Najważniejsze
- Brytyjska spółka musi zarejestrować się do VAT w Wielkiej Brytanii, gdy jej sprzedaż opodatkowana w UK przekroczy £90,000 w dowolnych kolejnych 12 miesiącach lub gdy spodziewa się przekroczyć £90,000 w samych najbliższych 30 dniach.
- Próg £90,000 to zasada brytyjska. Kraje UE nie dają brytyjskiej firmie żadnego progu: VAT od sprzedaży konsumentom w UE jest zwykle należny od pierwszej sprzedaży.
- Jeśli Twój checkout nie zapisuje, gdzie jest klient, nie wykażesz, że sprzedaż nastąpiła poza Wielką Brytanią, i przekroczysz brytyjski próg szybciej, niż myślisz.
- Od 2024 roku dostawcy usług płatniczych w UE raportują transgraniczne płatności sprzedawców do urzędów skarbowych. Niezapłacony VAT jest teraz wykrywany, często po roku lub dwóch.
Błąd 1
Nieświadomość, że w ogóle trzeba się zarejestrować
Wielu sprzedawców internetowych po prostu sprzedaje. Sprzedaż rośnie do setek tysięcy, czasem milionów funtów, a nikt nigdzie nie rejestruje się do VAT, dopóki nie przyjdzie pierwszy list od urzędu skarbowego. I nie zawsze jest to list z HMRC. Widzieliśmy klientów, którzy dostali wezwania do zapłaty VAT z Niemiec za sprzedaż online niemieckim klientom.
Powód jest prosty: Twoje obowiązki w VAT zależą od tego, gdzie są Twoi klienci i gdzie jest Twój towar, a nie tylko od tego, gdzie zarejestrowana jest spółka. Brytyjska spółka może być winna VAT w kilku krajach jednocześnie.
Od 1 stycznia 2024 banki i dostawcy usług płatniczych, np. operatorzy kart i portfele elektroniczne, ewidencjonują każdego, kto otrzymuje ponad 25 płatności transgranicznych w kwartale, i przekazują te dane urzędom skarbowym w UE przez centralny system CESOP. Urzędy wymieniają się tymi danymi. Gdy znajdą sprzedawcę z dużą sprzedażą do ich kraju i bez numeru VAT, mogą naliczyć VAT od całej tej sprzedaży.
Brytyjska spółka sprzedaje przez własną stronę i trzyma towar w magazynie fulfillment w Niemczech, żeby skrócić dostawy. Od pierwszej sprzedaży z tego magazynu niemieckiemu klientowi należny jest niemiecki VAT i spółka zwykle potrzebuje niemieckiego numeru VAT. Progu nie ma.
Błąd 2
Przekonanie, że do £90,000 nie trzeba nic robić
Sprzedawcy często sądzą, że spółka zarejestrowana w Wielkiej Brytanii musi myśleć o VAT dopiero po przekroczeniu progu £90,000. To prawda tylko w odniesieniu do sprzedaży w UK. Przy sprzedaży konsumentom w UE brytyjska spółka zwykle musi rozliczać VAT od pierwszego funta.
UE ma wprawdzie próg €10,000 dla sprzedaży transgranicznej, ale dotyczy on tylko firm z siedzibą w kraju UE. Po Brexicie brytyjska spółka jest firmą spoza UE i nie może z niego korzystać.
| Co sprzedajesz konsumentom w UE | Sytuacja VAT brytyjskiej spółki | Jak się to zwykle rozlicza |
|---|---|---|
| Kursy online, pliki do pobrania, aplikacje, inne usługi cyfrowe | VAT kraju klienta od pierwszej sprzedaży | Jedna rejestracja w procedurze non-Union One Stop Shop (OSS) w jednym kraju UE |
| Towary wysyłane z UK w paczkach o wartości do €150 | Importowy VAT kraju klienta | Import One Stop Shop (IOSS): VAT naliczany przy zakupie, jedna rejestracja dla wszystkich krajów UE |
| Towary wysyłane z UK w paczkach powyżej €150 | Importowy VAT i ewentualne cło na granicy | Płacone przy imporcie, przez Ciebie lub klienta, zależnie od warunków dostawy |
| Towary sprzedawane z magazynu w UE | VAT kraju, w którym jest towar, od pierwszej sprzedaży | Lokalna rejestracja do VAT w tym kraju plus OSS dla sprzedaży do innych krajów UE |
Możesz usłyszeć o „jednym unijnym numerze VAT”. Nie istnieje on do wszystkich celów, ale procedury OSS i IOSS pozwalają rozliczać sprzedaż konsumentom we wszystkich 27 krajach UE w ramach jednej rejestracji w jednym kraju. Towar w magazynie w UE nadal wymaga lokalnej rejestracji.
