Pontos-chave
- Uma empresa do Reino Unido tem de se registar para efeitos de VAT no Reino Unido quando as suas vendas tributáveis no Reino Unido ultrapassam £90,000 em quaisquer 12 meses consecutivos, ou se prevê ultrapassar £90,000 só nos 30 dias seguintes.
- O limite de £90,000 é uma regra do Reino Unido. Os países da UE não dão qualquer limite a uma empresa do Reino Unido: o VAT sobre vendas a consumidores da UE é normalmente devido desde a primeira venda.
- Se o seu checkout não regista onde está o cliente, não consegue provar que a venda foi feita fora do Reino Unido e atinge o limite do Reino Unido mais cedo do que pensa.
- Desde 2024, os prestadores de serviços de pagamento da UE comunicam às autoridades fiscais os pagamentos transfronteiriços recebidos pelos vendedores. O VAT por pagar é agora detetado, muitas vezes um ou dois anos depois.
Erro 1
Não saber sequer que tem de se registar
Muitos vendedores online limitam-se a vender. As vendas crescem para centenas de milhares, por vezes milhões de libras, e ninguém se regista para efeitos de VAT em lado nenhum até chegar a primeira carta de uma autoridade fiscal. E essa carta nem sempre vem do HMRC. Já vimos clientes receberem exigências de VAT da Alemanha por vendas online a clientes alemães.
A razão é simples: as suas obrigações de VAT dependem de onde estão os seus clientes e onde está a sua mercadoria, e não apenas de onde a empresa está registada. Uma empresa do Reino Unido pode dever VAT em vários países ao mesmo tempo.
Desde 1 de janeiro de 2024, os bancos e os prestadores de serviços de pagamento, como processadores de cartões e carteiras digitais, mantêm registos de todos os que recebem mais de 25 pagamentos transfronteiriços por trimestre e enviam-nos às autoridades fiscais da UE através de um sistema central chamado CESOP. As autoridades fiscais partilham estes dados entre si. Quando encontram um vendedor com muitas vendas para o seu país e sem número de VAT, podem liquidar VAT sobre todas essas vendas.
Uma empresa do Reino Unido vende através do seu próprio site e mantém mercadoria num armazém de fulfilment na Alemanha para entregar mais depressa. A partir da primeira venda desse armazém a um cliente alemão, é devido VAT alemão e a empresa precisa normalmente de um número de VAT alemão. Não existe limite.
Erro 2
Pensar que não tem nada a fazer até aos £90,000
Os vendedores acreditam muitas vezes que uma empresa registada no Reino Unido só tem de pensar no VAT quando atinge o limite de £90,000. Isso é verdade apenas para as vendas no Reino Unido. Nas vendas a consumidores da UE, uma empresa do Reino Unido tem normalmente de contabilizar o VAT desde a primeira libra.
A UE tem um limite de €10,000 para vendas transfronteiriças, mas aplica-se apenas a empresas estabelecidas num país da UE. Desde o Brexit, uma empresa do Reino Unido é uma empresa de fora da UE e não o pode usar.
| O que vende a consumidores da UE | Situação de VAT de uma empresa do Reino Unido | Como é normalmente declarado |
|---|---|---|
| Cursos online, downloads, aplicações, outros serviços digitais | VAT do país do cliente desde a primeira venda | Um único registo no regime extra-UE do One Stop Shop (OSS), num país da UE |
| Bens enviados do Reino Unido em encomendas de valor até €150 | VAT de importação do país do cliente | Import One Stop Shop (IOSS): VAT cobrado no checkout, um único registo para todos os países da UE |
| Bens enviados do Reino Unido em encomendas de valor superior a €150 | VAT de importação e eventuais direitos aduaneiros na fronteira | Pago na importação, por si ou pelo cliente, consoante as condições de entrega |
| Bens vendidos a partir de mercadoria num armazém na UE | VAT do país onde está a mercadoria, desde a primeira venda | Registo local de VAT nesse país, mais OSS para as vendas a outros países da UE |
Pode ouvir falar de um «número de VAT único da UE». Não existe para todos os efeitos, mas os regimes OSS e IOSS permitem declarar as vendas a consumidores dos 27 países da UE através de um único registo num só país. A mercadoria guardada num armazém na UE continua a exigir um registo local.
