prevé superar £90,000 solo en los próximos 30 días, debe darse de alta de inmediato. Una empresa no establecida en el Reino Unido no tiene ningún umbral británico.
Error 3
Un checkout que no registra dónde está el cliente
Los formularios de pago de las webs y plataformas de pago suelen configurarse solo con el nombre y los datos de la tarjeta. Nunca se recoge el país del cliente. Parece inofensivo, pero el VAT depende de dónde esté el cliente.
Si no tiene pruebas de que una venta se hizo a un cliente fuera del Reino Unido, HMRC normalmente la tratará como una venta en el Reino Unido de su empresa británica. Esas ventas cuentan para el umbral de £90,000 y llevan VAT británico. Por eso los vendedores superan el umbral antes de lo que esperan.
Las normas sobre pruebas son estrictas. Para servicios digitales vendidos a consumidores de la UE normalmente necesita dos pruebas coincidentes, como la dirección de facturación, el país del banco o de la tarjeta y la dirección IP. Para bienes enviados al extranjero, necesita una prueba de exportación para aplicar el tipo cero en el Reino Unido.
- País y dirección completa de facturación
- Dirección de entrega de los bienes
- País de la tarjeta o de la cuenta bancaria
- País de la dirección IP en el momento de la compra
- El número de VAT de los clientes empresariales
Y su plataforma de pago debe permitirle exportar estos datos con cada venta, para que su contable pueda declarar las ventas por país.
Marketplaces frente a web propia
La mayoría de los vendedores online con los que trabajamos venden a través de Amazon, tanto directamente como mediante acuerdos de intermediación, de eBay y de otros marketplaces. Pero la mayor parte de nuestro trabajo es con negocios que venden desde su propia web, y es ahí donde encontramos más errores.
Marketplaces
- En muchos casos transfronterizos, el marketplace se considera el vendedor a efectos de VAT y recauda él mismo el VAT, por ejemplo en importaciones de bajo valor y en ventas de vendedores extranjeros.
- Los marketplaces informan de las ventas de los vendedores a las autoridades fiscales, incluida HMRC.
- Pero un vendedor británico que vende stock situado en el Reino Unido sigue siendo responsable de su propia alta en el VAT británico.
Su propia web
- Nadie recauda el VAT por usted. Toda la configuración, del checkout a los tipos impositivos, depende de usted.
- Los proveedores de pago siguen informando de sus cobros transfronterizos a las autoridades fiscales de la UE.
- Los errores se suelen descubrir años después, cuando más caros salen.
Más información: Los marketplaces ya informan de sus ventas a HMRC.
Un caso de nuestro despacho: £3.5 millones en ventas y un VAT que nadie había revisado
Un comercio online acudió a nosotros para revisar sus estados financieros. Una asesoría contable británica de larga trayectoria ya había revisado las cuentas una vez y había hecho ajustes. Pero las cifras corregidas seguían siendo erróneas. El contable anterior había aceptado la palabra del vendedor de que las ventas en el Reino Unido no llegaban al umbral, en lugar de analizar todos los datos de ventas.
Ninguno de los contables anteriores, ni los que llevaban la contabilidad ni los que la revisaron, advirtió a la empresa de que debía darse de alta en el VAT de países de la UE o usar la ventanilla única (One Stop Shop), aunque vende a clientes de la UE.
Las ventas en el Reino Unido habían superado £90,000 el año anterior y llegaban a unas £150,000. El alta en el VAT británico estaba atrasada, y se debía VAT por las ventas desde la fecha en que la empresa debería haberse dado de alta. Ese VAT nunca se incluyó en los precios. Además, más de un millón de libras en ventas a clientes de la UE no tenían ningún VAT liquidado. Las ventas totales del periodo rondaban los £3.5 millones.
Corregir las cuentas de todos los periodos, registrar correctamente las ventas por país y darse de alta en el VAT con urgencia en todos los países donde sea obligatorio. No en todos los países habrá que pagar, pero buena parte del VAT tendrá que salir del propio margen de la empresa, porque nunca se cobró a los clientes.
Para los propietarios fue un golpe: una deuda que no sabían que existía. La lección es que una revisión debe comprobar los propios datos de ventas, por país y por canal, no la estimación del vendedor. Comunicar un problema a una autoridad fiscal antes de que ella se ponga en contacto con usted suele reducir las sanciones.
Compruebe sus cifras
Información general para una empresa británica, no asesoramiento para su caso. Son tipos generales; a algunos bienes se les pueden aplicar tipos reducidos.
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Un consejo
Hable con un contable antes de configurar sus marketplaces, su web y sus formularios de pago. En esa fase basta una consulta de una hora para saber qué puede y qué no puede hacer según cómo piensa vender, y a qué debe prestar atención. Estos errores salen caros de corregir más tarde, y algunos no se pueden corregir en absoluto.
Póngase a prueba
1. Su empresa británica vende cursos online a consumidores en Francia. ¿Cuándo se devenga el VAT francés?
Una empresa británica es una empresa de fuera de la UE, así que no hay umbral para los servicios digitales vendidos a consumidores de la UE.
2. Su checkout no registra el país del cliente. ¿Cuál es el riesgo principal?
Sin pruebas de que el cliente está en el extranjero, la venta normalmente se trata como venta en el Reino Unido y cuenta para el umbral de £90,000.
3. A finales de marzo, sus ventas en el Reino Unido de los últimos 12 meses llegan a £91,000. ¿Cuándo debe comunicarlo a HMRC?
Tiene 30 días desde el final del mes en que superó el umbral.
4. Debería haber estado dado de alta, pero no cobró VAT. Un cliente pagó £120. ¿Cuánto VAT británico espera HMRC?
Se considera que el precio incluye el VAT: al 20%, una sexta parte de £120 son £20, y salen de su margen.
Normativa y fuentes
- Value Added Tax Act 1994, Schedule 1Alta en el Reino Unido: pruebas de 12 meses consecutivos y de 30 días
- HMRC VAT Notice 700/1: quién debe darse de alta en el VATUmbral de £90,000 desde el 1 de abril de 2024, plazos
- Value Added Tax Act 1994, sección 5AMarketplaces online del Reino Unido tratados como vendedor
- Finance Act 2008, Schedule 41Sanciones por alta tardía (failure to notify)
- HMRC VAT Notice 703: bienes exportados desde el Reino UnidoPruebas necesarias para aplicar el tipo cero a las exportaciones
- Directiva 2006/112/CE del Consejo, artículo 14 bis y artículos 358 a 369 quinviciesMarketplaces de la UE como proveedor presunto; regímenes OSS e IOSS
- Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011 del Consejo, artículos 24 bis a 24 septiesPruebas del lugar donde se encuentra el cliente
- Directiva (UE) 2020/284 del Consejo (CESOP)Los proveedores de pago informan de los pagos transfronterizos
- Comisión Europea: CESOPMás de 25 pagos transfronterizos al trimestre; datos compartidos a través de Eurofisc
Esta guía explica las normas en términos generales a 4 de octubre de 2026. No constituye asesoramiento para su caso. Las normas y los tipos cambian.