W Wielkiej Brytanii obowiązują dwa testy. Na koniec każdego miesiąca zsumuj sprzedaż opodatkowaną w UK z ostatnich 12 miesięcy; jeśli przekracza £90,000, musisz zgłosić to do HMRC w ciągu 30 dni od końca tego miesiąca. Niezależnie od tego, jeśli spodziewasz się przekroczyć £90,000 w samych najbliższych 30 dniach, musisz zarejestrować się od razu. Firma bez siedziby w Wielkiej Brytanii nie ma w UK żadnego progu.
Błąd 3
Checkout, który nie zapisuje, gdzie jest klient
Formularze płatności na stronach i platformach płatniczych są często ustawione tylko na imię i nazwisko oraz dane karty. Kraj klienta nie jest w ogóle zbierany. Wygląda to niewinnie, ale VAT zależy od tego, gdzie jest klient.
Jeśli nie masz dowodu, że sprzedaż trafiła do klienta spoza Wielkiej Brytanii, HMRC zwykle potraktuje ją jako sprzedaż w UK dokonaną przez Twoją brytyjską spółkę. Taka sprzedaż wlicza się do progu £90,000 i podlega brytyjskiemu VAT. Dlatego sprzedawcy przekraczają próg szybciej, niż się spodziewają.
Zasady dotyczące dowodów są surowe. Przy usługach cyfrowych dla konsumentów w UE zwykle potrzebne są dwa zgodne ze sobą dowody, np. adres rozliczeniowy, kraj banku lub karty i adres IP. Przy towarach wysyłanych za granicę potrzebujesz dowodu eksportu, by zastosować w UK stawkę zerową.
- Kraj i pełny adres rozliczeniowy
- Adres dostawy towarów
- Kraj karty lub konta bankowego
- Kraj adresu IP w momencie zakupu
- Numer VAT klientów biznesowych
A Twoja platforma płatnicza musi pozwalać eksportować te dane przy każdej sprzedaży, żeby księgowy mógł raportować sprzedaż według krajów.
Marketplace’y a własna strona
Większość sprzedawców internetowych, z którymi współpracujemy, sprzedaje przez Amazon, zarówno bezpośrednio, jak i przez pośredników, a także przez eBay i inne marketplace’y. Ale największą część naszej pracy stanowią firmy sprzedające na własnych stronach i to tu znajdujemy najwięcej błędów.
Marketplace’y
- W wielu sytuacjach transgranicznych marketplace jest traktowany jako sprzedawca dla celów VAT i sam pobiera VAT, np. przy imporcie towarów o niskiej wartości i sprzedaży przez sprzedawców zagranicznych.
- Marketplace’y raportują sprzedaż sprzedawców do urzędów skarbowych, w tym do HMRC.
- Ale brytyjski sprzedawca sprzedający towar z magazynu w UK nadal sam odpowiada za rejestrację do VAT w UK.
Własna strona
- Nikt nie pobiera VAT za Ciebie. Każde ustawienie, od checkoutu po stawki podatku, należy do Ciebie.
- Dostawcy płatności i tak raportują Twoje płatności transgraniczne do urzędów skarbowych w UE.
- Błędy często wychodzą na jaw po latach, gdy są najdroższe.
Czytaj dalej: Marketplace’y raportują teraz Twoją sprzedaż do HMRC.
Przypadek z naszej praktyki: £3.5 mln sprzedaży i VAT, na który nikt nie spojrzał
Sprzedawca internetowy zgłosił się do nas o przegląd sprawozdań finansowych. Renomowane brytyjskie biuro rachunkowe już raz przejrzało sprawozdanie i wprowadziło korekty. Ale poprawione liczby nadal były błędne. Poprzedni księgowy uwierzył sprzedawcy na słowo, że sprzedaż w UK jest poniżej progu, zamiast przeanalizować pełne dane sprzedażowe.
Żaden z poprzednich księgowych, ani ci prowadzący księgi, ani ci, którzy je weryfikowali, nie powiedział spółce, że musi zarejestrować się do VAT w krajach UE lub skorzystać z One Stop Shop, choć sprzedaje klientom w UE.