No Reino Unido há dois testes. No fim de cada mês, some as suas vendas tributáveis no Reino Unido dos últimos 12 meses; se ultrapassarem £90,000, tem de informar o HMRC no prazo de 30 dias após o fim desse mês. Além disso, se prevê ultrapassar £90,000 só nos 30 dias seguintes, tem de se registar de imediato. Uma empresa não estabelecida no Reino Unido não tem qualquer limite no Reino Unido.
Erro 3
Um checkout que não regista onde está o cliente
Os formulários de pagamento nos sites e nas plataformas de pagamento são muitas vezes configurados apenas com o nome e os dados do cartão. O país do cliente nunca é recolhido. Parece inofensivo, mas o VAT depende de onde está o cliente.
Se não tiver prova de que uma venda foi feita a um cliente fora do Reino Unido, o HMRC trata-a normalmente como uma venda no Reino Unido feita pela sua empresa do Reino Unido. Essas vendas contam para o limite de £90,000 e têm VAT do Reino Unido. É por isso que os vendedores ultrapassam o limite mais cedo do que esperam.
As regras de prova são rigorosas. Para serviços digitais vendidos a consumidores da UE, precisa normalmente de duas provas concordantes, como a morada de faturação, o país do banco ou do cartão e o endereço IP. Para bens enviados para o estrangeiro, precisa de prova de exportação para aplicar taxa zero à venda no Reino Unido.
- O país de faturação e a morada completa
- A morada de entrega dos bens
- O país do cartão ou da conta bancária
- O país do endereço IP no momento da compra
- O número de VAT dos clientes empresariais
E a sua plataforma de pagamento tem de permitir exportar estes dados com cada venda, para que o seu contabilista possa declarar as vendas por país.
Marketplaces vs. o seu próprio site
A maioria dos vendedores online com quem trabalhamos vende através da Amazon, diretamente e através de intermediários, do eBay e de outros marketplaces. Mas a maior parte do nosso trabalho é com negócios que vendem nos seus próprios sites, e é aí que encontramos mais erros.
Marketplaces
- Em muitos casos transfronteiriços, o marketplace é considerado o vendedor para efeitos de VAT e cobra ele próprio o VAT, por exemplo em importações de baixo valor e em vendas de vendedores estrangeiros.
- Os marketplaces comunicam as vendas dos vendedores às autoridades fiscais, incluindo o HMRC.
- Mas um vendedor do Reino Unido que vende mercadoria guardada no Reino Unido continua responsável pelo seu próprio registo de VAT no Reino Unido.
O seu próprio site
- Ninguém cobra o VAT por si. Todas as configurações, do checkout às taxas de imposto, são da sua responsabilidade.
- Os prestadores de serviços de pagamento continuam a comunicar os seus pagamentos transfronteiriços às autoridades fiscais da UE.
- Os erros são muitas vezes detetados anos depois, quando saem mais caros.
Saiba mais: As plataformas já comunicam as suas vendas ao HMRC.
Um caso do nosso gabinete: £3.5 milhões em vendas e um VAT que ninguém tinha analisado
Um retalhista online procurou-nos para analisarmos as suas demonstrações financeiras. Um gabinete de contabilidade britânico com muitos anos já tinha revisto as contas uma vez e feito ajustes. Mas os números corrigidos continuavam errados. O contabilista anterior tinha aceitado a palavra do vendedor de que as vendas no Reino Unido estavam abaixo do limite, em vez de analisar todos os dados de vendas.
Nenhum dos contabilistas anteriores, nem os que faziam a contabilidade nem os que a reviram, disse à empresa que precisava de se registar para efeitos de VAT em países da UE ou de usar o One Stop Shop, apesar de vender a clientes da UE.
