Najważniejsze
- Zweryfikuj prawo do pracy danej osoby w Wielkiej Brytanii, zanim zacznie pracę.
- Zarejestruj się jako pracodawca w HMRC przed pierwszą wypłatą i zgłaszaj każdą płatność najpóźniej w dniu wypłaty.
- Płać co najmniej National Living Wage: £12.71 za godzinę od kwietnia 2026 dla pracowników w wieku 21 lat i starszych.
- Zapisz uprawnionych pracowników do pracowniczego programu emerytalnego (workplace pension) i wykup ubezpieczenie OC pracodawcy (employers' liability insurance).
Lista kontrolna, po kolei
- 1. Weryfikacja prawa do pracyPrzed pierwszym dniem sprawdź oryginały dokumentów lub skorzystaj z weryfikacji online Home Office i zachowaj datowaną kopię. Bez tego ryzykujesz karę do £60,000 za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika.
- 2. Umowa i pisemne informacjeNajpóźniej pierwszego dnia przekaż pisemne zestawienie głównych warunków zatrudnienia (written statement).
- 3. Ubezpieczenie OC pracodawcyWymagane od pierwszego pracownika, z sumą ubezpieczenia co najmniej £5 mln. Istnieją wyjątki, np. spółka, której jedynym pracownikiem jest jej właściciel i dyrektor.
- 4. Rejestracja pracodawcy w HMRCPrzed pierwszą wypłatą, ale nie wcześniej niż 2 miesiące przed nią. Otrzymanie PAYE reference i Accounts Office reference może potrwać do 5 dni roboczych.
- 5. Program do płacKażda płatność jest zgłaszana do HMRC najpóźniej w dniu wypłaty (Real Time Information).
- 6. Pracowniczy program emerytalnySprawdzaj uprawnienia od pierwszego dnia; zapisz pracowników w wieku od 22 lat do wieku emerytalnego (State Pension age), zarabiających ponad £10,000 rocznie.
- 7. Płatności do HMRCIncome Tax i National Insurance do 22. dnia następnego miesiąca, jeśli płacisz elektronicznie.
Płaca minimalna od kwietnia 2026
| Wiek | Stawka godzinowa |
|---|---|
| 21 lat i więcej (National Living Wage) | £12.71 |
| 18–20 lat | £10.85 |
| Poniżej 18 lat i praktykanci (apprentices) w pierwszym roku | £8.00 |
Nieodpłatne dni próbne, potrącenia za uniformy i nieopłacony czas szkoleń mogą obniżyć wynagrodzenie poniżej minimum. HMRC to egzekwuje i publikuje nazwy pracodawców, którzy zaniżają płace.
Rzeczywisty koszt wynagrodzenia
Oprócz wynagrodzenia pracodawca płaci:
- Employer National Insurance: 15% od wynagrodzenia powyżej £5,000 rocznie.
- Składki emerytalne: co najmniej 3% kwalifikowanych zarobków (od £6,240 do £50,270).
- Koszty ubezpieczenia, sprzętu i obsługi płac.
Employment Allowance może obniżyć Employer National Insurance nawet o £10,500 rocznie. Nie przysługuje, jeśli jedynym opłacanym pracownikiem jest dyrektor. Zatrudnienie pierwszego pracownika, który nie jest dyrektorem, może ją odblokować – dzięki temu pierwszy pracownik często kosztuje mniej, niż się spodziewasz.
Zatrudnianie członków rodziny
Możesz zatrudnić małżonka lub dzieci, ale wynagrodzenie musi być rzeczywiste, za rzeczywistą pracę, w wysokości, jaką zapłaciłbyś komuś obcemu, i rozliczane przez payroll. Dzieci poniżej 13 lat co do zasady nie mogą być zatrudniane, a dla dzieci w wieku szkolnym obowiązują ścisłe limity godzin.
Ile naprawdę kosztuje pracownik?
Co przygotować
Gotowe: 0 z 5
Jedna rada
Uruchom payroll i program emerytalny przed pierwszą wypłatą, a nie po niej. Większość problemów, które naprawiamy u nowych pracodawców, bierze się z wypłacenia pierwszej pensji zwykłym przelewem i odkładania zgłoszeń na później.
Sprawdź się
1. Kiedy musisz zweryfikować prawo nowego pracownika do pracy?
Przed pierwszym dniem – w przypadku każdego pracownika.
2. Ile wynosi National Living Wage od kwietnia 2026?
£12.71 za godzinę dla pracowników w wieku 21 lat i starszych.
3. Kiedy zgłasza się do HMRC każdą płatność?
Real Time Information: przy każdej wypłacie.
4. Czy spółka, której jedynym pracownikiem jest dyrektor, może skorzystać z Employment Allowance?
Nie przysługuje, gdy dyrektor jest jedynym opłacanym pracownikiem.
Przepisy i źródła
- GOV.UK: zatrudnianie pierwszych pracownikówLista kontrolna pracodawcy
- GOV.UK: weryfikacja prawa kandydata do pracyWeryfikacja i kary
- GOV.UK: stawki National Minimum Wage i National Living WageStawki od kwietnia 2026
- GOV.UK: rejestracja jako pracodawcaRejestracja do PAYE
- The Pensions Regulator: obowiązki pracodawcyAutomatyczny zapis (auto-enrolment)
- GOV.UK: ubezpieczenie OC pracodawcyKiedy jest wymagane
Ten artykuł ogólnie wyjaśnia zasady według stanu na 5 października 2026. Nie stanowi porady dla Twojej sytuacji. Przepisy i stawki się zmieniają.