Sprzedaż w UK przekroczyła £90,000 już w poprzednim roku i doszła do około £150,000. Rejestracja do VAT w UK była spóźniona, a VAT był należny od sprzedaży od dnia, w którym spółka powinna była się zarejestrować. Tego VAT nigdy nie uwzględniono w cenach. Do tego od ponad miliona funtów sprzedaży klientom w UE w ogóle nie rozliczono VAT. Łączna sprzedaż w tym okresie wyniosła około £3.5 mln.
Skorygować sprawozdania za wszystkie okresy, prawidłowo ewidencjonować sprzedaż według krajów i pilnie zarejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym jest to wymagane. Nie w każdym kraju trzeba będzie coś dopłacić, ale znaczna część VAT będzie musiała zostać pokryta z marży spółki, bo nigdy nie została doliczona klientom.
Dla właścicieli był to szok: zobowiązanie, o którego istnieniu nie wiedzieli. Wniosek: przegląd musi sprawdzać same dane sprzedażowe, według krajów i kanałów, a nie szacunki sprzedawcy. Zgłoszenie problemu urzędowi skarbowemu, zanim on sam się z Tobą skontaktuje, zwykle obniża kary.
Sprawdź swoje liczby
Informacje ogólne dla brytyjskiej spółki, nie porada dla Twojej sytuacji. Podane stawki są podstawowe; dla niektórych towarów mogą obowiązywać stawki obniżone.
Test: 6 pytań
Co przygotować przed konsultacją
Im więcej dostaniemy przed spotkaniem, tym głębiej możemy wejść w temat. Zaznacz, co masz:
0 z 8 gotowe
Rezerwując termin, akceptujesz nasze warunki współpracy, więc możesz bezpiecznie przekazać nam pełne informacje. Twoja rezerwacja jest umową i ponosimy taką samą odpowiedzialność jak przy każdej podpisanej umowie.
Jedna rada
Porozmawiaj z księgowym, zanim skonfigurujesz marketplace’y, stronę i formularze płatności. Na tym etapie wystarczy godzinna konsultacja, by dowiedzieć się, co wolno, a czego nie przy planowanym modelu sprzedaży i na co uważać. Te błędy są potem drogie w naprawie, a niektórych nie da się już naprawić.
Sprawdź się
1. Twoja brytyjska spółka sprzedaje kursy online konsumentom we Francji. Od kiedy należny jest francuski VAT?
Brytyjska spółka jest firmą spoza UE, więc przy usługach cyfrowych dla konsumentów w UE nie ma progu.
2. Twój checkout nie zapisuje kraju klienta. Jakie jest główne ryzyko?
Bez dowodu, że klient jest za granicą, sprzedaż jest zwykle traktowana jako sprzedaż w UK i wlicza się do progu £90,000.
3. Na koniec marca Twoja sprzedaż w UK z ostatnich 12 miesięcy osiąga £91,000. Kiedy musisz powiadomić HMRC?
Masz 30 dni od końca miesiąca, w którym próg został przekroczony.
4. Rejestracja do VAT była obowiązkowa, ale VAT nie był naliczany. Klient zapłacił £120. Ile brytyjskiego VAT oczekuje HMRC?
Cenę traktuje się jako zawierającą VAT: przy 20% jedna szósta z £120 to £20 i pokrywasz to ze swojej marży.
Przepisy i źródła
- Value Added Tax Act 1994, Schedule 1Rejestracja w UK: test kroczących 12 miesięcy i test 30 dni
- HMRC VAT Notice 700/1: kto musi zarejestrować się do VATPróg £90,000 od 1 kwietnia 2024, terminy
- Value Added Tax Act 1994, section 5AMarketplace’y w UK traktowane jako sprzedawca
- Finance Act 2008, Schedule 41Kary za spóźnioną rejestrację (failure to notify)
- HMRC VAT Notice 703: towary eksportowane z UKDowody potrzebne do zastosowania stawki zerowej przy eksporcie
- Dyrektywa Rady 2006/112/WE, art. 14a i art. 358–369xMarketplace’y w UE jako uznany dostawca; procedury OSS i IOSS
- Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011, art. 24a–24fDowody miejsca pobytu klienta
- Dyrektywa Rady (UE) 2020/284 (CESOP)Dostawcy płatności raportują płatności transgraniczne
- Komisja Europejska: CESOPPonad 25 płatności transgranicznych w kwartale; wymiana danych przez Eurofisc
Ten artykuł przedstawia zasady ogólnie, według stanu na 4 października 2026. Nie stanowi porady dotyczącej Twojej sytuacji. Przepisy i stawki się zmieniają.