As vendas no Reino Unido tinham ultrapassado £90,000 no ano anterior e chegado a cerca de £150,000. O registo no Reino Unido estava em atraso e era devido VAT sobre as vendas desde a data em que a empresa se deveria ter registado. Esse VAT nunca tinha sido incluído nos preços. Além disso, mais de um milhão de libras em vendas a clientes da UE não tinha qualquer VAT contabilizado. As vendas totais no período rondavam £3.5 milhões.
Corrigir as contas de todos os períodos, registar corretamente as vendas por país e registar-se com urgência para efeitos de VAT em todos os países onde isso é exigido. Nem todos os países vão exigir pagamento, mas uma grande parte do VAT terá de sair da própria margem da empresa, porque nunca foi cobrada aos clientes.
Para os proprietários, foi um choque: uma dívida de cuja existência não sabiam. A lição é que uma análise tem de testar os próprios dados de vendas, por país e por canal, e não a estimativa do vendedor. Comunicar um problema à autoridade fiscal antes de ela o contactar reduz normalmente as penalizações.
Verifique os seus números
Informação geral para uma empresa do Reino Unido, não aconselhamento para o seu caso. As taxas indicadas são as taxas normais; alguns bens podem ter taxas reduzidas.
Autoavaliação em 6 perguntas
O que preparar antes da consulta
Quanto mais recebermos antes da reunião, mais a fundo podemos ir. Assinale o que tem:
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Um conselho
Fale com um contabilista antes de configurar os seus marketplaces, o seu site e os seus formulários de pagamento. Nessa fase, uma hora de consulta basta para saber o que pode e não pode fazer na forma como pretende vender, e a que deve estar atento. Estes erros saem caros de corrigir mais tarde, e alguns nem sequer têm correção.
Teste os seus conhecimentos
1. A sua empresa do Reino Unido vende cursos online a consumidores em França. Quando é devido VAT francês?
Uma empresa do Reino Unido é uma empresa de fora da UE, por isso não há limite para serviços digitais vendidos a consumidores da UE.
2. O seu checkout não regista o país do cliente. Qual é o principal risco?
Sem prova de que o cliente está no estrangeiro, a venda é normalmente tratada como venda no Reino Unido e conta para o limite de £90,000.
3. No fim de março, as suas vendas no Reino Unido nos últimos 12 meses chegam a £91,000. Até quando tem de informar o HMRC?
Tem 30 dias a contar do fim do mês em que ultrapassou o limite.
4. Devia estar registado, mas não cobrou VAT. Um cliente pagou £120. Quanto VAT do Reino Unido espera o HMRC?
Considera-se que o preço inclui VAT: a 20%, um sexto de £120 são £20, e sai da sua margem.
Legislação e fontes
- Value Added Tax Act 1994, Schedule 1Registo no Reino Unido: testes dos 12 meses consecutivos e dos 30 dias
- HMRC VAT Notice 700/1: who should register for VATLimite de £90,000 desde 1 de abril de 2024, prazos
- Value Added Tax Act 1994, section 5AMarketplaces online no Reino Unido considerados o vendedor
- Finance Act 2008, Schedule 41Penalizações por registo tardio (failure to notify)
- HMRC VAT Notice 703: goods exported from the UKProvas necessárias para aplicar taxa zero às exportações
- Diretiva 2006/112/CE do Conselho, artigo 14.º-A e artigos 358.º a 369.º-XMarketplaces da UE como fornecedor presumido; regimes OSS e IOSS
- Regulamento de Execução (UE) n.º 282/2011 do Conselho, artigos 24.º-A a 24.º-FProva da localização do cliente
- Diretiva (UE) 2020/284 do Conselho (CESOP)Os prestadores de serviços de pagamento comunicam os pagamentos transfronteiriços
- Comissão Europeia: CESOPMais de 25 pagamentos transfronteiriços por trimestre; dados partilhados através do Eurofisc
Este guia explica as regras em termos gerais, à data de 4 de outubro de 2026. Não constitui aconselhamento para a sua situação. As regras e as taxas mudam.
